Сортировка и фильтрация данных электронных таблиц

Цель работы:

- уметь сортировать и находить данные электронных таблиц.

Краткие теоретические сведения:

Электронные таблицы часто используются для ведения простейших баз данных. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Базы данных Excel позволяют производить сортировку и фильтрацию данных.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Выполняется сортировка с помощью команды Данные – Сортировка или с помощью кнопок панели инструментов  - сортировка по возрастанию,  - сортировка по убыванию.

Фильтрация данных – это отбор данных, удовлетворяющих некоторым критериям. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные – Фильтр – Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающиеся кнопки. Щелчок по такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

Задание 1. Создание электронной таблицы, сортировка и фильтрация данных.

Создайте таблицу в соответствие с образцом, приведенным на рисунке. Сохраните ее под именем Sort.xls.

Технология выполнения задания:

1. Откройте документ Sort.xls

2. Установите курсор-рамку внутри таблицы данных.

3. Выполните команду меню Данные - Сортировка.

4. Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке "сортировать" выберите "Отдел" и установите переключатель в положение "По возрастанию" (Все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

5. Если же хотите, чтобы внутри отдела товары расположились по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки в раскрывающемся списке "Затем" выберите "Наименование товара" и установите переключатель в положение "По возрастанию".

6. Установите курсор-рамку внутри таблицы данных.

7. Выполните команду меню Данные - Фильтр - Фильтр.

8. Снимите выделение в таблицы.

9. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка "Стрелка вниз", она не выводится на печать, позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

10. Щелкните по кнопке со стрелкой, появившейся в столбце Количество остатка. Раскроется список, по которому будет производиться выборка. Выберите строку Настраиваемый фильтр. Задайте условие:

> 0. Нажмите ОК. Данные в таблице будут отфильтрованы.

11. Вместо полного списка товаров, мы получим список проданных на сегодняшний день товаров.

12. Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

13. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке "Отдел" выбрать критерий "Все".

14. Можно временно скрыть остальные столбцы, для этого, выделите столбец "№", и в контекстном меню выберите Скрыть. Таким же образом скройте остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка.

15. Чтобы не запутаться в своих отчетах, вставьте дату, которая будет автоматически меняться в соответствии с системным временем компьютера Формулы – Вставить функция - Дата и время - Сегодня.

16. Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таблицу всю целиком, щелкнув по пустой кнопке, вызвать контекстное меню и выполнить команду Отобразить.

17. Восстановите исходный вариант таблицы и отмените режим фильтрации. Для этого щелкните по кнопке со стрелкой и в раскрывшемся списке выберите строку Все, либо выполните манду Данные - Фильтр - Отчистить.

Задание 2. Создание таблицы и сортировка данных.

1. Создать электронную таблицу:

Таблица данных по стоимости рекламы за 2010 г.