Анализ системы кадрового документооборота

Документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом в Театре «Разгуляй» являются:

– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

– доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом;

– печать документов по кадровым вопросам; -регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для Театра «Разгуляй»;

– копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

– контроль за исполнением документов;

– передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

– плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.);

– первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.);

– отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате и т. д.);

– по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию);

– организационно-распорядительная (акты, письма и пр.).

В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д. Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство по форме организации работ может быть:

1. Централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат);

2. Децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям;

3. Смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях.[1]

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: «ДП и архивное дело.

Организационно–кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно – кадровым документам относятся:

– штатное расписание;

– структура и штатная численность;

– положение о кадровой службе;

– положение о персонале;

– должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в Театра «Разгуляй», условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Организационно – распорядительная документация организации  включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа (распоряжения) или на общем бланке организации с указанием вида документа – приказ.

В число обязательных реквизитов приказа в организации входят: наименование организации, название вида документа, дата и номер документа, заголовок, подпись. Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.