Начинайте с описания ваших будущих побед.

 

Задача следующего этапа планирования состоит в построении пути к достижениям ближайшего года (полугодия). Команда разделяется на подгруппы. Каждая подгруппа обсуждает одно из определенных ранее стратегических направлений и решает, каких конкретно целей нужно достичь через 12 (6) месяцев.

Вернувшись к работе с настоящим, они описывают контрольные точки (вехи), промежуточные достижения, которые должны случиться в течение каждого квартала для того, чтобы достичь годовых (полугодовых) целей. Необходимо описывать эти достижения на особом языке: точно, конкретно, с возможностью оценки, с указанием определенных сроков. Такие конкретные точки располагаются на линии времени - календарном графике. После этого уже вся команда проверяет, действительно ли это то, чего можно достичь к указанному сроку.

Подгруппы описывают события и достижения первого квартала и строят планы действий на календарном графике, показывая их всей группе. Вся команда корректирует каждый план для того, чтобы избежать конфликтов и накладок. В заключении все графики проверяются, приводятся в соответствие с общим направлением развития организации, намечаются меры по взаимной поддержке в процессе реализации планов.

В конце обсуждения материалы встречи подготавливаются, а затем и оформляются в легко читаемом виде, включающем не только результаты мозгового штурма, но и групповой анализ, групповые решения.

Этим этапом завершается встреча по планированию.

Ниже располагаются примеры планов, в которых можно отразить результаты работы группы: мероприятия, проводя которые организация достигает свои цели.

ПЕРСПЕКТИВНЫЙПЛАН работы организации составляется на год. В перспективном плане указываются: основные дела организации, время проведения, кому поручается, отметка о выполнении.

 

№

Основное дело

Ответственный

Дата проведения

Отметка о выполнении

 

Перспективный план имеет несколько приложений:

- план заседаний Совета организации

- план работы клубов, кружков, секций, пресс-центра

 

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН удобен для текущей работы (на четверть, месяц). Составляется на основе перспективного.

Направление работы	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
Учебный сектор
Спортивный сектор
Пресс-центр
Творческий сектор
Подшефный сектор

Календарный план составляется на четверть на основе перспективного. Включает в себя те же разделы, что и перспективный.

 

ПЛАН – СЕТКА составляется на месяц с указанием дня, числа и времени проведения мероприятия.

План-сетка имеет целый ряд преимуществ: дает возможность последовательно представить все дела организации. План-сетка показывает и относительно свободные дни для проведения незапланированных дел.

Для каждого дела составляется план дела. Например, для лагерного сбора.

Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье

СТРЕЛКА ПЛАНИРОВАНИЯ

 

1. Как это ни банально, начинать надо с названия проекта. Таким образом, мы поставим себе цель, а в будущем это поможет сориентироваться тем, кто не сможет не опоздать, и тебе самому, если на планирование уйдет больше одного захода. Возьмем для примера составление плана выпускного в твоей школе.

2. Находясь на следующей ступени, важно определить чего же мы собственно хотим, точнее, каким мы хотим видеть результат исполнения проекта, к планированию которого мы только приступаем – то есть, сформулировать видение. Надо во всех деталях описать, каким станет предмет планирования, после того, как план будет приведен в исполнение. Самая подходящая формулировка – это описание ситуации после осуществления проекта, скажем:

«Выпускной стал запоминающимся событием, настоящим праздником. Все прекрасно провели время и отдохнули».

3. Теперь, имея четко сформулированные видение и достоинства проекта, можно приступать к расписыванию целей предстоящей работы. На этом этапе важно определить ее общие направления. Цели не должны быть очень конкретными, их задача – описывать «конечные точки» нашего плана. Речи о конкретных подробностях выполнения пока не идет. Это делается для того, чтобы, думая об общем, ничего не упустить – как в оглавлении книги:

- организовать хорошее шоу

- обеспечить безопасность

- решить вопросы с музыкой

- хорошо поесть

- …

4. Теперь обговорив общие цели, самое время начать их конкретизировать. Поле «задачи» и предназначено для того, чтобы в нем конкретно расписать все составляющие каждого из пунктов предыдущего поля. Разница будет в том, что теперь от нас потребуется определить действия, необходимые для выполнения поставленных целей. Как ты понимаешь, количество идей растет, так что мы попробуем расписать лишь по несколько задач для первых двух целей.

К примеру, для организации шоу необходимо:

- составить подробный сценарий

- найти ведущих

- пригласить какую-нибудь знаменитость

- прикинуть бюджет

- …

5. А теперь на время прервем наметившееся развитие событий и задумаемся об обстановке, в которой нам придется работать. В первую очередь речь пойдет о наших ресурсах, то есть, о том, что уже есть в нашем распоряжении. Это исключительно важно, чтобы потом не делать лишнего. Например, если потребуется пойти зачем-либо к директору крупной фирмы, надо буде сначала договориться о встрече, основательно подготовиться к разговору и перепробовать массу различных уловок, чтобы добиться от него того, что вам нужно. Если же в вашей группе есть человек, который с этим директором на дружеской ноге, потребуется один звонок. Такой человек один из ваших ресурсов. В качестве ресурсов могут также выступать время, добровольные помощники, финансовые ресурсы и т.п. В нашем примере ими являются:

- время

- Петя – сын завуча

- Маша знакома с солистом популярной группы

- …

6. Пока не возвращаясь в центр стрелки, заметим, что некоторые аспекты проекта просто обязательно должны быть обеспечены. Выпишем их в поля «критические факторы успеха», чтобы потом всегда держать их на виду. Это вещи, без которых проект не сработает; то, что важно настолько же, насколько человеку – любой из его органов. Среди критических факторов успеха могут быть согласие властей, наличие некоторого минимума людей, денег и т.д. Вернувшись к задачам, мы должны будем учесть все упомянутое в этих полях. Например:

- родительские деньги

- координаторы - ответственные по основным направлениям

- не менее месяца на подготовку

7. Рядом есть и поле «препятствия». Запишем в него то, что может стать препятствием для всего проекта в том виде, в каком мы его выбрали. Это позволит сэкономить время и быстрее переформулировать постановку задачи так, чтобы проблема, о которой идет речь, перестала иметь отношение к делу или нашла бы решение. Скажем, против стихийного бедствия уж точно не попрешь …. Не стоит тут дублировать вещи, упомянутые среди факторов успеха:

- не желание директора разрешить проведение дискотеки

- запрет на шампанское

- …

8. Теперь, если необходимо, дополним задачи и, наконец, учитывая ресурсы, факторы успеха, препятствия и всю остальную имеющуюся у нас информацию, перейдем к последнему полю «задания». Оно является самым главным. В нем по очереди берется каждый пункт задач и рассматриваются все необходимые шаги для их выполнения. Здесь же на выполнение каждого шага назначается время и человек, за него отвечающий. Возьмем для примера «пригласить знаменитость»:

- попросить у Маши телефон знаменитости / Вася 15 марта 18:00

- позвонить знаменитости и предложить участие / Вася 15 марта 18:30

- узнать ответ и обговорить финансовую сторону / Вася 15 марта 18:30

- окончательно договориться и назначить последний звонок / Вася 20 марта

В примере не случайно один и тот же Вася отвечает за все шаги. Это связано с самой процедурой заполнения графы заданий. Она такова:

Поле «задания» представляет из себя ни что иное, как таблицу для детального планирования. Таблица включает в себя графы «что», «кто» и «когда». Ведущий проводит «мозговой штурм» того, что необходимо сделать, и записывает идеи в графу «что»; а люди, записавшиеся в таблицу, автоматически становятся ответственными за выполнение той или иной задачи, для каждой из которых они расписывают детальный порядок действий. Это означает, что каждый участник собрания должен подойти к стрелке и записаться в план.

Ну что ж! Стрелка заполнена! А теперь оглянемся назад и посмотрим на полную картину…

Что же получается? Во-первых, мы имеем набор элементарных заданий, которые по силам выполнить одному человеку из нашей команды. Каждый набор заданий ведет к выполнению какой-то одной задачи, потому что просто был из нее выведен. Реализация всех задач (уже обеспеченная) гарантирует выполнение поставленных целей. И, наконец, эти цели, набранные по сути дела из нашей казавшейся не реальной мечты, записанной как «видение», просто автоматически гарантируют ее исполнение.

 

СЛЕДУЙТЕ ДАЛЬШЕ