Понятие информационных систем и технологий

 

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс в несколько раз ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности специалистов.

Современное рабочее место экономиста или инженера сейчас невозможно представить без персонального компьютера, так как использование компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий позволяет повысить эффективность работы специалиста.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящем дипломном проекте под информационными технологиями будем понимать современное значение, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Существует множество определений данному термину, например:

Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам [10, C.243].

Информационные технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования информационных ресурсов на предприятии. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Существует связь между информационными технологиями и менеджментом. Менеджеру часто приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, изменения валютного курса, изменение налоговых и правовых условий работы и т.п. Компьютеры могут быстро и точно просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:

- помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

- являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

- способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

- подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже (рис. 1). 

 

 

 

Рисунок 1 – Простая схема передачи информации в одном направлении

 

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, связь между информационными системами и информационными технологиями.

Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любого предприятия или организации, которые можно представить в виде организационно-производственной системы.

Важнейшими функциями, реализуемыми такой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке решений [18, С.226].

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия решений.

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, хранят и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства [14, С.198].

Все виды информации, необходимой для обеспечения деятельности специалистов и управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, экономист-менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде [27, С.287].

В зависимости от конкретной обла­сти применения информационные системы мо­гут очень сильно различаться по своим функци­ям, архитектуре, реализации. Между тем можно вы­делить по крайней мере два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная сис­тема предназначена для сбора, хранения и обра­ботки информации. Поэтому в основе любой ин­формационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, соответствующие области применения информационной системы. Заметим, что в вы­числительных программных системах наличие такой среды не является обязательным. Основ­ным требованием к программе, выполняющей численные расчеты (если, конечно, говорить о решении действительно серьезных задач), явля­ется ее быстродействие. Нужно, чтобы програм­ма произвела достаточно точные результаты за установленное время.

Во-вторых, информационные системы ори­ентируются на конечного пользователя, напри­мер экономиста отдела оперативного планирования или специалиста по недвижимости. Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них персональный компьютер представляют собой всего лишь орудие их собственной профессиональной деятельности. Поэтому информационная систе­ма обязана обладать простым, удобным, легко ос­ваиваемым интерфейсом, который должен пре­доставить конечному пользователю все необхо­димые для его работы функции, но в то же вре­мя не дать ему возможность выполнять какие- либо лишние действия. Наличие развитых интерфейсных средств является обязательным для любой сов­ременной информационной системы.

 

1.2 Общие требования к информационным системам

 

 

Можно выделить некоторое количество задач, не зависящих от специфики прикладной области. Преж­де всего, кажется бесспорным мнение о том, что наиболее существенной составляющей информационной системы являет­ся информация, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима.

Уровень надежности и продолжи­тельность хранения информации во многом оп­ределяются конкретными требованиями кор­порации к информационной системе. Напри­мер, можно представить себе торговую компанию с быстрым оборотом, в информаци­онной складской системе которой достаточно поддерживать информацию о товарах, имею­щихся на складе, и об еще неудовлетворенных заявках потребителей. Но кто знает, не потре­буется ли впоследствии полная история рабо­ты склада с момента основания компании?

Следующей задачей, которую должно выпол­нять большинство информационных систем, — это хранение данных, обладающих разными структурами. Трудно представить себе более или менее развитую информационную систему, которая работает с одним однородным массивом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной [16].

При использовании такого подхода инфор­мационная система перегружается деталями организации хранилища данных. При выполне­нии функций уровня пользовательского интер­фейса информационной системе самой прихо­дится выполнять выборку информации из фай­лов по заданному критерию. Некоторые систе­мы управления файлами позволяют выбирать записи по простому критерию, например по за­данному значению ключа записи. Но, во-пер­вых, такие возможности выборки всегда огра­ничены, и с большой вероятностью придется вынести хотя бы часть функций выборки в код самой информационной системы. Во-вторых, наличие нескольких файлов данных разной структуры неявно предполагает, что при вы­полнении некоторых функций информацион­ной системы потребуется выборка согласован­ной (по заданному критерию) информации из нескольких файлов. Такие возможности нико­гда не поддерживаются файловыми системами. Известны примеры реально функциониру­ющих информационных систем, в которых хра­нилище данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный ком­понент, который представляет собой прими­тивную разновидность системы управления ба­зами данных (СУБД). Самодельные СУБД — главный бич информационных систем. Понача­лу кажется, что все очень просто: набор воз­можных запросов становится известным при проектировании информационной системы; для каждого типа запроса можно придумать эффективный способ выполнения запроса. После этого остается простая программистская работа, и специализированная СУБД готова. Однако потом оказывается, что не все возмож­ные запросы были учтены при проектирова­нии. Бедный разработчик СУБД постоянно до­бавляет в нее новые функции, пока не решает создать общий язык запросов, на котором мож­но сформулировать любой запрос к базе дан­ных соответствующей информационной систе­мы. Через некоторое время в корпорации при­нимают решение разработать еще одну инфор­мационную систему, структуры хранимых дан­ных которой, естественно, отличаются от тех, что были в базе данных первой информацион­ной системы. Что же, делать еще одну специа­лизированную СУБД? Нет, говорит начальст­во. У нас уже есть одна. Давайте попробуем применить ее. И это приводит к тому, что наив­ный самоделыцик вынужден сделать простую (скорее всего, персональную) СУБД общего назначения, которая может получить из базы данных информацию о структуре ее файлов (т. е. в базе данных хранятся теперь еще и мета­данные, определяющие структуры обычных данных, — схема базы данных), а также выпол­нить произвольный запрос к этой базе данных. В результате, даже если удается добиться рабо­тоспособности разработанной СУБД, это озна­чает всего лишь изобретение еще одного вело­сипеда, поскольку СУБД такого уровня суще­ствует великое множество. Они дешевы и под­держиваются производителями.

До сих пор мы говорили о тех функциях ин­формационной системы, которые требуют вы­борки данных из внешнего хранилища, напри­мер, производят отчеты. Но откуда берутся дан­ные во внешнем хранилище? Каким образом поддерживается соответствие хранимой инфор­мации состоянию предметной области? Конеч­но, для этого должны существовать дополни­тельные функции информационной системы, которые обеспечивают ввод, обновление и уда­ление данных. Поддержка этих функций суще­ственно повышает уровень требований к СУБД.

В корпоративных информационных систе­мах по естественным причинам часто возника­ет потребность в распределенном хранении об­щей базы данных [16]. Например, разумно хранить некоторую часть информации как можно бли­же к тем рабочим местам, в которых она чаще всего используется. По этой причине при по­строении информационной системы приходит­ся решать задачу согласованного управления распределенной базой данных. При одно­родном построении распределенной базы дан­ных эту задачу обычно удается решить на уровне СУБД (большинство производителей развитых СУБД поддерживает средства управ­ления распределенными базами данных). Традиционным методом организации ин­формационных систем является двухзвенная архитектура клиент-сервер (рис. 2).

 

 

 

Рисунок 2 – Традиционная двухзвенная архитектура клиент-сервер

 

В этом слу­чае вся прикладная часть информационной сис­темы выполняется на рабочих станциях (т. е. дублируется), а на стороне сервера(ов) осуще­ствляется только доступ к базе данных. Если логика прикладной части системы достаточно сложна, то такой подход порождает проблему «толстого» клиента. Каждая рабочая станция должна обладать достаточным набором ресур­сов, чтобы быть в состоянии произвести при­кладную обработку данных, поступающих от пользователя и/или из базы данных. Для того чтобы клиенты могли быть тонкими, а зачастую и для повышения общей эффективности систе­мы все чаще применяются трехзвенные архите­ктуры клиент-сервер (рис. 3).

 

Рисунок 3 – Трехзвенная архитектура клиент-сервер с выделенным сервером приложений

 

В этой архитекту­ре кроме клиентской части системы и сервера(ов) базы данных вводится промежуточный сервер приложений. На стороне клиента выпол­няются только интерфейсные действия, а вся логика обработки информации поддерживается в сервере приложений.

И, наконец, еще один класс задач относится к обеспечению удобного и соответствующего це­лям информационной системы пользователь­ского интерфейса.

Более или менее просто вы­яснить функциональные компоненты интер­фейса, например, какого вида должны предла­гаться формы и какого вида должны выдаваться отчеты. Но построение действительно удобного и неутомительного для пользователя интерфей­са — это задача дизайнера интерфейса. Простой аналог: при наличии полного набора качествен­ной мебели хороший дизайнер сможет офор­мить красиво оформленную и удобную для жизни квартиру (все на месте и под рукой). Плохой же дизайнер, скорее всего, добьется лишь того, что сможет запихнуть в квартиру всю мебель, а потом хозяину квартиры все вре­мя будет казаться, что у него слишком много не­нужной мебели и ничего невозможно найти. Нужно отдавать себе отчет в том, что задача эр­гономичности интерфейса не формализуется. При ее решении не помогут никакие средства автоматизации разработки интерфейса. Такие средства облегчают только построение компо­нентов интерфейса. Построение же полного ин­терфейса — это творческая задача, при решении которой нужно учитывать требования эстетич­ности и удобства, а также принимать во внима­ние особенности конкретной области примене­ния информационной системы [11, С.209].

На первый взгляд упомянутая задача кажет­ся не очень существенной. Можно полагать, что если информационная система обеспечива­ет полный набор функций и ее интерфейс обес­печивает доступ к любой из этих функций, то конечные пользователи должны быть удовле­творены. На самом деле это не так. Пользовате­ли часто судят о качестве системы в целом, ис­ходя из качества ее интерфейса. Более того, эф­фективность использования системы зависит от качества интерфейса.