Информирование, индивидуальная беседа и обсуждение

 

Наиболее широко используется в работе руководителя такое многофункциональное средство, как информирование. Под информированиемпонимается передача сотруднику целенаправленных сведений, относящихся к его заданию, к связанным с ним лицам или к рабочему месту и воздействующих на его поведение.

По мнению В.А. Розановой информирование, наряду с другими организационными и психологическими факторами, способствует достижению целей руководства. Информирование с психологической точки зрения представляет самые широкие возможности для получения необходимого психологического эффекта, действуя так же, как убеждение и внушение.

Позитивное значение информированности человека о происходящих событиях, их причинах и возможных последствиях может рассматриваться в нескольких плоскостях:

·   получение доступа к информации является признаком уважительного отношения организации к работнику и предполагает ответное выражение уважения в форме добросовестного исполнения обязанностей;

·   информированность, а еще лучше - участие в принятии решений формирует чувство причастности к происходящему в организации, чувство собственной значимости, что позволяет человеку планировать свое развитие и карьеру, а это определяет положительную установку на труд в данной организации и стремление к успеху именно в ее структуре, создает ощущение удовлетворенности трудом и ориентирует на полную отдачу;

·   информированность снижает потребность в получении информации из других источников, удовлетворяет естественное любопытство и препятствует появлению неформальных групп и лидеров на почве недостатка информации;

·   в организациях с развитой системой информирования сотрудников снижается действенность такого неформального вида коммуникаций, как слухи, которые ухудшают социально-психологический климат.

Информирование часто проходит в форме индивидуальной беседы, под которой понимается разговор с глазу на глаз между руководителем и подчиненным. В ходе беседы на подчиненного могут быть использованы различные средства воздействия.

Индивидуальная беседа руководителя с подчиненным - самый простой и универсальный инструмент управления, которым руководители, однако, часто пренебрегают, недооценивая значимость личного общения с подчиненными.

Между тем, беседы с подчиненными могут преследовать самые разнообразные цели. Так, помимо информирования сотрудника, в процессе беседы может осуществляться контроль выполнение им плана, конкретного задания, реализации проектов и т.д.; оценка сотрудника и получение от него обратной связи; консультация с сотрудником (иногда руководителю может понадобиться экспертное мнение подчиненного, его мнение по определенному вопросу).

Когда в беседе участвует несколько сотрудников, она приобретает характер обсуждения - коммуникации двух или больше сотрудников. Целью обсуждения может быть заслушивание сообщения, анализ того или иного процесса, обмен информацией, подготовка или принятие решения.

В связи с тем, что беседы и обсуждения используются в процессе руководства особенно часто, их подготовка, построение и проведение требуют знания правил их организации.

Эффективность беседы с подчиненным как инструмента управления определяют следующие факторы:

·   четкое понимание целей беседы.

·   хорошая подготовка, составление плана беседы.

Различают несколько видов индивидуальных бесед и обсуждений, используемых в процессе руководства:

·   товарищеская беседа способствует лучшему информированию, консультированию, критике сотрудников, рассмотрению особой проблемы. В этом случае руководитель выступает в роли равноправного партнера;

·   служебная беседа предполагает разговор с глазу на глаз между руководителем и подчиненным. Ее основные задачи - информировать сотрудника о принятом решении, сообщить ему некоторых сведений, а также получить справки, выразить признание, высказать критические замечания или порицание. Во время такой беседы руководитель пользуется служебным авторитетом, а не авторитетом партнера по разговору;

·   аттестационное собеседование проводится после оценки персонала и позволяет руководителю высказать свою оценку, а сотруднику выразить свое отношение к такой оценке, а также узнать возможности своего профессионального роста.