Организации, хранящей документы отраслевого фонда

_________________________________________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20_______ года

 

1. Сведения о хранилищах                                                                                                                                                          3. Кадры   

Код строки	Количество хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)		Код строки	Количество штатных работников
А	1	2	3		А	1
101					301

2. Сведения о документах

Показатели	Код	Кол-во	Крайние даты		Количество	Объем записанной	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
	строки	ед. хр.	начальная	конечная	баз данных	информации (Мбайт)	Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
А	Б	1	2	3	4	5	Отопление: центральное, печное, отсутствует.
Научно-техническая документация	201				—	—	Стеллажи: металлические, деревянные, комбиниро-                ванные; нет.
Фотодокументы	202				—	—	Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.
Документы на машинных носителях	203						Сигнализация: пожарная: есть, нет;                     охранная: есть, нет.
Другие документы	204				—	—	Читальный зал: есть, нет.

Примечание: В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов)                Температурно-влажностный режим: соблюдается,

                         без учета копий и отпечатанных позитивов.                                                                                              не соблюдается.

 

   “__________” _______________ 20________г.

 

Руководитель организации, предприятия ___________________________                                                             Расшифровка

                    (подпись)                                                                                          подписи_________________

                                                                                                                                                                                                       Формат А3 (297´420 мм)

Фамилия и телефон исполнителя

Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда

Приложение 31 к п. 6.3.5

Учетная карточка единицы учета

Электронных документов (ЭД)

Фонд № __________       Опись №____________ Ед. учета _______________

 

Наименование организации/подразделения, от которых поступили документы	Заголовок единицы учета	№ единиц хранения	Отметка о наличии копий ЭД	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем (Мбайт)	Количество записей для БД	Дата  создания
Срок хранения	Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)	Примечание		Подпись лица, внесшего запись

 

Формат А5 (148´210 мм)

 

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)

 

Вид работы (перезапись, миграции)	№ акта миграций и перезаписи	Дата	Новый формат	Объем (Мбайт)	Вид носителя	№ единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

 

 

Формат А5 (148´210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(оборотная сторона)

Приложение 32 к п. 6.3.5

 

Наименование организации                                                        УТВЕРЖДАЮ

             А К Т                                                                           Наименование должности

                                                                                        руководителя организации

 

____________ №___________                                                     Подпись            Расшифровка

                                                                                                                         подписи

_________________________                                                      Дата

(место составления)

о миграции и перезаписи

электронных документов

Фонд № ___________________________________________________________________

(название фонда)

 

 

Опись №	Единица учета №
1	2

 

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:

Формат _________________________________________________

Объем (Мбайт)___________________________________________

Количество и № ед.хр. ____________________________________

 

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:

Формат _________________________________________________

Объем (Мбайт) _________________________________________

Количество и № ед.хр. ____________________________________

Работу выполнили:

 

                Должность                                    Подпись                               Расшифровка подписи

 

             Должность                                    Подпись                              Расшифровка подписи

 

Работу принял руководитель архива          

                                                                         Подпись                              Расшифровка подписи

Дата

 

Изменения в учетные документы внесли:

 

                Должность                                 Подпись                              Расшифровка подписи

 

                Должность                                 Подпись                              Расшифровка подписи

Дата

 

Формат А4 (210´297 мм)

 

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложение 33 к п. 6.3.5