Раздел 1. Виды учета и их назначение

Содержание

Введение

Раздел 1. Виды учета и их назначение

Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету

2.1 Трудовая книжка

2.2 Личная карточка

2.3 Учетная карточка научного работника, государственного и муниципального служащего

2.4 Личное дело

2.5 Алфавитная карточка

Раздел 3. Комплекс документов по штатно-должностному учету

3.1 Структура и штатная численность

3.2 Штатное расписание

3.3 Должностная карточка и штатно-должностная книга

Раздел 4. Комплекс документов по воинскому учету

Раздел 5. Комплекс документов по статистическому учету кадров

Раздел 6. Табельный учет кадров

Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"

Заключение

Список используемой литературы

Введение

 

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовые правоотношения работодателя (организации) с работником регулируются Трудовым кодексом РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям Трудового кодекса РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

трудовой договор;

приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

личные карточки работников;

трудовые книжки;

табель учета рабочего времени;

график отпусков;

личные заявления работников и др.

учет персональный табельный кадровый

Руководство каждой организации должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

В дипломной работе представлен материал, обеспечивающий деятельность кадровых служб организации по одному из главных направлений их работы, связанных с учетом кадров.

Основными целями дипломной работы является:

. Комплексное изучение проблем правового, теоретического и практического характера связанных с учетом кадров;

. Обобщение достижений предыдущего опыта исследования рассматриваемой проблемы;

. Изучение и анализ кадровой деятельности.

Для достижения указанных целей в процессе исследования ставилась задача, глубоко и всесторонне освещающие все аспекты учета кадров.

Вышеуказанные цели и задачи в основном и определили содержание выпускной квалификационной работы, а также систему обсуждаемых и выносимых на защиту проблем.

При написании дипломной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Л.А. Румыниной; Л.В. Труханович; Т.В. Кузнецова; Л.В. Санкина и других.

Данная дипломная работа состоит из введения, семи разделов, заключения и приложений. В первом разделе дипломной работы рассказывается кратко о каждом виде учета кадров: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; - статистический; - табельный.

Во втором разделе рассмотрены все виды документов необходимые для персонального учета кадров: - трудовая книжка; - личная карточка; - личное дело; - алфавитная карточка.

В третьем разделе рассматриваются все виды документов необходимые для организации штатно-должностного учета кадров. К ним относятся: - структура и штатная численность; - штатное расписание; - должностная карточка; - штатно-должностная книга.

В четвертом разделе рассказывается об учете военнослужащих и поставленных в резерв граждан и комплексе документов, обеспечивающих данный вид учета.

В пятом разделе рассказывается о видах статистического учета и правилах оформления некоторых форм по учету кадров.

Шестой раздел включает в себя табельный учет рабочего времени, подробное описание его организации и применении.

Практическая часть - представлена в седьмом разделе, где приводятся: материалы обследования постановки учета кадров на базе преддипломной практики - Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"; а также приводятся рекомендации по улучшению работы кадровой службы в данной организации. Образцы документов по теме дипломной работы, оформленные и заполненные применительно к организации - базе преддипломной практики прилагаются в разделе "Приложения".

Трудовая книжка

 

У работодателя, принявшего работника на работу, есть еще несколько обязанностей, одна из которых - обеспечить надлежащий учет кадров, т.е. оформить дополнительно ряд документов. К таковым относятся: трудовая книжка, личная карточка, личное дело, алфавитная карточка работника. Эти документы не только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы. После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в архиве так же долго, как и приказы по личному составу - 75 лет. Данные документы могут быть использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому законодательством установлены четкие правила их оформления и типовые формы. Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные государственные органы (Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд и т.д.).

На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В том случае, если работник поступает на работу впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с начала работы (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).

Существуют "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с внесенными изменениями от 6 февраля 2004 г.). В пункте 44 этих Правилах установлено, что работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.

В соответствии с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", утвержденным приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н, обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на платной основе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми Госзнаком заключены соответствующие договоры.

Правила ведения трудовых книжек предписывают работодателям организовать и обеспечить:

хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.

Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо иметь две учетные книги, формы которых утверждены постановлением Минтруда России "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" от 10 октября 2003 г, № 96 и введены в действие с 30 ноября 2003 г.:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Указанные книги лучше приобрести готовыми, так как они имеют определенную форму. Страницы каждой из книг должны быть пронумерованы и прошнурованы, на последней странице должна быть соответствующим образом сделана заверительная запись о том, сколько страниц (прописью) пронумеровано, прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой находится узел шнуровки, на наклейке - оттиск печати.

Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом, фиксируется факт, кому и на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопаситься от возможных неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т.д.) о том, что он не имел трудового стажа до заключения с вашей организацией трудового договора, требовать нельзя. Образец заявления приведен в приложении № 1.

Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в "Приходно-расходной книге". С работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением бланка трудовой книжки. После выдачи чистого бланка трудовой книжки работнику сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в "Правилах ведения трудовых книжек" и на основании представленных работником документов (паспорта, документа об образовании). После заполнения нового бланка трудовой книжки информация о ней также должна быть внесена в "Книгу учета трудовых книжек".

Образец оформления трудовой книжки приведен в приложении № 2.

Личная карточка

 

Личная карточка (форма Т-2) заполняется в одном экземпляре на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на работу.

Правила заполнения личных карточек, также как и других унифицированных форм, описаны в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью".

Заполнение личной карточки производится работником, осуществляющим кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником. При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса РФ установлен четкий перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу.

В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению, ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой деятельностью и степень ее автоматизации. В случае если осуществляется автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения личных карточек.

Краткие правила заполнения личной карточки:

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления - проставляется арабскими цифрами (также как и во всех других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер - берется из приказа о приеме на работу. Фактически это личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика - на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования - только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник. Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ);

Алфавит - первая буква фамилии работника;

Характер работы - на основании приказа о приеме на работу (постоянно, временно);

Вид работы - основная, по совместительству;

Пол - первая буква слов, обозначающих пол работника: "м" - мужской, "ж" - женский;

Раздел I "Общие сведения":

реквизиты трудового договора - из приказа или из трудового договора;

пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" - полностью и разборчиво из паспорта работника;

пункт 2 "Дата рождения" - словесно-цифровым способом, например, "10 августа 1982 г." (в поле кодирования - только цифрами - "10.08.1982");

пункт 3 "Место рождения" - в точном соответствии с паспортом работника или иным документом, удостоверяющим личность работника, например, "гор. Нижний Тагил Свердловской области";

пункт 4 "Гражданство" - на основании паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть указана одна из следующих формулировок: "Гражданин Российской Федерации", "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)", "Иностранный гражданин", "Лицо без гражданства";

пункт 5 "Знание иностранного языка" - здесь указывается знание иностранного языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации) следующим образом: "Читает и переводит со словарем", "Читает и может объясняться", "Владеет свободно";

пункт 6 "Образование" - все сведения приводятся в соответствии с документом об образовании (аттестатом, дипломом и др.) Уровни образования формулируются следующим образом: "Основное общее образование", "Среднее (полное) общее образование", "Начальное профессиональное образование", "Среднее профессиональное образование", "Неполное высшее образование", "Высшее образование", "Послевузовское образование". Если образование незакончено - в соответствии с академической справкой о незаконченном образовании, т.е. в формулировке добавляется еще одно слово, например, "Незаконченное среднее образование". В сведениях по послевузовскому профессиональному образованию указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура;

пункт 7 "Профессия" - в данном случае под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемой целью и характером трудовых функций, право на который возникло у человека после соответствующей подготовки (образования). Информация для записи берется из трудовой книжки. Также может указываться и дополнительная профессия, которая представляет интерес для организации, сведения о которой сообщает работник;

пункт 8 "Стаж работы" - определяется на основании записей в трудовой книжке работника и (или) других подтверждающих документов путем суммирования отдельных периодов работы. Необходимо помнить, что к каждому случаю увольнения по периодам, относящимся к трудовой деятельности, добавляется один день (собственно, это день увольнения, который является последним днем работы). В общем стаже работы указывается суммарное количество лет, месяцев, дней работы; в других видах стажа, например, в непрерывном, указывают его продолжительность, которая определяется в соответствии с действующими нормативными документами;

пункт 9 "Состояние в браке" - по паспорту работника. Если данных в паспорте нет, работник может сам дополнить этот пункт информацией, если сочтет нужным. Требовать в обязательном порядке предоставления сведений, не отмеченных в паспорте нельзя, помня о гарантированном частью 1 статьи 23 Конституцией РФ гарантированное право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны. Данная графа в основном записывается следующими формулировками "Никогда не состоял (не состояла) в браке". "Состоит в зарегистрированном браке", "Состоит в незарегистрированном браке", "Вдовец (вдова)", "Разведен (разведена)", "Разошелся (разошлась)";

пункт 10 "Состав семьи" - указываются ближайшие родственники (проживающие с работником, находящиеся у него на иждивении и т.д.);

пункт 11 "Паспорт" - в соответствии с паспортом работника;

пункт 12 "Место жительства" - адрес местожительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации (или в соответствии со свидетельством о регистрации по месту пребывания);

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняются: на основании военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Заполнение данного раздела подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

После данного раздела (окончание второй станицы личной карточки) работник, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства, проставляет свою подпись, т.е. он фактически заверяет правильность внесенной в личную карточку информации о работнике.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" заполняются на основании изданных приказов и, как правило, после внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника - об этом указано в п.12 "Правил ведения и хранения трудовых книжек": " с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку". Подпись работник проставляет в графе 6 таблицы данного раздела. Если работник принят на условиях совместительства, эти сведения могут быть отражены дополнительно в графе 3 или графе 6 таблицы данного раздела на основании документов, подтверждающих данные сведения. В графе 5 таблицы в качестве основания указывают соответствующие приказы.

Раздел IV "Аттестация" - в графе 2 таблицы данного раздела указывается решение (а не рекомендации) аттестационной комиссии на основании протокола заседания, в графе 6 указывается приказ, на основании которого проводилась аттестация работников.

Раздел V "Повышение квалификации" - при заполнении данного раздела необходимо руководствоваться статьями 196-197 Трудового кодекса Российской Федерации, действующим законодательством об образовании. Вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, документ, удостоверяющий факт повышения квалификации (графы 3 - 7) указываются в соответствии с выданным работником документом о повышении квалификации. В графе 8 в качестве основания указывают либо приказ работодателя о направлении работника на повышение квалификации, либо договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с частью 2 статьи 197 Трудового кодекса Российской Федерации.

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" - заполнение этого раздела производится на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке в соответствии с указанными в них сведениями. Если работник проходил профессиональную подготовку в объеме свыше 500 часов аудиторных занятий, то он получает диплом о профессиональной подготовке, если проходил профессиональную подготовку в учреждениях начального профессионального образования - свидетельство об уровне квалификации.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" - как правило, в данный раздел вносится информация одновременно с внесением записей в соответствующий раздел трудовой книжки согласно пунктам 24-25 "Правил ведения и хранения трудовых книжек", а также поощрения, учитываемые частями 1 и 2 статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации. Не вносятся премии, предусмотренные действующей системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

Раздел VIII "Отпуск" - информация вносится на основании изданных приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6 заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится информация обо всех видах отпусков, периоде работы, за который он представляется, продолжительность и об основании его представления. Точный учет отпусков позволяет правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с действующим законодательством" - в данном разделе должен вестись учет льгот, на которые имеет право работник в соответствии с действующим законодательством, т.е. те льготы, которые работнику должен предоставить работодатель, а также те льготы, в реализации которых работодатель косвенно задействован. В графе "Основание" указывается тот нормативный правовой акт (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться те или иные льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" - сюда вносятся любые дополнительные сведения, представляющие интерес для работодателя, например, информация о наличия водительского удостоверения, об изменении фамилии, о наличии на иждивении ребенка инвалида, об обучении (по заочной, вечерней и д. формам) в учреждениях профессионального образования, другие.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" - информация вносится в точном соответствии с текстом приказа и записью в трудовой книжке работника.

В конце личной карточки кадровый работник и увольняемый работник должны поставить свои подписи. В случае отказа работника поставить свою подпись нужно составить специальный акт. Но лучше убедить работника в том, что в случае необходимости личная карточка может служить документом, на основании которого можно доказать те или иные сведения, необходимые ему для представления в соответствующие органы, например, в Пенсионный фонд. Правда, работнику кадровой службы кроме своей подписи на личной карточке необходимо проставить также печать (кадровую или основную) перед сдачей карточки уволенного работника - тогда на личной карточке будет полный состав удостоверения. К сожалению, действующими правилами не предусмотрено проставление печати на личной карточке, что иногда используется не в интересах работника соответствующими органами.

Образец оформления личной карточки приведен в приложении № 3.

Личное дело

 

Личное дело - это совокупность документов, персонального учета в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, государственных и муниципальных служащих обязательно (в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ")), специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочий и технический персонал организации, личные дела, как правило, не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2. Личное дело работника оформляется в течение семи рабочих дней с момента приема его на работу в организацию. Оформление и ведение личного дела осуществляется работником кадровой службы в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных работником документов.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

. Анкетно-биографические и характеризующие документы;

анкету;

автобиографию;

копии (ксерокопии) документов об образовании;

личное заявление о приеме на работу или об увольнении;

выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении копии таких приказов);

трудовой договор;

заявления работника о переводах;

представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);

аттестационные листы;

характеристики и рекомендательные письма;

отзывы должностных лиц о работнике;

выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждения государственными наградами;

копии наградных листов;

иные документы.

. Дополнительные документы, к которым относятся:

старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

карточки учета (листы) поощрений и взысканий;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.).

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на работу;

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

копии документов об образовании;

выписка из приказа о приеме на работу;

карточка (лист) поощрений и взысканий;

внутренняя опись.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника:

аттестационные листы;

представления к перемещению работника;

другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.

В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные работника, под которыми в соответствии со ст.85 Трудового кодекс РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ.

Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам. В первую очередь - это сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).

Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:

перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;

условия и механизм допуска к личным делам;

порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела;

права работников на ознакомление с материалами личного дела;

ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;

другие вопросы.

Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом.

Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы, содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных, включаются в личное дело.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает:

1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела;

2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);

4. Составление внутренней описи документов дела

. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено.

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. ЭПК.

Образец оформления обложки личного дела приведен в приложении № 4.

Алфавитная карточка

 

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наноси