Тема 8. Виды внешнеторговой документации

1. Внешнеторговая документация, оформляющая исполнение коммерческой сделки

2. Коммерческие документы

3. Документы по платежно-банковским операциям

4. Страховые документы

5. Транспортные документы

6. Транспортно-экспедиторские документы

7. Таможенные документы

8. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов

1.

Документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения через таможню, — принято называть внешнеторговыми.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:

1) коммерческие;

2) по платежно-банковским операциям;

3) страховые;

4) транспортные и отгрузочные;

5) транспортно-экспедиторские;

6) таможенные.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта на­значения, называют товаросопроводительными. К ним обычно относятся до­кументы, входящие в группы коммерческих, транспортных и таможенных. До­кументы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называются отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами являются наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополу­чателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер контракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, транса, грузовой спецификации; наименование и описание това­ра, его количество (число мест, вес нетто и брутто); вид упаковки и маркировки.

Поставку товара непосредственно от его изготовителя к зарубежному покупа­телю на первом этапе документооборота сопровождают документы, которые должны обеспечить производство этого экспортного товара. В определенной степени их также можно отнести к внешнеторговой документации, однако виды, количество, характер этих документов определяются правилами внутреннего управления, принятыми той или иной фирмой и системой ее национального за­конодательства в области документации. К таким документам могут относиться инструкция по изготовлению экспортного товара; поручение на покупку изделий и материалов, необходимых для производства товара; инструкции по упаковке; заказ-наряды на внутреннюю транспортировку товара и вывоз продукции со склада и др.

2.

Эта группа документов дает стоимостную, качественную и количественную характеристики товаров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а по­купатель против них производит оплату.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содер­жится требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете указываются цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки; сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях СИФ). Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-фактура, счет- спецификация, предварительный счет, проформа-счет.

Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем. Он совмещает два документа — документ, указывающий сумму причитающегося за товар платежа, и накладную, направляемую при товаре. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или прилагаются к нему.

Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда его называют специфицированным счетом.

Предварительный счет подтверждает произведенные экспертом поставки, но не всегда является требованием к оплате. Часто он выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных по­ставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.

Проформа-счет представляет собой документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным докумен­том, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Не вы­полняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вме­сте с тем выполняет все остальные функции счета. Если проформа-счет содер­жит указание о цене каждого вида или сорта товара, ее называют специфициро­ванной проформой-счетом. Проформа-счет может быть выписана на отгружен­ный, но еще не проданный товар или наоборот. Этот счет выписывается чаще всего при поставках товаров на консигнацию, на выставки, ярмарки, аукционы. Он может служить также сметой, по которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который хочет купить, с порядком расчета и оп­ределить размер расходов.

К числу документов, дающих количественную характеристику товара или партии товаров, относятся спецификация, техническая документация, упаковоч­ный лист.

Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и тех­нических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней отно­сят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуа­тации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходимой технической до­кументации содержится обычно в стандартных или технических условиях, яв­ляющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготав­ливается на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупа­теля. На товары серийного производства она должна изготавливаться обязатель­но типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, на­ходящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, и в нем содержатся данные о количестве товара каждого сорта и номере упаковки (места).

Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состо­ит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.

Он может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ве­домость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указыва­ется номер отгрузочной партии, а в знаменателе — число мест в данной партии. Составляется комплектовочная ведомость предприятием-изготовителем до от­грузки всей партии товара.

К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве по­давленных товаров, можно отнести сертификат качества, гарантийное обяза­тельство, протокол испытаний, разрешение на отгрузку.

Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качество Фактиче­ски поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара опре­деленным стандартам или техническим условием заказа. Сертификат качества выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, но может выдаваться и фирмой-изготовителем.

Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтвер­ждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует ус­ловиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию по­ставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний в заранее установленные день и час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение резуль­татов испытаний с заключением о соответствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их прове­дения. Если в условиях контракта оговорена сдача-приемка товара после его ис­пытаний в стране экспорта, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписывают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведе­ния приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содер­жит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что данный товар может быть отправлен в опреде­ленную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

3.

Инструкция по банковскому переводу — документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в указанной валюте на­званной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка.

Платежное поручение — документ, посредством которого осуществляются банковские переводы и который адресуется одним банком другому. Представля­ет собой приказ банка, адресованный своему корреспонденту, о выплате опреде­ленной сумме по просьбе и за счет перевододателя иностранному получателю.

Инкассовое поручение — документ, посредством которого банку даются инст­рукции или поручения обработать финансовые и коммерческие

документы с целью получения акцепта (или платежа) или предъявить до­кументы на других условиях, которые могут быть в нем указаны.

Извещение об инкассовом платеже — документ, посредством которого банк сообщает о произведенном платеже по инкассо. В нем приводятся подробные данные и методы реализации средств.

Извещение о платеже по товарному аккредитиву — документ, посредством которого банк сообщает о платеже по товарному аккредитиву.

Извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву — до­кумент, посредством которого банк сообщает о принятии документов к оплате

по товарному аккредитиву.

Банковская гарантия — документ, согласно которому банк обязуется выпла­тить оговоренную сумму названной стороне на условиях, указанных в нем.

Заявка на товарный аккредитив — документ, посредством которого банку поручается открыть товарный аккредитив на условиях, указанных в этом доку­менте. Такие заявки отечественные предприятия в расчетах за импортируемые товары оформляют на бланке установленной формы в трех экземплярах.

Товарный аккредитив — документ, в котором банк подтверждает, что он от­крыл товарный аккредитив, по которому бенефициар должен получить платеж, подтверждение или учет тратт в соответствии с определенными условиями и против представления обусловленных документов, а также тратт, если это огово­рено в документе. Аккредитив может быть подтвержденным или не подтвер­жденным другим банком.

Банковская тратта — тратта, выставляемая в пользу третьей стороны, либо одним банком на другой, либо отделением банка на центральное отделение или на другое отделение того же банка.

Переводный вексель — документ, выданный или подписанный в соответствии с применяемым законодательством, содержащий безусловное требование, адре­сованное одним лицом другому лицу, об уплате против предъявления самого до­кумента по требованию или на точно установленную дату, или на другую дату, указываемую самим документом, определенной суммы денег названному в до­кументе лицу, или его приказу, или предъявителю.

Налоговая декларация — документ, в котором импортер приводит от­носящиеся к делу данные, необходимые компетентному органу для взимания на­логов на добавленную стоимость.

4.

Данная документация отражает взаимоотношения между страховщиком и страхователем. Роль страховщика заключается в возмещении убытков, понесен­ных страхователем от несчастного случая, против уплаты страховой премии. К страховым документам относятся:

Страховой полис — документ, выдаваемый страховщиком, подтверждающий договор страхования и содержащий условия заключенного до-говора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре.

Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии. Страховые полисы бывают разных видов и наименований в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска. Генераль­ный полис представляет собой договор длительного характера между страховате­лем и страховщиком. Рейсовый страховой полис страхует объект страхования на определенный период. По смешанному полису объект страхуется как на опреде­ленный рейс, так и на определенный срок. Все эти документы оформляются на бланках страхового общества.

Страховой сертификат — документ, выдаваемый страховым обществом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено п что был выдан полис. Такой сертификат на конкретный груз используется в основном в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального или невалютированного полиса; по требованию страхователя он может обмени­ваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство при­знает в качестве документа страхования только страховой полис. Документ не обладает правовыми качествами и поэтому считается менее значимым, чем по­лис, тем не менее он подтверждает получение страховой защиты.

Страховое объявление (бордеро) — документ, используемый в случае, когда страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования, заключенный между сторонами.

Ковернот — документ, выдаваемый страховщиком для извещения страхова­теля о том. что его инструкции по страхованию выполнены, или для удостовере­ния, совершенного агентом страхования в пользу страхователя. Ковернот не яв­ляется страховым полисом, это документ, на основе которого страховщик в дальнейшем обязан выдать должным образом оформленный генеральный или специальный полис на условиях ковернота. В условиях ковернота обычно ука­зывается максимальный предел ответственности страховщика за судно и ого­ворка о местонахождении груза.

Счет страховщика — документ, который выдает страховщик с указанием суммы произведенного страхования и требованием оплаты этой суммы.

5.

Подготовив экспортный товар к отправке покупателю, продавец должен на­править его своему партнеру, соблюдая при этом инструкции, которые они ого­ворили в контракте по поводу процедуры отгрузки. При этом также использует­ся ряд документов:

• извещение о готовности товара к отгрузке уведомляет покупателя о том. что заказанные товары изготовлены и готовы к отправке;

• заявка на фрахтование, отправляемая поставщиком перевозчику для ре­зервирования места с указанием желательного средства транспорта, время от­правки и т. д.;

• отгрузочная инструкция содержит подробные сведения о грузе и тре­бованиях эксперта в связи с его перевозкой;

• разрешение на поставку — выдаваемый покупателем документ, разре­шающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке;

• извещение об отгрузке — документ, посредством которого продавец или грузополучатель информирует грузополучателя об отправке товаров.

Другой сферой взаимоотношений, оформляемых соответствующими докумен­тами, являются отношения отправителя и грузоперевозчика, а также получателя товара. Собственно, эти документы и относятся к группе транспортной доку­ментации.

При железнодорожных перевозках таким документом является желез­нодорожная накладная. При авиаперевозках — авиагрузовая накладная. При ав­тодорожных перевозках — накладная автодорожной перевозки. При внутренних перевозках могут использоваться универсальный транспортный документ, доку­мент смешанной перевозки, документ комбинированной перевозки.

К документам, обеспечивающим перевозку, относятся: расписка в получении груза, гарантийное письмо, экспедиторское свидетельство о транспортировке; подтверждение о фрахтовании тоннажа; заявление-требование об отправке; фрахтовый счет; извещение о прибытии груза; извещение о возникновении пре­пятствий к поставке груза; извещение о возникновении препятствий в перевозке груза; извещение о поставке; грузовой манифест; фрахтовый манифест; контей­нерный манифест.

Из всех документов следует выделить коносамент — документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским путем.

Коносамент выполняет три основные функции: удостоверяет принятие судов­ладельцем (перевозчиком) груза к перевозке. Представляет собой расписку су­довладельца или его уполномоченного, удостоверяющую, что определенные то­вары в указанных количестве и состоянии погружены на судно для перевозки к условленному месту назначения и что товары приняты под охрану судовладельца в целях перевозки;

• является товарораспорядительным документом. Дает право владельцу ориги­нала распоряжаться грузом. Это означает, что лишь лицо, указанное в коносамен­те или обладающее коносаментом на предъявителя, вправе требовать от судовла­дельца выдачи товара, обозначенного в коносаменте. и имеет право распоряжать­ся этим товаром. Чтобы продать товар, находящийся в пути и представленный ко­носаментом, товарораспорядителю достаточно продать или переуступить свои права по коносаменту;

• свидетельствует о заключении договора на перевозку груза морским утем, по которому перевозчик обязуется доставить груз против предоставления докумен­тов, т.е. выступает единственным доказательством наличия договора морской перевозки между грузоотправителем и судовладельцем. Различают именные, ор­дерные и предъявительские коносаменты.

Особым видом коносамента является прямой, или сквозной, коносамент. Он подтверждает наличие договора перевозки из одного места в другое отдельными этапами, из которых по крайней мере один этап представляет собой морской транзит, в силу чего перевозчик, выдающий документ, принимает на себя ответ­ственность за перевозку, оговоренную з сквозном коносаменте.

6.

Этим видом документов оформляют выполнение экспортером различного ро­да операций по экспедированию, обработке, складированию грузов, организации перевозки, включая перевозку товара, его хранение, предоставление местных транспортных средств, проверку состояния упаковки и маркировки товара, оформление необходимых документов (транспортных, таможенных, страховых, складских)и др.

Поручение экспедитору на выполнение определенных операций оформляется специальным документом, который называется по-разному: отгрузочное поруче­ние, транспортное поручение или транспортная инструкция.

Отгрузочное поручение — документ, который в зависимости от условий по­ставки выписывается грузоотправителем либо грузополучателем обычно на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит перечень операций, по­ручаемых экспедитору, и подробные инструкции по их выполнению. Обычно к отгрузочному поручению прилагаются копии товарных счетов, импортной ли­цензии или валютного разрешения.

Извещение об отправке выдается грузоотправителем или его агентом пере­возчику, оператору смешанных перевозок, властям терминала или другому по­лучателю, содержит информацию об экспортных грузах, представленных к от­правке, и включает необходимые расписки и заявления об ответственности.

Ск.ладская расписка экспедитора - документ, выписываемый экспедитором, выступающим в качестве управляющего складом, в котором подтверждается получение складируемого товара и указываются условия хранения товара на складе и его выдачи. В документе содержится информация, касающаяся прав держателей документа, передачи прав собственности и т.д.

Товароскладочная квитанция выдается владельцем склада грузовладельцу в удостоверение принятия им груза на хранение. В отличие от складской распис­ки квитанция состоит из двух отделенных друг от друга частей: складского сви­детельства и складского варранта. Последний выдается лицу, поместившему товары на склад, и может быть использован в качестве залогового свидетельст­ва.

Ордер на выдачу товара — документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжения о выдаче указанных в нем товаров названному гру­зополучателю, и передается хранителю товара.

7.

Таможенные документы необходимы для оформления перехода товаров че­рез таможенную границу. К этим документам относятся таможенная деклара­ция, экспортные, импортные и валютные лицензии, свидетельство о происхож­дении товара, консульская фактура, транзитные документы, ветеринарные, са­нитарные и карантинные свидетельства и др.

Таможенная декларация — заявление распорядителя груза, представленное им таможне при импорте или экспорте товаров. Этот документ выполняет не­сколько функций: декларирование сведений о товаре и внешнеторговой опера­ции; заявление участниками сделки ее законности: подтверждение этой закон­ности органами таможенного контроля. Таможенная декларация представляется таможне в установленный законодательством срок, который колеблется от од­ного дня до двух недель, считая со дня прибытия товара на таможню.

Некоторые страны допускают предъявление импортером или экспортером временной или предварительной декларации. Импортер подает предваритель­ную декларацию в том случае, если он к моменту прибытия груза на таможню не имеет точных сведений о нем. После выгрузки товара и его осмотра импортер подает декларацию обычного типа. Экспортер подает предварительную декла­рацию при продаже товаров со склада, поставки транзитных товаров, в отноше­нии которых предусмотрен возврат ранее уплаченных пошлин, и др.

Таможенная декларация по экспорту содержит заявление для выполнения та­моженной очистки при экспорте в соответствии с формуляром-образцом, ка­сающимся окончательного вывоза.

Экспортные и импортные лицензии — документы, которые выдаются специ­альными государственными органами при наличии в стране контроля над ввозом или вывозом конкретных товаров. Экспортные и импортные лицензии выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представлен­ных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране.

Экспортная лицензия содержит разрешение на экспорт указанных в ней то­варов в течение определенного времени.

Импортная лицензия предоставляет разрешение ввезти либо ограниченное количество указанных товаров, либо неограниченное количество таких товаров в течение ограниченного периода на условиях, оговоренных в этом документе.

Сертификат (свидетельство) о происхождении товара — особый документ, выдаваемый компетентным органом в стране экспортера, который позволяет оп­ределить товары и в котором органы власти или орган, уполномоченный выда­вать его, четко удостоверяют, что товары, к которым относится данный сертифи­кат, происходят из конкретной страны. Для сырьевых и сельскохозяйственных товаров в нем фиксируется страна добычи, а для готовой продукции — страна производства. Такой документ необходим при импорте в случае, если с происхо­ждением товара, декларированного на таможне, связано предоставление приви­легированного режима: льготного тарифа, скидок с общего тарифа, беспошлин­ного ввоза.

В свидетельствах о происхождении сырьевых товаров требуется указание места добычи, а полуфабрикатов — страны производства. Свидетельства о про­исхождении выдаются торговыми палатами, союзами предпринимателей стран- экспортеров.

Сертификат ЮНКТАД — особый сертификат о происхождении товара, ко­торый охватывает товары, подпадающие под действие преференциального ре­жима в рамках Всеобщей системы преференций.

Консульская фактура — документ, подготовленный экспортером в своей стране и представляемый в дипломатическое представительство страны импор­тера для его утверждения против уплаты консульского сбора и затем представ­ляемый импортером в связи с ввозом указанного в счете товара.

Консульская фактура, или консульский инвойс, содержит подпись и печать консула страны-импортера (страны назначения товара), удостоверяющего цену товара и стоимость всей партии товара. Представление консульской фактуры обязательно в тех странах, где импортные товары облагаются адвалорными по­шлинами (с цены товара).

Ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свидетельства выдаются компетентными органами в стране экспортера в удостоверение того, что поставляемый за границу товар находится в здоровом состоянии.

8. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов

В связи с огромным ростом документооборота в международной практике широкое распространение получили унифицированные формы внешнеторговых документов. Стандартизация в этой сфере не только облегчает всю процедуру осуществления внешнеторговых операций, но и позволяет использовать систе­мы автоматической обработки данных и методов передачи информации.

В рамках ЕЭК ООН был разработан образец — исходная схема бланка ЕЭК, который был взят за основу для разработки стандартных документов. На основе этой схемы впоследствии были разработаны стандартные формы следующих внешнеторговых документов: отгрузочной спецификации, комплектовочной ве­домости, упаковочного листа, сертификата

качества, счета, сертификата о происхождении товара, консульской фактуры; поручения на отгрузку товара, коносамента, авианакладной, заявления на стра­хование, страхового полиса.

На основе рекомендаций ЕЭК многие страны и международные организации разработали национальные варианты стандартизированных документов по мето­ду ЕЭК. Так, первой международной организацией, которая приняла рекоменда­ции ЕЭК по составлению внешнеторговых документов, основанных на исходной схеме бланка, была Международная палата по судоходству, которой были разра­ботаны стандартные образцы коносаментов.

Международные требования к документообороту носят общий характер, обя­зательными они становятся после введения национальных стандартов отдельных стран, в которых детализируются и конкретизируются требования к отдельным видам документов. Свой вклад в эту работу вносят как национальные органы по стандартизации, так и фирмы и организации—участники международной тор­говли. Работа эта проводится все последние годы и дает положительные резуль­таты.