Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения



Приложения

(формы)

Приложение 1 к п. 2.4.1

 

 

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                               

ОПИСЬ № __________                                                    Наименование должности

дел постоянного хранения                                                руководителя организации

                                    

за _____________ год                                                        Подпись  Расшифровка                       

                                                                                                                   подписи

                                                                                             Дата

 

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п Индекс дела Заголовок дела   Крайние даты Кол-во листов Примечание
1 2 3 4 5 6
             

 

В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,

                                                                                                      (цифрами и прописью)                                  

с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:

 

литерные номера: _________________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________________

 

 

Наименование должности             

составителя описи                                             Подпись                          Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива                                         Подпись                          Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

CОГЛАСОВАНО                                                            CОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК архивного учреждения              Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от_____________№_______                                       от_________________№__________

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

 

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 2 к 2.4.1

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                                                   

ОПИСЬ № __________                                                     Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) хранения                        руководителя организации

                                        

за _____________ год                                                         Подпись  Расшифровка                       

                                                                                                                    подписи

                                                                                             Дата

 

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п Индекс дела Заголовок дела   Крайние даты Срок хранения Кол-во листов Примечание
1 2 3 4 5 6 7
                 

 

       В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,

                                                                                                          (цифрами и прописью)

с №________________________ по №____________________, в том числе:

 

 литерные номера: ___________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

Наименование должности                           Подпись                     Расшифровка подписи

составителя описи                                                                                 

 

Дата

 

Наименование должности

руководителя архива                                   Подпись                      Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ № _______

 

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

 

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

Приложение 3 к п. 2.4.1

 

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                   

ОПИСЬ № __________                                                   Наименование должности

дел по личному составу                                                    руководителя организации

                                        

за _____________ год                                                       Подпись  Расшифровка                       

                                                                                                                  подписи

 Дата

 

 

Название раздела

№ п/п Индекс дела Заголовок дела   Крайние даты Кол-во листов   Примечание
1 2 3 4 5 6
             

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,

                                         (цифрами и прописью)

с № _________________ по № _______________, в том числе:

 

литерные номера: ___________________________________________________________________

 

пропущенные номера: ________________________________________________________________

 

 

Наименование должности                      Подпись                          Расшифровка подписи

составителя описи

 

Дата

 

Начальник службы кадров                    Подпись                          Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)                                                                          

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                                         СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации                               Протокол ЭПК

                                                                                        архивного учреждения

от __________ № __________                                      от ______________ № __________

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 4 к п. 2.4.1

 

Наименование организации

А К Т                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

_________№_________                                                                   Наименование должности

____________________                                                                   руководителя организации

  (место составления)

о выделении к уничтожению                                                         Подпись           Расшифровка

документов, не подлежащих                                                                                          подписи

хранению                                                                                           Дата

 

 

На основании________________________________________________________________________

                                    (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

___________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________________________________

                                                                                                                         (название фонда)

 

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов   Крайние даты   Номера описей   Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения и номера статей по перечню   Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8
               
               
               
               

 

Итого_______________________________ ед.хр. за __________________________________ годы

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________________

                                                                     (наименование архивного учреждения)

 

(протокол от ______________________ № ____________________)

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                            Подпись                           Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ № ________________

Продолжение приложения 4

 

Документы в количестве _______________________________________________________ ед.хр., 

                                                                            (цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в ____________________________________________________________

                                                                                       (наименование организации)

 

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ №_______

 

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                         Подпись                Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

 

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы                               Подпись       Расшифровка подписи

 

Дата

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению


Приложение 5 к п. 2.4.2

 

_______________________________________________________________________________

(Название государственного архива)

_______________________________________________________________________________

(Название организации)

 

Фонд № _____________

Опись №_____________

______________________________________________________________

(Название описи)

______________________________________________________________

 

_________________________

(Крайние даты)

 

 

Формат А4 (210´297 мм)

 

 

Приложение 6 к п. 6.3.3

лист фонда № ___________________

________________________________________________________________ ________________________          

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд)  (Дата первого поступления        

                                                                                                                                         документов фонда)                   

 

 

Крайние даты каждого названия фонда Название фонда
1 2
   

 

 

Учет неописанных документов

   

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)
Дата записи Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы   Кол-во ед.хр. Крайние  даты   Кол-во ед.хр. Крайние  даты Всего ед.хр.
1 2 3 4 5 6 7
               

Форма листа фонда

Продолжение приложения 6

 

 

Учет описанных документов

 

Дата
записи

 

Номер
описи
дел

Крайние даты
дел описи

   

Выбытие

Наличие (остаток)

 
    Название описи или аннотация документов Поиступило дел   Дел   Основание выбытия (название, дата, № документа)

В том числе

по описям,

утвержденным ЭПК

 

ед.хр. крайние

        даты

 

    ед.хр В том числе       постоянного хранения                        по л/с                   из них по описям,                                      утвержденным ЭПК ед.хр. крайние                                                                           даты    ед.хр.    крайние                                     даты Микрофильмировано дел постоянного хранения
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  11 12      13           14        15        16    17
                       

 

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма листа фонда



Приложение 7 к п. 3.4.6

 

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   ____________ № ___________ __________________________       (место составления)   На ______________ год     УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации   Подпись               Расшифровка                               подписи Дата

 

Индекс дела   Заголовок дела   Кол-во ед.хр.   Срок хранения и № статей по перечню   Примечание
1 2 3 4 5

Название раздела

         

 

 

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации                                     Подпись                     Расшифровка

                                                                                                                            подписи

 

Дата

 

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________ № _______________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ____________ № _______________  

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

 

Продолжение приложения 7

 

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________________ году в организации

 

  По срокам хранения   Всего

 

В том числе:

    переходящих с отметкой “ЭПК”
1 2 3 4
Постоянного      
Временного (свыше 10 лет)      
Временного (до 10 лет включительно)      
ИТОГО:      

 

 

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                                                    Подпись                           Расшифровка подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности, передавшего

сведения                                                           Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

 

 

Приложение 8 к п. 3.4.6

Наименование организации   Наименование структурного подразделения   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________ № ___________   ______________________________        (место составления)   На                                   год[1]

 

 

Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок хранения и № статей по перечню   Примечание
1 2 3 4 5

Название раздела          

         

 

Наименование должности руководителя        

структурного подразделения                                     Подпись                  Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО[2]

Протокол ЭК структурного подразделения 

от ______________ № _________________                                    

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                               Подпись                  Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма номенклатуры дел

Приложение 9 к п. 3.6.16

 

Лист-заверитель дела № ________

 

 

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,

                                                                                                  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________________________;

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

 

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
     

 

 

Наименование должности

работника                                                             Подпись                Расшифровка подписи

 

 

Дата

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма листа-заверителя дела

Приложение 10 к п. 3.6.17

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. № _____________________

 

 

№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед.хр. Примечание
1 2 3 4 5 6
           

Итого ______________________________________________________________ документов.

                                                  (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                                                                                             (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись                            

документов дела                                                 Подпись                         Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А4 (210×297 мм)

Приложение 11 к п. 3.6.18

 

                                                                                                                      Код гос.архива__________

                                                                                                                      Код организации _______

 

  _______________________________________________________________   Ф. № _____________  
  _______________________________________________________________ Оп. № ____________  
  _______________________________________________________________ Д. № _____________  

 

_______________________________________________________________

                       (Наименование архивного учреждения)

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

       (Наименование организации и структурного подразделения)

 

ДЕЛО № _____ том № ____

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

_____________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

                                                                                                                    На _________ листах

                                                                                                                    Хранить _____________

 

Ф. № ________ Оп. № _______ Д. № ________
 

Формат А4 (210×297 мм)

 

Форма обложки дела

Приложение 12 к п. 3.7.2

 

_____________________________________________________________________________________________________

(Наименование организации)

 

_____________________________________________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

 

                                                       УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности руководителя

                                                                            структурного подразделения

                                                                               

                                                                                         Подпись                  Расшифровка

                                                                                                                         подписи

                                    Дата

 

ОПИСЬ №

_____________________________________________________________________________________

 

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов   Срок хранения Примечание
1 2 3 4 5 6[3] 7

Название раздела

             
             
             
             
             
             

 

В данную опись внесено ________________________________ ед.хр. с № ____________________

                                                                  (цифрами и прописью)

по № _______________________, в том числе:

 

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                                       Подпись                               Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                                                       СОГЛАСОВАНО[4]

Наименование должности руководителя                                 Протокол ЭК структурного

службы ДОУ                                                                              подразделения

 

Подпись                 Расшифровка подписи                          от ______________ № _____

 

Дата

П риложение 13 к п.3.7.17

 

 

Передал _______________________________________________________________________ ед. хр.

                                                                                  (цифрами и прописью)

 

и ____________________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам[5]

                 (цифрами и прописью)

 

Наименование должности сотрудника                   

структурного подразделения                                   Подпись                      Расшифровка подписи

 

Дата

 

Принял _________________________________ ед.хр. и ___________________________________

                      (цифрами и прописью)                                                                 (цифрами и прописью)

 

регистрационно-контрольных картотек к документам.

 

 

Наименование должности работника

архива организации                                               Подпись                     Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А4 (210´297 мм)

 

Приложение 14 к п. 3.7.18

_____________________________________________________________________________________

(Название государственного архива[6])

 

 

_____________________________________________________________________________________

(Название фонда)

 

Фонд № ___________________

ОПИСЬ № ________________

_____________________________________________________________________________________

(Название описи)

 

Крайние даты документов _________________________

Формат А4 (210×297 мм)

Приложение 15 к п. 4.4.3.3

Наименование организации

 

Карточка постеллажного

Топографического указателя

Стеллаж № _________________                           хранилище № _______________

 

 

Шкаф № Полка № Фонд № Опись № (н/д) Дела с № _______________ по № __________________   Примечание
1 2 3 4 5 6
             

 

 

Формат А6 (148×105 мм)

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)

 

1 2 3 4 5 6
             

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)

 

Приложение 16 к п. 4.4.3.4

Наименование организации

 

Карточка пофондового

Топографического указателя

Фонд № _________________                                             хранилище № _______________

 

 

Название фонда ______________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________________________

 

 

Опись № Дела с № _______ по № __________   Стеллаж № Шкаф № Полка № Примечание
1 2 3 4 5 6
             

 

 

Формат А4 (210×297 мм)

 

 

Примерная форма карточки пофондового

Топографического указателя

Приложение 17 к п. 4.5.3

 

Наименование организации

Название архива

                                                                                                      Разрешаю  выдачу дел

З А К А З (ТРЕБОВАНИЕ)                                                       Руководитель архива

                                                                                                      (зав. читальным залом)

____________ № ___________                                                  Подпись            Расшифровка

__________________________                                                                                  подписи

    (место составления)                                                                               Дата

на выдачу документов

 

_____________________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)

_____________________________________________________________________________________

(тема исследования)

 

Фонд № Опись № Ед.хр. № Заголовок ед.хр. Расписка пользователя в получении Расписка сотрудника читального зала в приеме
1 2 3 4 5 6
             

 

Формат А5 (148´210 мм)

 

 

Форма заказа на выдачу дел

(лицевая сторона)

1 2 3 4 5 6
           

Подпись исследователя

 

Формат А5 (148´210 мм)

Форма заказа на выдачу дел

(оборотная сторона)

Приложение 18 к п. 4.5.3

Наименование организации

 

  А К Т

 

______________ № _________

__________________________

   (место составления)

о выдаче дел во временное пользование

__________________________

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

 

Основание_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела ____________________________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда № _______________________________________

                                                                                                              (название фонда)

 

№ п/п Опись № Ед.хр. № Заголовок ед.хр. Крайние даты Количество листов (время звучания, метраж) Примечание
1 2 3 4 5 6 7
               

 

Всего выдается ________________________________________________________________ ед.хр.,

                                                                                         (цифрами и прописью)

срок возвращения _______________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

 

Наименование должности                                                                   Наименование должности

руководителя организации,                                                                 руководителя организации-

выдающего дела                                                                                    получателя

 

Подпись            Расшифровка                                                         Подпись    Расшифровка

                           подписи                                                                                          подписи

Дата                                                                                                   Дата

 

Гербовая печать организации                                                             Гербовая печать организации

Продолжение приложения 18

 

Выдал дела по поручению руководства __________________________________________________

                                                                                                                  (наименование организации)

 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)                                      Подпись                                      Расшифровка

                                                                                                                                         подписи

Дата

 

 

Принял дела по поручению руководства _________________________________________________

                                                                                                               (наименование организации) 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)                                       Подпись                                      Расшифровка

                                                                                                                                          подписи

Дата

 

 

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)                                       Подпись                                      Расшифровка

                                                                                                                                          подписи

Дата

 

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

 

Руководитель архива



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2019-05-20; просмотров: 298; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 54.224.70.148 (0.366 с.)