Описание информационных потоков предприятия

 

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем, большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Одними из таких методов являются диаграмма потоков данных и схема информационных потоков.

Для графического представления обмена информацией между специалистами нашего предприятия можно использовать схему информационных потоков (приложение 3).

Говоря о бизнес-процессах, нужно отметить, что основным средством функционального моделирования бизнес систем является диаграмма потоков данных (DFD-Data Flow Diagramz).C ее помощью система разбивается на функциональные компоненты и представляется в виде сети, связанной потоками данных. DFD «Учет оплаты услуг» детского развлекательного центра «Жираф» (приложение 4).

Описание DFD:

На схеме представлен уровень функциональной модели предприятия, занимающийся учетом оплаты услуг питания и игровой зоны (в частности, игровых автоматов). Клиент, приходящий в ДРЦ «Жираф» и желающий попасть в игровую комнату, где находятся игровые автоматы, батуты и т.п. должен произвести оплату, которую отслеживает обслуживающий персонал центра, после произведения оплаты. Платеж заносится в базу данных (БД) «Учет счетов за игровые автоматы». После чего клиенту выдается чек и он может пользоваться оплаченными услугами. Аналогичная ситуация происходит в кафе ДРЦ «Жираф». Кассир, ответственный за прием платежей от клиентов, заносит эти платежи в БД «Учет счетов за питание». После этого клиенту выдается чек, и он получает продукты питания.

 

Вывод по первому разделу:

ДРЦ «Жираф» коммерческая организация, занимающаяся оказанием развлекательных услуг детям в возрасте от 3 до 12 лет. В процессе функционирования предприятию необходимо использование ИТ как в управлении так и для обеспечения эффективного функционирования предприятия. ИТ ускоряют процессы предприятия, но для более эффективной работы нужна их автоматизация. На нашем предприятии можно рассмотреть достаточно много процессов, нуждающихся в автоматизации и улучшении ИТ, но мы рассмотрим процесс учета поставок на предприятие.