Раздел 6. Табельный учет кадров

 

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени.

Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях организации приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Формы № Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы) и Т-13 (Табель учета использования рабочего времени) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и могут использоваться организациях всех форм собственности.

В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и другими формами неполного использования рабочего времени.

Контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее организуется по одной из следующих систем: карточной - с помощью контрольных часов; жетонной - с применением табельных жетонов или марок; пропускной - посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков; рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров; с помощью контрольно-пропускных устройств; других.

Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.;

осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным лицом.

Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего структурного подразделения (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания и телефон подписавшего.

В организации могут использоваться комбинированные система учета прихода и ухода работников в зависимости от условий производства.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или в разрезе структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях о явившихся и не явившихся, опоздавших, о сверхурочных часах, времени простоев и т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени сверхурочных работ, времени простоев и т.д.).

Каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, которые приводится во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 3 лет. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по ту кадров.

К содержанию табеля предъявляются следующие требования:

Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

В случае если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.

В случае если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется "Х".

В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской - в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется "Х". В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

В графе 2 арабскими цифрами (1, 2,3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу организации.

В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на организации правилами.

Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки - по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с Трудовым кодексом РФ ночным временем считается время, отработанное с 22⁰⁰ до 6⁰⁰.

В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора организации и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора организации.

Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Сверхурочные работы могут производиться в порядке, установленном действующим трудовым законодательством. Для учета часов сверхурочной работы используются документы, оформленные в надлежащем порядке на производство таких работ, с указанием в них отработанного времени и других данных, необходимых для определения доплат за эти часы работы. Учет времени простое рабочих осуществляется на основе соответствующих документов (листков о простое, накопительных ведомостей о простое и др.). Учет внутрисменных простоев ведется, как правило, начиная от 5 мин, а, принимая во внимание специфику организации производства и труда в отдельных производствах (конвейерах, поточных линиях и т.п.) - начиная от 1 мин. Конкретный перечень производств, где учет внутрисменных простоев ведется, начиная от 1 мин, определяется в отраслевых инструкциях по учету труда и заработной платы. Использование рабочих во время простоя на других работах оформляется выдачей им разовых нарядов, и в листок о простое это время не включается.

Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

В случае выполнения работником трудовых функций на территории организации (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов.

В случае нахождения работника не на территории производственных площадок организации, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение.

В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией организации на основании табелей учета рабочего времени, внесенных работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным.

В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется заместителю руководителя по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия - в службу охраны.

Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются соответствующим руководителем структурного подразделения не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Ежемесячно могут составляться аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих структурных подразделений.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, справок о выполнении государственных обязанностей и другие документы.). Образец оформления табельного учета приведен в приложении № 12.

Раздел 7. Анализ деятельности Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал"

 

Преддипломная практика проходила в Отделе кадров структурного подразделения Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал".

Отдел по работе с персоналом является функциональным подразделением, созданным на основании приказа МГУП "Мосводоканал" от 12.09.2005 № 471.

Сокращенное название отдела по работе с персоналом - "ОРП".

Отдел по работе с персоналом осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата МГУП "Мосводоканал", отделами и службами ПЭУКС, районами канализационной сети, подразделениями, входящими в систему МГУП "Мосводоканал" и другими сторонними организациями.

Согласно штатному расписанию штатная численность МГУП "Мосводоканал" составляет 2500 человек.

В своей деятельности отдел руководствуется:

Уставом МГУП "Мосводоканал";

Положением о Производственно-эксплуатационном управлении канализационной сети;

Трудовым кодексом Российской Федерации, иными актами трудового законодательства и законодательства о пенсионном и социальном обеспечении;

действующими постановлениями и решениями органов государственной власти и управления Российской Федерации, распоряжениями и постановлениями Правительства Москвы и его департаментов, регулирующими деятельность жилищно-коммунального и водопроводно-канализационного хозяйства;

приказами и распоряжениями МГУП "Мосводоканал", Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети, Коллективным договором МГУП "Мосводоканал" и Положением об отделе кадров.

Так же как и в любой организации в МГУП "Мосводоканал" Отдел кадров занимает значимое место.

Отдел кадров является структурным подразделением МГУП "Мосводоканал" и состоит из 5 человек, начальника отдела по работе с персоналом, заместителя начальника по работе с персоналом и инженеров по работе с персоналом.

Основными задачами отдела по работе с персоналом являются:

. Проведение единой кадровой политики МГУП "Мосводоканал" в соответствии со стратегией развития Предприятия и мер по ее реализации;

. Комплектование Управления и его структурных подразделений квалифицированными кадрами рабочих и специалистов;

. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров;

. Формирование стабильно работающего трудового коллектива;

. Создание кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности;

. Организация системы учета кадров и ведение кадрового делопроизводства в соответствии с действующими нормативными требованиями;

. Организация воинского учета работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

. Организация и ведение работы по назначению трудовых и льготных пенсий, выплат из негосударственного пенсионного фонда;

. Организация и координирование работы по периодическому медицинскому обследованию работников;

. Организация и ведение работы по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

. Организация работы и осуществление контроля за соблюдением дисциплины труда в структурных подразделениях Управления;

. Обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников;

. Оказание информационно-консультативной помощи структурных подразделениям Управления по работе с персоналом.

Для реализации задач своей деятельности отдел по работе с персоналом выполняет следующие функции:

. Определяет потребность Управления в кадрах и источники ее покрытия в соответствии с планом по труду, на основании представляемых структурными подразделениями сведений;

. Организует подбор и осуществляет комплектование структурных подразделений Управления кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политики МГУП "Мосводоканал", профилем Управления, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

. Осуществляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, действующими положениями, должностными инструкциями и штатным расписанием;

. Осуществляет расстановку кадров, на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контролирует правильность расстановки работников и использование их труда в структурных подразделениях Управления;

. Организует, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, адаптацию молодых специалистов и рабочих;

. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, фактической численности работающих. Осуществляет обработку и защиту персональных данных работников;

. Организует и координирует работу по разработке положений о функциональных структурных подразделений Управления, типовых должностных инструкций руководящих работников и специалистов;

. Осуществляет, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, изучение профессиональных и деловых качеств работников в процессе их трудовой деятельности. Вносит соответствующие предложения по ротации (внутреннему перемещению кадров), с целью обеспечения максимальной отдачи и качества их работы;

. Организует и ведет работу по формированию в структурных подразделениях контингента специалистов - кадрового резерва, подготовленных для руководящей управленческой деятельности, на основе преемственности кадров, способных оперативно и грамотно решать задачи по обеспечению бесперебойного водоотведения;

. Осуществляет организационную, координирующую и методическую работу по отбору, подготовке и обучению кандидатов на выдвижение, с учетом их профессиональных, личных и деловых качеств;

. Осуществляет ротационное передвижение кандидатов в резерв, их стажировку на соответствующих должностях, с целью проверки на практике их компетентности, соответствия занимаемой должности, формированию требуемых для руководителя организаторских навыков;

. Организует и проводит работу по соблюдению работниками ПЭУКС дисциплины труда, определяемой Трудовым кодексом РФ и Коллективным договором МГУП "Мосводоканал";

. Оформляет распорядительные документы по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, применению мер материального воздействия к нарушителям трудовой дисциплины в соответствии с действующими нормативными документами;

. Осуществляет контроль по соблюдению работниками ПЭУКС Правил внутреннего трудового распорядка МГУП "Мосводоканал", иных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовым функциям работников и дисциплине труда, с целью обеспечения активного, результативного поведения персонала;

. Анализирует причины текучести кадров, потерь рабочего времени, нарушений дисциплины труда, разрабатывает мероприятия по их устранению и обеспечивает их выполнение;

. Оформляет материалы на поощрение персонала, представления к награждению, в соответствии с положениями Коллективного договора МГУП "Мосводоканал";

. Осуществляет ведение установленной документации по кадрам. Осуществляет учет кадров, оформляет и обеспечивает хранение учетно-распорядительных, нормативно-правовых и других кадровых документов по личному составу;

. Выдает работникам справки, копии кадровых документов, оформляемые и заверяемые в установленном порядке;

. Заполняет трудовые книжки, обеспечивает их хранение, готовит заверенные копии и выписки из трудовых книжек, выдает трудовые книжки работникам при увольнении. Обеспечивает правильность учета и хранения бланков строгой отчетности;

. Составляет график отпусков работников Управления, руководящих работников структурных подразделений, осуществляет документальное оформление очередных отпусков, ведет учет использования работниками очередных и дополнительных отпусков;

. Организует, в соответствии с распоряжениями и методическими рекомендациями МГУП "Мосводоканал" проведение аттестации работников Управления. Подготавливает характеристики для аттестации на руководящих работников, входящих в номенклатуру Предприятия. Участвует в анализе результатов аттестации, осуществляет контроль за выполнением решений аттестационных комиссий;

. Ведет табельный учет работников аппарата Управления, производит оформление и учет командировок;

. Подготавливает пакеты документов для первичного назначения трудовых и льготных пенсий, выплат из негосударственного пенсионного фонда работникам ПЭУКС;

. Формирует и ведет банк данных о количестве работников Управления, достигающих пенсионного возраста и возраста необходимого для оформления льготных пенсий;

. Ведет делопроизводство по пенсионному обеспечению работников Управления, компьютерную базу данных "Сведения о трудовом стаже (СЗВ-К), осуществляет сохранность документов социального обеспечения;

. Систематизирует кадровые документы, законченных кадровым делопроизводством в дела, их подготовку к передаче в архив МГП "Мосводоканал" для постоянного хранения, в соответствии с установленными требованиями. Составляет акты об уничтожении кадровых документов, сроки, хранения которых истекли;

. Организует и координирует проведение лечебно-профилактических мероприятий в целях выявления нарушений состояния здоровья работников и медицинских противопоказаний к работе. Осуществляет контроль за выполнением медицинских рекомендаций, обеспечивает рациональное трудоустройство лиц, имеющих противопоказания к работе;

. Организует и ведет работу по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

. Организует и ведет воинский учет работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу, с использованием программного продукта "Военный учет и бронирование";

. Обеспечивает социальные гарантии работников Управления в области занятости, в соответствии с положениями Коллективного договора МГП "Мосводоканал";

. Проводит консультирование работников Управления по предоставлению различных социальных льгот (образования детей, медицинского обслуживания, добровольного и обязательного медицинского страхования и др.), предусмотренных локальными нормативными актами и Коллективным договором МГУП "Мосводоканал";

. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. Принимает меры к выявлению и устранению причин порождающих жалобы работников;

. Участвует в разработке предложений по мерам социальной защищенности работников, в рамках Коллективного договора МГУП "Мосводоканал";

. Осуществляет планирование подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала структурных подразделений Управления, на основе их заявок и производственной необходимости;

. Проводит подбор преподавателей из числа специалистов и инструкторов производственного обучения из числа высококвалифицированных рабочих;

. Организует прохождение производственной практики студентов и учащихся профессионально-технических учреждений, в соответствии с договорами, заключенными МГУП "Мосводоканал". Осуществляет подбор и назначение руководителей производственной практики;

. Организует разработку и корректировку программ повышения уровня профессиональных знаний, профессионального развития, умений и навыков рабочих и специалистов, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политикой МГУП "Мосводоканал", новыми направлениями развития техники и технологий;

. Проводит анализ качественных показателей результатов подготовки и повышения квалификации кадров, их эффективности (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и специалистов, рост производительности труда, заработной платы и т.д.) и разрабатывает на основе результатов анализа предложения по совершенствованию форм и методов обучения;

. Содействует внедрению в учебный процесс современных технических средств обучения и тренажеров по новой технике и новым технологическим процессам, внедрению компьютерной системы учета непрерывного обучения всех категорий работников Управления;

За период практики я закрепила полученные мною теоретические знания по таким дисциплинам, как "Документационное обеспечение кадровой службы", "Трудовое право", "Информационные системы в кадровой деятельности".

Во время прохождения практики я познакомилась с нормативно-методическими документами, регламентирующими работу Производственно-эксплуатационного управления канализационной сети МГУП "Мосводоканал": Положением об Отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями сотрудников и т.д.

Эти документы были разработаны в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Производственная практика началась с проведения первичного инструктаж на рабочем месте. Инструктаж был проведен инженером по технике безопасности.

В процессе прохождения преддипломной практики принимала участие в подготовке документации составляемой при изменениях служебного контракта и переводах - оформление дополнительных соглашений и приказов по переводам; при предоставлении отпусков - оформление приказов по отпускам. Работала с личными карточками сотрудников, вносила записи по отпускам; с личными делами сотрудников, подшивала дополнительные соглашения. Вносила записи в трудовые книжки по приему, переводу и увольнению сотрудников. Помогала в заполнении табельных форм по учету рабочего времени.

Изучила должностные обязанности сотрудников отдела. Принимала участие в работе Отдела кадров, применяя в работе нормативно-методические документы и собственные знания.

В данной организации применяются унифицированные формы для приема, перевода, увольнения работников.

Для дипломной работы были собранны и подготовлены материалы на основе преддипломной практики по: воинскому учету, защите конфиденциальных данных, персональному учету и табельному учету, проведен анализ правильности их оформления.

На основании проведенного анализа, были выявлены отдельные недостатки в правильности оформления документов.

В целях совершенствования работы по организации учета кадров мною были составлены и оформлены правильно документы по учету кадров, которые приведены в приложениях к данной работе: Приказ об учете и хранения трудовых книжек, Личная карточка сотрудника, Обложка оформления личного дела и др.

Заключение

 

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель организации несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся в организации, и должен быть знаком с законодательством об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня "достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде".

Не менее важным для администрации организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Эта документация, и особенно документация по учету кадров, служит подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Представленные документы в приложении помогут правильной работе отдела кадров МГУП "Мосводоканал": Приказ об учете и хранения трудовых книжек, Личная карточка сотрудника, Обложка оформления личного дела и др.

Список используемой литературы

 

1. Источники.

Законодательство

. Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальный текст, действующая редакция. - М.: Экзамен, 2005.

Нормативные документы

. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

. "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", постановление РФ от 16.04.2003 № 225 (с внесенными изменениями от 06.02.2004 г.)

. "Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

. "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек", постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 96

. "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ").

. Федеральный закон "Об обороне" от 31.05.1996 № 61-03

. "Об утверждении Положения о воинском учете", постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

. Литература

Учебная

. Румынина В.В. Румынина Л.А. Трудовые отношения: от приема. до увольнения (практическое руководство директора магазина). - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007 - 368 с.