Организация ПР деятельности в организации

Внутренний или собственный отдел по PR может быть большим или маленьким. Это зависит от: размера организации; финансовой возможности; необходимости компании в эффективном PR и значения, придаваемого PR ее руководством; специальных требований, которые организация ставит перед PR. Штат служащих, занимающихся PR: может состоять лишь из PR-менеджера и секретаря, но может иметь и большую численность: помощников менеджера, таких, как пресс-атташе, редактор внутрифирменного издания, дизайнер по печати, фотограф и т.д. Могут быть также организации, которые не имеют штатного PR-специалиста, а ответственность за это направление (которая, возможно, заключается в основном в поддержании связи с консалтинговой фирмой) лежит на менеджере по маркетингу, менеджере по продажам или менеджере по рекламе. В некоторых местных администрациях PR занимается секретарь мэра, хотя большинство английских местных администраций теперь имеют штатных PR-специалистов. Возможная структура PR-отдела большой производственной компании: ПР-менеджер-секретарь-помощник ПР-менеджера-секретарь: Редактор корпоративного издания-секратарь; Организатор деловых визитов; Фотограф; Ответственный за печать и публикации; Пресс-атташе-секретарь PR-менеджер: Руководителю PR-отдела может даваться любое должностное название: от «директора по делам с общественностью» до «менеджера по коммуникациям»; иногда делаются попытки совместить два разных занятия, например: «сотрудник по рекламе и PR». Роль руководителя, который управляет в компании PR будем называть PR-менеджером. Если PR-менеджер – член совета директоров компании, он может называться PR-директором. Существует и более широкий термин – PR-специалист (практик), который можно применять к любому человеку, занимающемуся вопросами PR, где бы он ни работал – в самой компании или в консалтинговой фирме. Другие должностные названия можно игнорировать, исключая пресс-атташе (press-officer), который является специалистом по связям с медиа (не путайте его с PR-менеджером), и PR-консультанта (public relations consultant), чья должность не требует пояснений. Обязанности PR-менеджера: (a). Формулирование целей или определение задач для PR-действий. (b). Оценка рабочего времени и других ресурсов, затраченных на эти операции. (c). Определение приоритетов, которые будут влиять на выбор групп общественности, медийных средств, с помощью которых будет обеспечиваться выход на эти группы, время проведения PR-действий, а также лучшее использование рабочей силы и остальных ресурсов, таких, как, например, оборудование. (d). Определение выполнимости заявленных задач с учетом имеющихся фондов, персонала и оборудования. Задачу PR-менеджера может разделить на четыре составляющие: (a). Сформировать и поддерживать соответствующий имидж организации и ее политики, продукции, услуг и деятельности персонала. (b). Вести поиск мнения сторонних лиц и доводить эту информацию до руководства компании. (c). Консультировать руководство по коммуникационным проблемам, их решениям и возможным техническим приемам. (d). Информировать общественность о политике, деятельности, продукции, услугах и кадрах с целью достижения максимального знания и понимания. Взаимодействие PR-менеджера и руководства организации: (a). PR-менеджер должен быть компетентным профессионалом-практиком, чтобы руководство уважало его как эксперта в этой сфере деятельности. (b). PR-менеджер должен создавать в организации внутренние коммуникации, знать в ней каждого и каждый должен знать его и вызывать у всех доверие. Только так он может обеспечить поступление информации из всех подразделений и отделов организации. (c). PR-менеджер должен создавать для организации и внешние коммуникации, в результате чего он будет рассматриваться как источник, заслуживающий доверия. Внешние источники информации также могут быть необходимы, в частности для обратной связи. (d). PR-менеджеру следует кратко информировать руководителей высшего уровня о предстоящих интервью, выступлениях, мероприятиях общественного характера. (e). Руководство организации должно понимать сущность коммуникаций и стремиться ими пользоваться, хотя PR-менеджеру, возможно, придется для этого провести с руководителями репетицию, например перед встречей с представителями прессы, или сделать пробные записи перед их выступлениями на телевидении. (f). Руководство должно поддерживать информированность PR-менеджера – предпочтительно заранее и в прямом общении – это означает, что PR-менеджер должен иметь непосредственный доступ к руководству. Генеральный директор: ПР-директор: ПР-менеджер, ПР-консультант, Сотрудники по работе с МедиаДиректор по маркетингу-менеджер по маркетингу-(бренд-менеджер)Директор по продажам-менеджер по продажам Директор по экспорту-менеджер по экспортным продажам Директор по производству-менеджер по производству-(заведующий производством)

Директор по кадрам-менеджер по кадрам-(менеджер по обучению) Финансовый директор

Деятельность PR-отдела

(a). Написание и распределение новостных релизов, подготовка и рассылка фотографий и статей в прессу, составление списков прессы для рассылки им материалов. (b). Организация пресс-конференций, приемов посетителей (по вопросам, связанным с PR). (c). Обеспечение информационного обслуживания медиа. (d). Организация проведения интервью руководителей в прессе, на радио и на телевидении. (e). Инструктаж фотографов и организация библиотеки фотоснимков. (f). Редактирование и выпуск журналов и газет для персонала организации и создание иных форм внутренних коммуникаций, таких, как демонстрация видеокассет, показ слайдов, выпуск стенгазет и т.д. (g). Редактирование и производство изданий, предназначенных для внешнего пользования, в первую очередь для дистрибьюторов, агентов по продажам, пользователей, потребителей и т.д. (h). Подготовка и печать текстовых материалов, таких, как обучающая литература, история компании, годовые отчеты, ознакомительная литература для нового персонала, учебные плакаты для школ и т.д. (i). Заказ и подготовка аудио- и видеоматериалов, таких, как синхронизированный показ слайдов и видеокассет, используемых при презентациях, каталогизация этих материалов, использование и поддержание их в рабочем состоянии. (j). Поручение внешним структурам подготовки и проведения выставок и демонстраций, в том числе обеспечение этих мероприятий транспортными средствами. (k). Заказ внешним структурам подготовки и поддержания в соответствующем количестве и с должным качеством необходимых средств фирменного стиля, таких, как логотипы, цветные диаграммы, фирменные стилевые решения, шрифтовое оформление, отличительные знаки транспортных средств, особенности одежды и т.д (l). Благотворительность. (m). Организация мероприятий или аналогичных посещений, например, полеты или морские путешествия в места расположения структур организации, местные поездки и т.д.

Благотворительность и т.п. – это важные аспекты соц.брендинга; многие предприятия и организации заняты поиском спонсоров. Грант - средства, безвозмездно передаваемые дарителем (фондом, корпорацией, правительственным учреждением) некоммерческой организации или частному лицу для выполнения конкретной работы. В отличие от займа грант не нужно возвращать. Заявка - письменное обращение с просьбой о выделении гранта. Как коммерческая фирма составляет бизнес-план с целью убедить вкладчиков поместить деньги в дело, так заявка необходима для того, чтобы убедить грантодателя (дарителя) вложить деньги в проект. Однако, в отличие от бизнес-плана, заявка пишется, чтобы получить средства на некоммерческий проект, т.е. на дело, которое заведомо не ориентировано на получение прибыли.

Доноры (грантодатели, спонсоры) - частные лица или организации, рассматривающие заявки на грант и предоставляющие гранты.

Заявители (applicants) - частные лица или организации, подающие заявки на грант. Получение грантов - это самая трудная, кропотливая, но интересная и порой даже азартная часть фандрайзинга, в нашей стране даже престижная. Многие организации имеют как положительный, так и отрицательный опыт работы с фондами. Но, как правило, системного подхода к решению данной проблемы нет ни у кого. Вся деятельность по фандрайзингу в данном направлении имеет достаточно хаотический характер. О том, в каком направлении действовать и как систематизировать информацию, мы и поговорим ниже.

Нуждающиеся – это физические лица, организации, фонды, которые нуждаются в том, чтобы в их проекты вложили деньги. Социальный Брендинг – особая стратегия коммуникации с целевыми аудиториями.

Соц. программы – это комплексные мероприятия, проводящиеся с участием или по инициативе благотворителей или нуждающихся. Цели организации делятся на три группы: реализация – грамотное формирование проблемы, создание базы данных потенциальных благотворителей, моральная идейно нравственная поддержка; поддержка – осознание чья помощь и в какой степени необходима, финансовая - кто и сколько должен дать денег, так как ни один благотворитель не будет полностью финансировать проект.

Деловые причины благотворительности: -Участие в благотворительных акциях, мероприятиях, поддержка благотворительных проектов или организаций: улучшает репутацию фирмы, показывает, что это легальная признанная организация, надежно стоящая на ногах, показывает надежность, помогает найти новых партнеров в бизнесе, снижает агрессию по отношению к компании и к частному бизнесу вообще, как со стороны людей, так и со стороны властей. -Благотворительность - это и реклама. Фирма будет на слуху не только благодаря роликам или рекламным щитам.

Спонсоринг – это спонсорство, благотворительность.

Фандрайзинг – поиск или сбор спонсорских средств: для осуществления социально значимых проектов, программ, акций или поддержки социально значимых институтов.

Этапы фандрайзинга: отбор потенциального дарителя (исследование рынка, изучение их возможностей, сфер приложения доноров и потребностей, поиск совместных интересов), письмо к дарителю, встреча с дарителем, презентация и демонстрация проекта/программы, преодоление возражений, приглашение к участию и предложение возможных вариантов, получение соглашения и заключение соглашения, получение пожертвований и благотворительных писем; анализ, оценка, проверка результатов по использованию финансовых средств, предоставление отчета финансовых средств дарителю, осуществление долгосрочных отношений и поддержка отношений.

Далее идет описание самого проекта: постановка проблемы (соотносится с задачами фондов), цели и задачи (во имя чего они будут реализованы), методы проекта (достижения целей и задач); общая стоимость проекта, оценка и отчетность, дальнейшее финансирование; результат деятельности и риск, необходимая помощь и детальная сметы расходов с подробными комментариями.

Чтобы получить грант необходимо письменное обращение в фонд – заявка: планирование деятельности и выбор приоритетных направлений (чем хотели бы заниматься, какие фонды есть), выбор потенциальных доноров, анализ проекта и команды, которая будет реализовывать проект, первое обращение в фонд. Каждый фонд устанавливает свои правила и сроки рассмотрения заявок и требует приложения к заявке определенного пакета документов. Зарубежные фонды в соблюдении сроков и формальных правил достаточно жестки. Практически все фонды, до предоставления заявки просят подготовить письмо-запрос с кратким описанием организации, которая будет его исполнять.

Письмо-заявка: состоит из нескольких разделов; важное значение для зарубежных фондов имеет оформление титульного листа; он служит визитной карточкой (название проекта, координаты и т.п.), необходимо творческое приложение, затем аннотация проекта, т.е. описание сути заявки (кто будет выполнять проект, что получится в результате, сколько денег потребуется)

Источники финансирования

Фандрайзинг может принимать различные формы. Если говорить о наиболее традиционных для сегодняшней России источниках финансирования, то мы увидим, что в первую очередь - это пожертвования, вложения спонсоров, которые приходят от частного и государственного бизнеса. Затем следуют:

проведение целевых / благотворительных мероприятий по сбору средств;

гранты, распределяемые зарубежными фондами (российские пока слишком малочисленны и слабы);

финансирование из бюджета (обычно - из местного, на уровне городских или областных комитетов по культуре, по делам молодежи и т.д.);

создание малых предприятий, кооперативов, акционерных обществ с целью доходов от собственной коммерческой деятельности;

пожертвования частных лиц; доходы от сбора членских взносов.