Розділ 1. Організація роботи секретаря керівника

ВСТУП

 

Досягнення в науці та техніці, стрімкий розвиток науково-технічної революції, не можуть не впливати на всю сферу людської діяльності, та на розвиток суспільства в цілому. Певна річ, вони вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського праці.

Діяльність будь-якої установи чи організації є неможливою без наявності керівника. Саме тому, від того, як організує роботу керівник і залежатиме успіх установи. Робота керівника іншими словами «стиль керівника» є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття «стиль керівника» включається його здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На роботу та стиль керівника в певній мірі впливає робота його секретаря.

Можна без перебільшення сказати, що робота керівника в установі чи організації є неможливою без секретаря. Тому що, тільки секретар є зв’язною ланкою між підлеглими та керівником, що в результаті і є забезпеченням ефективної роботи установи чи організації.

У кожній установі чи організації секретар, окрім загальних обов’язків повинен виконувати специфічні покладені на нього функції, залежно від специфіки організації. До загальних та найбільш поширених обов’язків секретаря належать прийом та реєстрація кореспонденції, забезпечення ознайомлення важливої та потрібної кореспонденції керівника, робота з телефоном та відвідувачами, виконання машинописних робіт, підшивка документів у справи, організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника, інформування підрозділів та підлеглих. Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак він безпосередньо бере участь у втілення в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість відіграють велику роль. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ньому найчастіше судять як про її керівника, так і про організацію.

Ось чому, робота секретаря в організації є дуже важливою та відповідальною, і важливо розглянути всі обов’язки і можливості на посаді секретаря, а також спроектувати всі можливі шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон» у цьому і полягає актуальність даної теми.

Дослідниками, які досліджують дану тему є Т. Бондарева [2], М. Домнікова [6], О. Клименко [11], Т. Кузнєцова [15].

Об’єктом дослідження є організація роботи секретаря керівника.

Предметом дослідження є проектування всіх можливих варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон».

Кінцевою метою є аналіз та виявлення всіх обов’язків секретаря керівника та представлення варіантів вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Перед нами поставлені такі завдання:

опис організації роботи секретаря керівника;

визначення всіх обов’язків секретаря на приватному підприємстві «Дей-Сон»;

розглянути роль секретаря у приватному підприємстві «Дей-Сон»;

представлення варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника.

Методи дослідження використані у роботі: аналізу та синтезу, індукції, дедукції, опис.

Робота складається з двох розділів та п’яти підпунктів. У першому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря керівника в цілому, описуючи та аналізуючи основні вимоги до посади секретаря, як правильно вибирати людину на посаду секретаря, загальні та спеціальні обов’язки, професійну етику, а також робоче, комп’ютеризоване місце секретаря.

У другому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря на конкретному прикладі, визначаємо роль секретаря керівника в організації, та шукаємо шляхи вдосконалення роботи секретаря керівника.

ВИСНОВКИ

 

Проаналізувавши організацію роботу секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон» можна зробити певні висновки, що повинні збільшити ефективність роботи секретаря.

Найпершим завданням, яке було поставлено перед нами було аналізування організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Отож, проаналізувавши обов’язки секретаря керівника можна зробити висновок, що секретар, окрім своїх прямих обов’язків, виконує ще й часткові обов’язки бухгалтера, юриста, маркетолога, перекладача.

Ясна річ, це спричиняє певний дискомфорт для секретаря. Адже, така ситуація та виконання багатьох функцій впливає на ефективність роботи та здоров’я секретаря.

Секретар керівника повинен виконувати достатньо великий обсяг роботи, а саме: планування робочого часу керівника, ведення всієї документації на ПП «Дей-Сон», підготовка документації до зборів та конференцій, листування, робочі поїздки з керівником, підбір персоналу, виконання банківських операцій, контроль за електронною поштою керівника, проведення маркетингових досліджень, контроль за експлуатацією оргтехніки на фірмі, нарахування заробітної плати для дистриб’юторів та експедиторів, розроблення системи преміювань, робота з комп’ютером та багато іншого.

Відповідно до цього роль секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» не можна недооцінювати. Тому, що можна із впевненістю сказати, що без секретаря вся робота на підприємстві зупинилась.

Наступним завданням, яке необхідно було розкрити - представлення всіх можливих варіантів покращення організації роботи секретаря на ПП «Дей-Сон». Отож, проаналізувавши всі обов’язки секретаря, оглянувши робоче місце можна зробити такі висновки, для збільшення ефективності роботи секретаря необхідним є провести такі зміни:

зміна робочого приміщення секретаря на більш просторе;

закупівля сучасної оргтехніки;

зміна інтер’єру робочого місця;

прийняття на роботу допоміжного працівника для виконання фінансових операцій;

збільшення вільного часу секретаря;

збільшення оплати праці у зв’язку із виконанням багатьох функцій.

Враховуючи можливості підприємства всі ці зміни можна втілити у життя протягом невеликого проміжку часу. Зміни у організації роботи секретаря безперечно будуть мати позитивний вплив на роботу керівника, й відповідно організації в цілому.

ВСТУП

 

Досягнення в науці та техніці, стрімкий розвиток науково-технічної революції, не можуть не впливати на всю сферу людської діяльності, та на розвиток суспільства в цілому. Певна річ, вони вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського праці.

Діяльність будь-якої установи чи організації є неможливою без наявності керівника. Саме тому, від того, як організує роботу керівник і залежатиме успіх установи. Робота керівника іншими словами «стиль керівника» є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття «стиль керівника» включається його здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На роботу та стиль керівника в певній мірі впливає робота його секретаря.

Можна без перебільшення сказати, що робота керівника в установі чи організації є неможливою без секретаря. Тому що, тільки секретар є зв’язною ланкою між підлеглими та керівником, що в результаті і є забезпеченням ефективної роботи установи чи організації.

У кожній установі чи організації секретар, окрім загальних обов’язків повинен виконувати специфічні покладені на нього функції, залежно від специфіки організації. До загальних та найбільш поширених обов’язків секретаря належать прийом та реєстрація кореспонденції, забезпечення ознайомлення важливої та потрібної кореспонденції керівника, робота з телефоном та відвідувачами, виконання машинописних робіт, підшивка документів у справи, організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника, інформування підрозділів та підлеглих. Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак він безпосередньо бере участь у втілення в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість відіграють велику роль. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ньому найчастіше судять як про її керівника, так і про організацію.

Ось чому, робота секретаря в організації є дуже важливою та відповідальною, і важливо розглянути всі обов’язки і можливості на посаді секретаря, а також спроектувати всі можливі шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон» у цьому і полягає актуальність даної теми.

Дослідниками, які досліджують дану тему є Т. Бондарева [2], М. Домнікова [6], О. Клименко [11], Т. Кузнєцова [15].

Об’єктом дослідження є організація роботи секретаря керівника.

Предметом дослідження є проектування всіх можливих варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон».

Кінцевою метою є аналіз та виявлення всіх обов’язків секретаря керівника та представлення варіантів вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Перед нами поставлені такі завдання:

опис організації роботи секретаря керівника;

визначення всіх обов’язків секретаря на приватному підприємстві «Дей-Сон»;

розглянути роль секретаря у приватному підприємстві «Дей-Сон»;

представлення варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника.

Методи дослідження використані у роботі: аналізу та синтезу, індукції, дедукції, опис.

Робота складається з двох розділів та п’яти підпунктів. У першому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря керівника в цілому, описуючи та аналізуючи основні вимоги до посади секретаря, як правильно вибирати людину на посаду секретаря, загальні та спеціальні обов’язки, професійну етику, а також робоче, комп’ютеризоване місце секретаря.

У другому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря на конкретному прикладі, визначаємо роль секретаря керівника в організації, та шукаємо шляхи вдосконалення роботи секретаря керівника.

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ КЕРІВНИКА