Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Бухгалтерский учет является важнейшим показателем экономической политики организации и отражает полную картину ее имущественного и финансового состояния. С помощью бухгалтерского учета с наибольшей полнотой и точностью отражаются все стороны деятельности организации [34, с. 21].

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является существенным элементом в системе бухгалтерского учета, а также трудоемкой и сложной областью учетной работы бухгалтерии любого экономического субъекта.

Поставщики – это юридические или физические лица, которые осуществляют поставку товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, топлива, запасных частей, МБП), предоставляют услуги (подачу газа, воды, пара, электроэнергии и т. п.), выполняют работы (текущий и капитальный ремонт основных средств)

Подрядчики – это специализированные предприятия или физические лица, которые выполняют строительно-монтажные работы при сооружении объектов на основании договора подряда на капитальное строительство.

Обязательство – это правоотношение, в силу которого одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности [37, с. 116].

Разделяют два подхода к определению понятия расчетов.

Первый подход: под расчетами подразумевает не только собственно платежи, но и все операции по передаче денег от одного лица другому лицу. Все, что связано с движением денег – безвозвратное финансирование, авансирование, кредитование, конвертация – так или иначе осуществляется посредством расчетов.

Второй подход: расчетные обязательства являются условием осуществления платежей – за переданное имущество, выполненные работы, оказанные услуги. Их цель – надлежащее оформление передачи денег из рук должника в руки
кредитора.

У данных подходов есть два общих момента:

1) расчеты существуют исключительно в рамках гражданско-правового обязательства;

2) расчетные обязательства являются денежными операциями.

Различие между данными подходами состоит в том, что в первом понятии расчетов не сводится к собственно платежам (к числу расчетов будет относиться и заем, и кредит), в то время как второй подход указывает на исключительно платежный характер расчетов.

Экономическая сущность расчетов состоит в перераспределении денежных ресурсов между участниками предпринимательских и иных отношений.

В расчетах реализуется основная полезная социальная функция денег – они выступают как средство платежа [35].

В зависимости от видов заключенных договоров возникают и различные виды, и формы расчетных отношений.

Расчетные отношения включают следующие элементы:

– участники расчетов – поставщик и грузополучатель, плательщик и получатель средств;

– объект расчетной сделки (операции) – это товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы, ценные бумаги, финансовые требования и обязательства, а также денежные средства;

– органы, осуществляющие платежи, – банковская система (коммерческие банки и расчетно-кассовые центры, а также клиринговые учреждения);

– посредники в расчетах – факторинговые компании и фирмы, а также гаранты.

В зависимости от содержания операций расчеты делятся на два вида [37]:

– по товарным операциям, если организация выступает поставщиком своей готовой продукции, товара или по заготовляющим товарно-материальные ценности;

– по нетоварным операциям, связанным с движением денежных средств, т.е. с погашением задолженности бюджету, банку, внебюджетным фондам, работникам и т.д.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками, как правило, строятся на основании заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т.п. Документами по возникновению расчетных взаимоотношений являются товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, товарные накладные [35, с. 111].

В отношениях с поставщиками и подрядчиками возможен наличный и безналичный расчет. Организация обязана предоставить покупателю право выбора формы оплаты – наличными или безналичным. Организация имеет право принимать платежи только в удобной форме, если выручка без НДС или балансовая стоимость активов компании за прошлый год составила не больше 60 млн руб. Во всех остальных случаях нужно предусмотреть возможности приема платежей в разных формах.

Для обеспечения непрерывного производственного процесса хозяйствующие субъекты приобретают необходимые ресурсы (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и т.д.).

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между хозяйствующими субъектами и поставщиками, подрядчиками договоров поставки.

В договорах указываются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), порядок расчетов.

 

 

Имущество при поступлении в организацию должно сопровождаться соответствующим документом, в котором должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара или материала, единицы измерения, его количество, цена и стоимость, а также подписи ответственных представителей поставщика и покупателя, заверенные печатями. Как правило, первичные документы, подтверждающие поступление активов, предусматриваются условиями поставки. К ним можно отнести такие документы, как товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, железнодорожная накладная.

Одна и та же товарная накладная выступает и как приходный, и как расходный документ. Для поставщика накладная служит документом, обосновывающим выбытие товаров, материалов, а для покупателя - основанием для их оприходования. Накладная выписывается материально ответственным лицом организации-поставщика при отгрузке имущества со склада (склада поставщика). Обязательными реквизитами накладной являются номер и дата составления документа, наименование поставщика и покупателя, наименование (краткое описание) товара, материала, основного средства, количество в единицах измерения, цена за единицу, общая сумма отпущенного товара, материала с учетом налога на добавленную стоимость. Накладная подписывается со стороны поставщика материально ответственным лицом, сдавшим материалы, товары, а при приеме - материально ответственным лицом со стороны покупателя, принявшим материалы. Подпись представителя организации и ее печать на накладной являются подтверждением того, что материалы приняты в количестве, ассортименте и по ценам, которые указаны в накладной. Предъявить претензии к поставщику по поводу каких-либо расхождений между фактически полученными материалами и данными накладной после того, как документ подписан, практически невозможно [29, с. 165].

Счет-фактура выписывается при наличии большого перечня материалов и товаров. В некоторых случаях организации выписывают счет, который по содержанию должен быть аналогичен счету-фактуре. Счет является основанием для оплаты материалов, товаров. В случае приема имущества доверенным лицом необходимо обеспечить наличие документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение имущества. При этом реквизиты доверенности заносятся в накладную, а сама доверенность прикладывается к экземпляру накладной поставщика и хранится вместе с ней. При невыполнении этих требований операция отгрузки и приемки материалов не считается должным образом оформленной и может быть опротестована.

Проверка соответствия количества, номенклатуры и качества имущества при поступлении осуществляется путем внешнего осмотра и подсчета. Если при приемке обнаруживаются расхождения, они должны быть внесены в сопроводительный документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к внесению исправлений в первичные документы.

 

 

Исправления подтверждаются подписями материально ответственных лиц поставщика и покупателя, причем ответственным лицом от организации выступает сотрудник, непосредственно принимающий материалы, а от продавца - экспедитор или другое лицо, сопровождающее активы покупателя.

В случае если обнаружена недостача товара, «покупатель вправе, если иное не предусмотрено договором, либо потребовать передать недостающее количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы» (ст. 466 ГК РФ) [2].

Как правило, расчеты с поставщиками осуществляются после поставки товара или оказания услуги. Товар доставляется, а ее оплата производится позже с расчетного счета или из кассы (в зависимости от условий и суммы договора). В момент поступления товара у покупателя возникает долг перед поставщиком - кредиторская задолженность.

В том случае, когда оплата поставщику производится авансовым методом, у покупателя возникает дебиторская задолженность. Данный метод расчетов популярен среди провайдеров услуг связи и интернета. С компанией-провайдером заключается договор о предоставлении услуг на условиях полной предоплаты услуг, например, за месяц вперед. Таким образом, получатель услуг должен произвести полную предоплату данных услуг самостоятельно и лишь по факту зачисления средств на счет провайдера предоставляются услуги.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками». Все операции, связанные с оприходованием материальных ценностей, ведутся независимо от того, какая форма оплаты выбрана договором.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками [43]:

- за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счетом 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») или счетами учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика. Если счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад товарно-материальных ценностей обнаружилось несоответствие их количества либо несоответствие договору цен или арифметические ошибки, то счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям») [29, с. 166].

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по поставщикам, по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно [42].

В случае, если организация получила от поставщика материальные ценности, в учете делается запись по кредиту счета 60. Эту проводку бухгалтер делает, когда право собственности па эти ценности перешло к организации.

Если организация приняла выполненную работу (оказанную услугу), задолженность перед подрядчиком в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет счета 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 23 «Вспомогательные производства» и др.)

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму задолженности перед подрядчиком по выполненным работам, оказанным услугам.

Если поставщик (подрядчик) является плательщиком НДС, то следует отразить в учете и сумму налога:

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму НДС по выполненным работам, оказанным услугам.

 

Погашение задолженности перед поставщиком (подрядчиком) отражается по дебету счета 60:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета 50 «Касса» (51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках» и др.) - на сумму задолженности, подлежащей оплате.

По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с поставщиками и подрядчиками [10].

Инвентаризация расчетов необходима как при составлении годовой бухгалтерской отчетности, так и для того, чтобы принять верное управленческое решение либо убедить инвестора вложиться в развитие бизнеса. Крайне важно соблюсти установленный порядок проведения инвентаризации расчетов и не забыть некоторые нюансы документального оформления ее результатов [44].

Инвентаризация – метод бухгалтерского учета, а при проведении документальных ревизий – прием фактического контроля, осуществляемый путем непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов, объема выполненных работ и реальности статей баланса.

Инвентаризация - один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности. Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций. Она служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.

Подходы к инвентаризации в нашей стране и за рубежом различны. В России главный бухгалтер, хотя на него и не могут быть возложены обязанности, связанные с материальной ответственностью за денежные и материальные ценности, должен тщательно контролировать и активно участвовать в проведении инвентаризаций, в подготовке мероприятий по предупреждению недостач и хищений.

Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведения.

Инвентаризация была одним из первых приемов хозяйственного учета, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определенный момент. Инвентаризация выполняет три основные функции [32]:

- экономическую (как элемент учета и контроля);

- социальную (как форма участия трудящихся в организации учета и контроля);

- воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

При инвентаризации выявляются такие факты, которые не поддаются документальному оформлению. Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации имущества и обязательств несет руководитель организации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

Достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности помогает сверка расчетов с названными лицами.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.