Обов’язки секретаря керівника на приватному підприємстві «дей-сон»

 

Про обов’язки секретаря керівника йшла мова у першому розділі, тому на основі цього ми розглянемо роботу секретаря на приватному підприємстві (далі ПП) «Дей-Сон». Але спершу потрібно знати чим займається дане підприємство та організацію діловодної служби в ньому.

ПП «Дей-Сон» є відомим виробником широкого асортименту кондитерської продукції: печива, тістечок, кексів, рулетів, круасанів тощо. Добре організоване виробництво, професійна робота дистриб’юторів та широкий асортимент кондитерських виробів <http://bombikcookies.ub.ua/board/view/16587/> - такі основні чинники успіху цього підприємства. Всі кондитерські вироби <http://bombikcookies.ub.ua/bazar/view/20117/ru/> випускаються під торговою маркою «БОМ-БІК». Продукція виготовляється з якісної сировини без генетично модифікованих добавок. Визначальною стратегією діяльності підприємства та головною конкурентною відмінністю є принципова відмова від використання при виготовленні кондитерських виробів ароматизаторів, штучних барвників та інших харчових добавок, які надають печиву додаткових непритаманних йому якостей.

Важливим показником успіху є співробітництво компанії з сусідніми країнами та експорт товару закордон. Налагоджена співпраця з Молдовою, Казахстаном, Росією. Компанія впроваджує міжнародну систему управління менеджментом якості НАССР (з англ. HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Points - аналіз ризиків і критичні точки контролю) та загальну систему управління якістю ISO 9001: 2009, для того, щоб експортувати продукцію в Європу. У цьому році підприємство отримало медаль і диплом «Знак бездоганності», який засвідчив, що кондитерські вироби компанії відповідають європейським і міжнародним нормам конкурентоспроможності, основним національним та міжнародним стандартам. Документи, які підтверджують стандарти якості підприємства подані у додатках (див. додаток А).

Для того, щоб охопити весь спектр обов’язків секретаря варто сказати, що на фірмі «Дей-Сон» працює близько 50-ти дистриб’юторів, за роботою яких слідкує секретар керівника.

Отож, детальніше про самого секретаря. На підприємстві, яке є багатогалузевим працює одна людина, яка і по суті виконує всі функції діловодної служби. За Комовою до основних функцій діловодної служби належать:

приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;

оформлення, і надсилання вихідних документів;

стенографування і друк документів;

контроль за термінами їх виконання;

формування справ і передавання їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та в архіві установи;

методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;

підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях [12, 139].

Більшість із перерахованих операцій виконує секретар цієї установи. Секретарем на ПП «Дей-Сон» є жінка 35-ти років з вищою освітою (менеджмент). Оскільки, вона єдина на підприємстві, хто займається документацією, то окрім, обов’язків як секретаря керівника виконує ще й обов’язки секретаря-діловода.

Щодо вимог до зовнішнього вигляду та професійної етики секретаря, то особливих вимог до немає. Тобто, основною вимогою до одягу є стриманість та зручність, практичність. Не дозволяється носити спортивний одяг, та занадто відверте вбрання. До макіяжу та манікюру особливих вимог не має.

Робочий графік є ненормованим. Секретар повинен бути на роботі з 9.00 год до 18.00 год, але в період видачі заробітної плати або на час зборів чи засідань робочий день може бути довшим. Обідня перерва становить годину вільного часу після 12 год дня на вибір секретаря.

Секретар також зобов’язана їхати з керівником на всі відрядження, виставки продукції, технологічні виставки та міжнародні конференції. Окрім, забезпечення документацією, секретар є перекладачем для керівника, а деяких випадках секретар є радником з певних юридичних, управлінських питань. Секретар керівника на ПП «Дей-Сон» виконує більше спеціальні обов’язки, аніж прямі обов’язки як секретаря керівника. Документи з якими працює та які розробляє секретар керівника ПП «Дей-Сон» подані в додатках, одним із таких документів є розроблення системи преміювань (див. додаток Б). Варто зазначити, що розроблення таких документів, як система преміювань по місяцях, паспортів маршрутів дистриб’юторів та звітів по продажам вимагають від секретаря багатьох знань, вміння аналізувати інформацію, забирають багато часу. Від їхнього правильно оформлення залежатиме ефективність роботи фірми, відповідно і рівень продажів.

Дуже часто у зв’язку із частими відрядженнями керівника, секретарю доводиться складати та підписувати документи самостійно, тобто займати тимчасово його місце.

Отже, можна зробити висновок, що секретар керівника на ПП «Дей-Сон» є незамінною особою, без якого функціонування фірми є неможливим.