Основні обов’язки секретаря керівника

 

Звертаючись до довідника кваліфікаційних характеристик професій знаходимо те, що секретар керівника виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. А також, приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень [5, 2].

Ясна річ, що секретар також приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку.

Повинен також секретар виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), вести і оформляти протоколи засідань і нарад [5, 2].

А також секретар повинен друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних. Організовувати приймання відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на персональному ксероксі.

Як зазначає дослідниця Домнікова є ряд вимог, які повинен дотримуватися успішний секретар керівника, а саме: раціональне планування часу і роботи та безпосереднє полегшення роботи керівника [6, 29].

Щодо першого пункту, то здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком інформації, яку необхідно проаналізувати. Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватні. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити [6, 29].

Щодо другого пункту, то одним способом полегшення є призначення графіка, а також своєчасне виконання чергових завдань, розпізнавання власних сильних і слабких сторін, краще використання власного часу, економія праці як своєї, так і керівника, підвищення продуктивності праці [6,29].

Оскільки, за всі помилки платить секретар, то він повинен дбати про календар-пам'ятки свого керівника. Багато керівників часом забувають про свої розпорядження, і тому секретар зобов'язаний думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим «опікуном» [7, 10].

У секретаря повинен завжди бути порядок, починаючи від робочого стола і до розташування документів на комп’ютері. Щодо звичайної документації, то порядок має бути таким:

. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в секретаріату.

. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані чи повинні бути незабаром завершені.

. Вихідні матеріали: те, що йде з секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в папки або обкладинки.

Вихідні документи необхідно розділити на:

. Власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства.

. Документи, що розсилаються в межах підприємства.

. Документи, призначені для підшивки у справи.

Важливим фактором успішності секретаря є правильний розподіл часу виконання роботи. Як правильно розділити роботу показує дослідник Стенюков.

Таблиця 1.1 - Розподіл поточної роботи секретаря

№/п	Вид роботи	Час виконання
	Строкова	До виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо).
	Менш строкова	Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку.
	Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів	Матеріали повинні розташовуватися у шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладено в окрему папку.
	Документи постійного вживання	Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час [22, 188].

 

Дуже часто буває так, що керівника практично не буває на місті роботи, або він завжди у роз’їздах, то в цьому випадку організація роботи секретаря буде відрізнятися. Проте, секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах. Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або використовуючи Інтернет якщо це необхідно [25, 3]. У обов’язки секретаря керівника також входить робота на нарадах та підготовка до проведення конференцій. Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому слід просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників. У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця. Секретар має подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

приміщення для засідань на весь час їх проведень;

забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

обслуговування в залі засідань [15, 45].

Щодо першого фактора, то одним з важливих ділових контактів є взаємини керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконання намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів. На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його місцезнаходження, що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться. Як уже згадувалося раніше слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику в цьому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати заплановані заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді [6, 29].

Другий фактор характеризується тим, що основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

Щодо третього фактору, то обов'язки секретаря різні залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види:

прийом співробітників своєї установи за поточними справах;

прийом представників інших організацій;

прийом з особистих питань.

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити чи доповідати про нього негайно чи записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань [6, 29].

Четвертий фактор є одним із найважливіших, адже від того як буде проінформований керівник, залежатиме робота організації. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати. Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д.

Отже, професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій.