Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Раздел 2. Комплекс документов по персональному учету



 

Трудовая книжка

 

У работодателя, принявшего работника на работу, есть еще несколько обязанностей, одна из которых - обеспечить надлежащий учет кадров, т.е. оформить дополнительно ряд документов. К таковым относятся: трудовая книжка, личная карточка, личное дело, алфавитная карточка работника. Эти документы не только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы. После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в архиве так же долго, как и приказы по личному составу - 75 лет. Данные документы могут быть использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому законодательством установлены четкие правила их оформления и типовые формы. Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные государственные органы (Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд и т.д.).

На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В том случае, если работник поступает на работу впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с начала работы (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).

Существуют "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с внесенными изменениями от 6 февраля 2004 г.). В пункте 44 этих Правилах установлено, что работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.

В соответствии с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", утвержденным приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н, обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на платной основе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми Госзнаком заключены соответствующие договоры.

Правила ведения трудовых книжек предписывают работодателям организовать и обеспечить:

хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.

Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо иметь две учетные книги, формы которых утверждены постановлением Минтруда России "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" от 10 октября 2003 г, № 96 и введены в действие с 30 ноября 2003 г.:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Указанные книги лучше приобрести готовыми, так как они имеют определенную форму. Страницы каждой из книг должны быть пронумерованы и прошнурованы, на последней странице должна быть соответствующим образом сделана заверительная запись о том, сколько страниц (прописью) пронумеровано, прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой находится узел шнуровки, на наклейке - оттиск печати.

Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом, фиксируется факт, кому и на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопаситься от возможных неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т.д.) о том, что он не имел трудового стажа до заключения с вашей организацией трудового договора, требовать нельзя. Образец заявления приведен в приложении № 1.

Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в "Приходно-расходной книге". С работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением бланка трудовой книжки. После выдачи чистого бланка трудовой книжки работнику сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в "Правилах ведения трудовых книжек" и на основании представленных работником документов (паспорта, документа об образовании). После заполнения нового бланка трудовой книжки информация о ней также должна быть внесена в "Книгу учета трудовых книжек".

Образец оформления трудовой книжки приведен в приложении № 2.

Личная карточка

 

Личная карточка (форма Т-2) заполняется в одном экземпляре на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на работу.

Правила заполнения личных карточек, также как и других унифицированных форм, описаны в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью".

Заполнение личной карточки производится работником, осуществляющим кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником. При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса РФ установлен четкий перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу.

В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению, ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой деятельностью и степень ее автоматизации. В случае если осуществляется автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения личных карточек.

Краткие правила заполнения личной карточки:

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления - проставляется арабскими цифрами (также как и во всех других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер - берется из приказа о приеме на работу. Фактически это личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика - на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования - только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник. Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ);

Алфавит - первая буква фамилии работника;

Характер работы - на основании приказа о приеме на работу (постоянно, временно);

Вид работы - основная, по совместительству;

Пол - первая буква слов, обозначающих пол работника: "м" - мужской, "ж" - женский;

Раздел I "Общие сведения":

реквизиты трудового договора - из приказа или из трудового договора;

пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" - полностью и разборчиво из паспорта работника;

пункт 2 "Дата рождения" - словесно-цифровым способом, например, "10 августа 1982 г." (в поле кодирования - только цифрами - "10.08.1982");

пункт 3 "Место рождения" - в точном соответствии с паспортом работника или иным документом, удостоверяющим личность работника, например, "гор. Нижний Тагил Свердловской области";

пункт 4 "Гражданство" - на основании паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть указана одна из следующих формулировок: "Гражданин Российской Федерации", "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)", "Иностранный гражданин", "Лицо без гражданства";

пункт 5 "Знание иностранного языка" - здесь указывается знание иностранного языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации) следующим образом: "Читает и переводит со словарем", "Читает и может объясняться", "Владеет свободно";

пункт 6 "Образование" - все сведения приводятся в соответствии с документом об образовании (аттестатом, дипломом и др.) Уровни образования формулируются следующим образом: "Основное общее образование", "Среднее (полное) общее образование", "Начальное профессиональное образование", "Среднее профессиональное образование", "Неполное высшее образование", "Высшее образование", "Послевузовское образование". Если образование незакончено - в соответствии с академической справкой о незаконченном образовании, т.е. в формулировке добавляется еще одно слово, например, "Незаконченное среднее образование". В сведениях по послевузовскому профессиональному образованию указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура;

пункт 7 "Профессия" - в данном случае под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемой целью и характером трудовых функций, право на который возникло у человека после соответствующей подготовки (образования). Информация для записи берется из трудовой книжки. Также может указываться и дополнительная профессия, которая представляет интерес для организации, сведения о которой сообщает работник;

пункт 8 "Стаж работы" - определяется на основании записей в трудовой книжке работника и (или) других подтверждающих документов путем суммирования отдельных периодов работы. Необходимо помнить, что к каждому случаю увольнения по периодам, относящимся к трудовой деятельности, добавляется один день (собственно, это день увольнения, который является последним днем работы). В общем стаже работы указывается суммарное количество лет, месяцев, дней работы; в других видах стажа, например, в непрерывном, указывают его продолжительность, которая определяется в соответствии с действующими нормативными документами;

пункт 9 "Состояние в браке" - по паспорту работника. Если данных в паспорте нет, работник может сам дополнить этот пункт информацией, если сочтет нужным. Требовать в обязательном порядке предоставления сведений, не отмеченных в паспорте нельзя, помня о гарантированном частью 1 статьи 23 Конституцией РФ гарантированное право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны. Данная графа в основном записывается следующими формулировками "Никогда не состоял (не состояла) в браке". "Состоит в зарегистрированном браке", "Состоит в незарегистрированном браке", "Вдовец (вдова)", "Разведен (разведена)", "Разошелся (разошлась)";

пункт 10 "Состав семьи" - указываются ближайшие родственники (проживающие с работником, находящиеся у него на иждивении и т.д.);

пункт 11 "Паспорт" - в соответствии с паспортом работника;

пункт 12 "Место жительства" - адрес местожительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации (или в соответствии со свидетельством о регистрации по месту пребывания);

Раздел II "Сведения о воинском учете" заполняются: на основании военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Заполнение данного раздела подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

После данного раздела (окончание второй станицы личной карточки) работник, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства, проставляет свою подпись, т.е. он фактически заверяет правильность внесенной в личную карточку информации о работнике.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" заполняются на основании изданных приказов и, как правило, после внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника - об этом указано в п.12 "Правил ведения и хранения трудовых книжек": " с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку". Подпись работник проставляет в графе 6 таблицы данного раздела. Если работник принят на условиях совместительства, эти сведения могут быть отражены дополнительно в графе 3 или графе 6 таблицы данного раздела на основании документов, подтверждающих данные сведения. В графе 5 таблицы в качестве основания указывают соответствующие приказы.

Раздел IV "Аттестация" - в графе 2 таблицы данного раздела указывается решение (а не рекомендации) аттестационной комиссии на основании протокола заседания, в графе 6 указывается приказ, на основании которого проводилась аттестация работников.

Раздел V "Повышение квалификации" - при заполнении данного раздела необходимо руководствоваться статьями 196-197 Трудового кодекса Российской Федерации, действующим законодательством об образовании. Вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, документ, удостоверяющий факт повышения квалификации (графы 3 - 7) указываются в соответствии с выданным работником документом о повышении квалификации. В графе 8 в качестве основания указывают либо приказ работодателя о направлении работника на повышение квалификации, либо договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с частью 2 статьи 197 Трудового кодекса Российской Федерации.

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" - заполнение этого раздела производится на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке в соответствии с указанными в них сведениями. Если работник проходил профессиональную подготовку в объеме свыше 500 часов аудиторных занятий, то он получает диплом о профессиональной подготовке, если проходил профессиональную подготовку в учреждениях начального профессионального образования - свидетельство об уровне квалификации.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" - как правило, в данный раздел вносится информация одновременно с внесением записей в соответствующий раздел трудовой книжки согласно пунктам 24-25 "Правил ведения и хранения трудовых книжек", а также поощрения, учитываемые частями 1 и 2 статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации. Не вносятся премии, предусмотренные действующей системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

Раздел VIII "Отпуск" - информация вносится на основании изданных приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6 заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится информация обо всех видах отпусков, периоде работы, за который он представляется, продолжительность и об основании его представления. Точный учет отпусков позволяет правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с действующим законодательством" - в данном разделе должен вестись учет льгот, на которые имеет право работник в соответствии с действующим законодательством, т.е. те льготы, которые работнику должен предоставить работодатель, а также те льготы, в реализации которых работодатель косвенно задействован. В графе "Основание" указывается тот нормативный правовой акт (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться те или иные льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" - сюда вносятся любые дополнительные сведения, представляющие интерес для работодателя, например, информация о наличия водительского удостоверения, об изменении фамилии, о наличии на иждивении ребенка инвалида, об обучении (по заочной, вечерней и д. формам) в учреждениях профессионального образования, другие.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" - информация вносится в точном соответствии с текстом приказа и записью в трудовой книжке работника.

В конце личной карточки кадровый работник и увольняемый работник должны поставить свои подписи. В случае отказа работника поставить свою подпись нужно составить специальный акт. Но лучше убедить работника в том, что в случае необходимости личная карточка может служить документом, на основании которого можно доказать те или иные сведения, необходимые ему для представления в соответствующие органы, например, в Пенсионный фонд. Правда, работнику кадровой службы кроме своей подписи на личной карточке необходимо проставить также печать (кадровую или основную) перед сдачей карточки уволенного работника - тогда на личной карточке будет полный состав удостоверения. К сожалению, действующими правилами не предусмотрено проставление печати на личной карточке, что иногда используется не в интересах работника соответствующими органами.

Образец оформления личной карточки приведен в приложении № 3.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2020-03-02; просмотров: 99; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 34.229.151.93 (0.028 с.)