Настройка формы в режиме конструктора

В режиме конструктора используются следующие способы настройки формы.

 

Источник записей. Смена таблиц или запросов, на основе которых создаются формы.

Контроль за действиями пользователей и помощь им. Существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой.

Окно формы. Имеется возможность добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, контекстные меню и другие элементы окна формы.

Разделы. В форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати.

Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.

 

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют иерархической формой.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим».

Например, можно создать форму с подчиненной формой для вывода данных из таблицы «Сделки» и из таблицы «Содержание Сделки» (рис. 4.19). Данные в таблице «Сделки» находятся на стороне «один» отношения. Данные в таблице «СодержаниеСдел-ки» находятся на стороне «многие» отношения — в одной сделке может быть продано несколько товаров.

1 – в главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2 – в подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.

 

Рис. 4.19. Форма с подчиненной формой

Так, например, когда главная форма отображает сделку номер 250, подчиненная форма отображает только те товары, которые участвовали в этой сделке.

При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при вводе данных в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

 

Создание подчиненной формы и добавление ее в другую форму основано на следующей методике.

1. Открыть в режиме конструктора форму, в которую нужно добавить подчиненную форму.

2. Убедиться, что кнопка «Мастер » на панели элементов нажата.

3. Нажать кнопку «Подчиненная форма/отчет» на панели элементов.

4. В форме щелкнуть место, в которое следует поместить подчиненную форму.

5. Следовать инструкциям в диалоговых окнах мастера.

6. После нажатия кнопки «Готово» MS Access добавит элемент управления подчиненной формы в форму. Будет также создана отдельная форма для подчиненной формы.

Примечание. Имеется возможность одновременно создавать форму с подчиненной формой (Формы→Создать→Мастер форм → В первом диалоговом окне «Создание форм» выбрать необходимые поля из связанных отношением «один-ко-многим» таблиц, далее следовать инструкциям в диалоговых окнах мастера).

 

Общие сведения об отчетах

 

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом (например, отображение итоговых значений на диаграмме, группировка записей по категориям, расчет итоговых значений).

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчета.

 

Создание отчета

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Так, например, мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов — создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. Пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

 

Настройка отчета

Можно настроить отчет следующими способами.

Источник записей. Изменить таблицы или запрос, на котором основан отчет.

Сортировка и группировка данных. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

Окно отчета. Можно добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, изменить текст заголовка и другие элементы окна отчета.

Разделы. Можно добавить, удалить, скрыть или изменить размер подписи, примечания и области данных отчета. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид отчета на экране и при печати.

Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.