MS Access. «Организация работы с данными»

Попробуем вести учет сдачи предметных зачетов учениками вашей школы. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных учеников, а другая содержать информацию о зачетах.

Запустите MS Access 2003.

Создайте новую базу данных под именем Школа.

Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними.

Создание таблиц. Таблица – Анкета

Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):

• ФИО (текстовый)

• Класс (текстовый)

• Год рождения (числовой)

• Адрес (текстовый)

• Телефон (текстовый, создайте маску ввода, аналогично ранее изученному способу)

 

Определите ключевым полем ФИО. Для этого, выделив в режиме конструктора поле ФИО, вызовите контекстное меню и выберите команду Ключевое поле или выполните команду Правка – Ключевое поле.

Сохраните таблицу под именем Анкета

Таблица – Ведомость

Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):

• ФИО (текстовый)

• Зачет № 1 (числовой)

• Зачет № 2 (числовой)

• Зачет № 3 (числовой)

Определите ключевым полем ФИО..

 

Установка связей между таблицами

Находясь в окне Базы данных, выполните команду Сервис – Схема данных.

В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать.

 

В окне Добавление таблицы поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите для каждой из них, кнопку Добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.

Для установки связей переместите мышью поле ФИО из схемы таблицы Анкета на место поля ФИО таблицы Информатика_Зачеты.Нажмите кнопку Создать. В окне диалога Схема данных установленные связи отображаются графически. Для редактирования связей достаточно двойного щелчка мыши по линии, изображающей связь (рис.2).

Закройте окно диалога Схема данных, ответив Да на вопрос о сохранении макета Схемы данных.

Откройте таблицу Анкета и заполните данными на нескольких учащихся. Примерный вид таблицы на рисунке 3.

Сохраните таблицу и закройте ее.

Создание связанной формы

В окне базы данных выберите вкладку Формы.

В раскрытом окне выберите режим Создание формы с помощью мастера.

Выберите в открывшемся окне из Таблица: Анкета следующие поля: ФИО, Класс, а из таблицы: Информатика_Зачеты: Зачет №1, Зачет №2, Зачет №3. Нажмите кнопку Далее.

Определитесь с дизайном формы и нажмите кнопку Далее.

Введите название формы Зачетная ведомость по информатике и нажмите кнопку Готово.

Результат связанной формы на рисунке 4.

 

Откройте, не закрывая базу данных, таблицу Анкета и таблицу Информатика_Зачеты. Скопируйте содержимое поля ФИО из одной таблицы в другую.

Откройте Форму Зачетная ведомость по информатике и, пролистав карточки, проставьте некоторым учащимся оценки (не всем).

Закройте форму, предварительно сохранив ее.

Откройте таблицу Информатика_Зачеты. Обратите внимание, что в этой таблице появились только те записи в которых есть результаты.

Применение фильтра к сортировке данных

Откройте таблицу Анкета и попробуйте расположить записи в таком порядке, чтобы сначала по алфавиту располагались фамилии всех учащихся 8 а класса, а затем 8 б и 8 в.

Для этого можно использовать фильтр. Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр установите в диалоговом окне Фильтр следующие параметры (рисунок 5): первое поле сортировки – Класс, сортировка «по возрастанию», второе поле сортировки – ФИО, сортировка «по возрастанию». Выполните команду Записи – Применить фильтр.

В этом случае происходит сортировка по первому выбранному полю, т.е. по классу. В том случае, когда в этом поле есть одинаковые значения, сортировка между ними происходит по второму выбранному полю (т.е. по фамилии) и т.д.

MS Access. «Управление данными»

Программа для работы с реляционной базой данных (Реляционная база данных. База данных, хранящая данные в таблицах. Для задания отношений между таблицами в реляционных базах данных используются совпадающие значения из столбцов различных таблиц. Как правило, в реляционных базах данных каждый вид данных содержится только в одном месте.), например Microsoft Office Access 2007, предназначена для создания и работы со сложными списками и предоставляет более мощные средства для ввода, упорядочения, поддержки и получения данных.

Задание: Подготовить базу данных для школьной библиотеки, содержащую составную форму. В качестве исходных таблиц используйте таблицу Читатели с данными об учащихся и таблицу Абонемент с данными о книжном фонде.

Ранее мы уже создавали таблицу, содержащие сведения об учащихся. Нет смысла вновь составлять такую же, если для новой базы данных можно использовать готовую (скопировать из имеющейся).

Копирование таблиц

Для этого:

Откройте базу данных сведений об учащихся, созданную ранее (таблица Анкета в базе данных Школа.mdb)

Выберите объект Таблица. Выделите таблицу Анкета и выполните команду Правка – Копировать или Копировать (контекстное меню).

Закройте базу данных Школа.mdb

Создайте новую базу данных Библиотека.mdb

Выбрав объект Таблица, выполните команду Правка – Вставить. Откроется диалоговое окно Вставка таблицы, в которое нужно ввести то название скопированной таблицы, которое она будет иметь в новой базе данных. Назовите таблицу Читатели. В группе полей выбора Параметры вставки выберите Структура и данные.

Откройте таблицу Читатели.

Убедитесь, что это и есть таблица Анкета, но в новой базе данных и под новым названием.

Создание второй таблицы

Вторая таблица будет содержать сведения о книжном фонде.

Создайте новую таблицу, в режиме конструктора, определив для нее следующие поля:

№ — библиотечный номер, однозначно определяющий издание в фонде библиотеки. Тип поля- числовой.

Автор (текстовый).

Название книги (поле MEMO - чтобы можно было разместить длинные названия книг).

Год издания (числовой).

Определите ключевым поле №.

Сохраните таблицу под именем Абонемент.

Заполните таблицу Абонемент (рис. 1)

Создание таблицы для учета выдачи книг

Для того чтобы можно было вести учет выдачи книг, создайте третью таблицу Учет, в которой будет размещен результат заполнения связанной формы.

Определите следующие поля таблицы:

№ (ключевое);

ФИО читателя (текстовое);

Дата выдачи (Дата\время, маска ввода 00.00.0000)

Закройте таблицу, сохранив ее под именем Учет.

Откройте таблицу Учет и добавьте библиотечные номера из таблицы Абонемент путем копирования поля целиком и вставки в необходимую таблицу (рис. 2).

Установка связей между таблицами

Установите связь между таблицами Абонемент и Учет, связав поля № и № (рис. 3).

Затем установите связь между таблицами Учет и Читатели, связав поля ФИО читателя и ФИО.

Создание составной формы Выберите следующие поля основной формы Таблица:

Абонемент№, Автор, Название книги.

Для подчиненной формы определите поля Таблица:

Учет, ФИО читателя, Дата выдачи.

Введите заголовок формы Учет книжного фонда.

В готовую форму остается вносить фамилию читателя и дату выдачи книги.

Откройте Форму Учет книжного фонда в режиме конструктора и добавьте надпись в поле Заголовок формы (рис. 4).

Управление данными

Дальнейшая работа заключается в том, чтобы вносить ФИО читателя и дату при выдаче каждой книги и удалять эти сведения, когда читатель сдает книгу.

Откройте таблицу Учет и проверьте, как отображены в ней данные, внесенные в форму.

Вернитесь к форме Учет книжного фонда. Внесите изменения (Кто-то сдал книгу, кто-то взял). Имейте в виду, что один человек может взять одновременно несколько книг.

Закройте форму.

Проверьте данные таблицы Учет (рис. 5).

Задания для тренировки

Введите в форму фамилию и имя вновь прибывшего читателя (читателя, которого нет в списках таблицы Читатели). Закройте форму. Откройте таблицу Читатели и оцените результат. Введите все недостающие данные по этому читателю