Сортировка данных в MS Excel

Сортировка данных

Заполните столбцы «Наименование», «Кол-во» и «Цена» по своему усмотрению.;

Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых размещены суммы

Отсортируйте записи по алфавиту(Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка))

Выполните команду Данные - Сортировка..., выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащих сортировке), и установите переключатель в положение «По возрастанию».Бывает:

От минимального к максимальному

Наоборот

Ячейки с выделенным цветом, Шрифтом, Размером

 

 

MS Access. Основные приемы работы с данным

 

Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных.

Создай таблицы с помощью Мастера. Запусти MS Access. нажмите кнопку Таблицы - Создание таблицы с помощью мастера - в шаблонах выбрать, что нужно.

Таблица создана. В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков таблицы.

Можно редактировать, изменять заголовки полей, если они не подходят.

Заполнение таблицы

В процессе создания таблицы, вы встретились с понятием ключа.

Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) – одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы. 1 поле в таблице - это поле – счетчик, т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.

2 режима таблиц:

режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;

режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.

 

Маска ввода — это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того, Microsoft Access 2003 не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.

 

Для того, чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав команду Конструктор меню Вид или при помощи кнопки панели инструментов.

Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

 

Зададим маску ввода для полей ДомашнийТелефон и СотовыйТелефон. Установите текстовый курсор в имя поля Домашний телефон в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создайте шаблон в окне Создание масок ввода щелкните Cписок введите в поле Описание – Номер телефона, Маска ввода – 0 00 00, Образцы данных – 2-66-34 и щелкните по кнопке Вперед на 1 запись. Создайте маску ввода для номера сотового телефона: Описание – Номер телефона, Маска ввода – 000-000-00-00, Образец данных – 902-275-78-33 щелчок по и Закрыть.

Вводя информацию, не забудь изменить ширину столбцов таблицы по аналогии с электронными таблицами.

MS Access. «Организация поиска. Создание и применение фильтра»

Задание 1

Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. Выберите объект Формы и откройте Анкета.

Предположим, что в вашей базе данных накопилось довольно много адресатов и необходимо найти одного из них. Вы точно помните имя, остальная информация для вас довольно расплывчата. Возможно, увидев фамилию или адрес, вы вспомните тот ли этот человек или нет. Как быть?

Можно пролистать все записи и искать нужного адресата, но представьте, что у вас накопилось порядка сотни записей, а если больше? То поиск займет много времени.

Средствами MS Access 2003 можно организовать поиск наиболее эффективнее.

Установите курсор в поле Имя.

Выполните команду Найти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Если открывшееся окно диалога Поиск и замена загораживает форму, обязательно "отодвиньте" его, чтобы можно было прочитать данные формы.

В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях (Василиса). Нажмите кнопку Найти далее.

В вашей форме, расположенной "под" окном Поиска и замены, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.

Если вы нашли своего адресата, окно диалога Поиск и замена можно закрыть.

Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля Поиск в:, выбрав из списка.

Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:

1) С любой частью поля — совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца "Ира" будут найдены "Кира" и "Ираида".

2) Поля целиком — будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.

3) С начала поля — ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца "Ира" будет найдена "Ираида", но не "Кира".

Также существует возможность определить направление поиска в поле Просмотр:

1) Вверх — от текущей записи к первой.

2) Вниз — от текущей записи к последней.

Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце "Ира" не будут обнаружены "ира" или "ИРА".

Определите, кто вам звонил, если на вашем телефонном определителе номера остался номер телефона звонившего.

Задание 2

Способ, рассмотренный в Задании 1, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

Представьте Форму в режиме Таблицы.

Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр

В верхней части окна Фильтр выводится список полей таблицы Адреса. В нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.

Укажите в поле Имя, для которого задается условие отбора из списка:

• Его можно перетащить мышью из списка полей в первую ячейку первой строки бланка фильтра;

• Можно дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;

• Щелкнуть мышью в первой ячейке бланка фильтра и выбрать поле в раскрывающимся списке.

Введите условие отбора для включенного в бланк поля. То есть введите образец совпадения (Василиса).

Далее созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого выполните команду Записи – Применить фильтр или нажмите кнопку на панели инструментов. Результатом явится список всех людей, имеющих заданное имя. Когда такой список перед глазами намного проще разобраться, кто есть кто.

Если хотите вновь увидеть список всех адресатов, то вновь нажмите кнопку

Если же вы вновь хотите применить тот же самый фильтр, то нет необх-сти вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку. В выражениях для условий отбора допускается использование операторов шаблона.

Приведем некоторые символы шаблона.

Звездочка (*) — заменяет любую группу любых символов; может быть первым или последним символом в шаблоне. Знак вопроса (?) — заменяет любой один символ. Если иметь в качестве условия "М?ша", то будут отобраны и "Миша", и "Маша".

Знак номера (#) - заменяет любую одну цифру. Задав условие "1#3", найдете "103", "113", "123"...

Используя фильтр, получите список всех адресатов, у которых номер телефона начинается на три одинаковые цифры, например, 905