Професійна етика та робоче місце секретаря

 

Розпочнемо з робочого місця секретаря. За дослідницею Комовою робоче місце - це зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов’язків. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м2 на одного працівника. Організація робочого місця включає обладнання меблями, канцелярським приладдям, необхідним засобами оргтехніки з урахуванням антропометричних показників, технологічне планування та вдосконалення умов праці [12, 144].

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні професійних обов’язків, а також відповідати вимогам економії площі приміщення:

робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні;

у приймальні слід розміщувати тільки ті предмети, які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи;

меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручній, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.

в обов’язковий набір меблів входять: канцелярський стіл з тумбою, крісло, допоміжний стіл для оргтехніки, шафа для зберігання документів, сейф, крісла для відвідувачів [6, 145].

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу. Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: дирокол, швидкозшивач, принтер, сканер, факс. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм персональним комп’ютером, диктофоном іншим співробітникам дозволяти не слід, так як це може привести до серйозної поломки, а також до оприлюднення секретної інформації [24, 54].

Повертаючись до професійної етики секретаря, то найголовнішим фактором дослідник Кибанов називає вимоги до зовнішнього вигляду секретаря. Відвідувачі, що приходять до установи, звертаються за допомогою здебільшого саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, в значній мірі залежить враження щодо установи в цілому. Тому, зовнішній вигляд секретаря має бути заздалегідь продуманим і сучасним.

Для секретаря недоречні: занадто яскраве вбрання, декольтоване вечірнє плаття, взуття спортивного типу, домашнє взуття. Залежно від пори року одяг секретаря має бути різноманітним за кольоровою гамою, а також за фактурою тканини. Важлива вимога до вбрання - стриманість, елегантність, залежність від напрямку моди. Не рекомендовано доповнювати вбрання претензійними, великими за розмірами прикрасами, недоречні занадто вишукані дорогоцінності. Прикраси мають підкреслювати елегантність вбрання та добрий смак його власника. Взуття добирається до одягу. Воно має бути зручним, однак це не означає, що ви можете ходити на роботі у тому, що вийшло з моди. Враховуючи велике навантаження на ноги протягом робочого дня, не рекомендовано одягати взуття на високих підборах [9, 54].

Окрім, зовнішнього вигляду не менш важливим є культура спілкування секретаря. Найважливішим показником культури секретаря є люб’язність, коректність, чемність, доброзичливість. Секретар повинен володіти мімікою, інтонацією голосу. Слід пам’ятати, що він має працювати в тісному контакті з людьми. Звичайно, артистична вдача може стати у нагоді для того, щоб подолати в собі інколи негативне ставлення до відвідувача. Секретар не повинен вести приватні розмови по телефону й розмови, що містять інформацію про службові таємниці, коли в приймальні знаходяться відвідувачі. Секретар повинен знати правила вітання. Якщо виникає потреба у вітанні за руку, то необхідно встати з-за столу, вийти до відвідувача й подати руку. Першими подають руку працівники вищих рангів та жінки. Жінка може руку не подавати, якщо вона цього не бажає. Знайомлять таким чином: молодшого за віком і службовим станом - зі старшим; жінку з чоловіком і т.ін. Секретар повинен пам’ятати: злий вираз обличчя, грізний погляд, іронічність, зневажливе ставлення до відвідувачів - ознаки низького рівня культури секретаря [19, 2].