Знакомство с инструментами поиска документов

Выбрав раздел, щелчком мыши из Стартового окна переходим в Окно поиска.

Верхняя строка Главного меню содержит основные функции Системы.

Под ним расположена строка Пиктографического меню в виде кнопок, связанных с операциями, которые наиболее часто используются при работе с Системой.

В любом месте программы правой кнопкой мыши можно вызвать Локальное меню, которое показывает операции, доступные в данном месте программы.

Окно поиска открывается на вкладке Карточка поиска, в левой части которой перечислены реквизиты документов или Поля. Как правило, достаточно заполнить только несколько полей, чтобы документ был найден. Карточку поиска можно использовать как для поиска конкретного документа, так и для составления подборки документов по проблеме.

Информация в нижней части карточки указывает, какие разделы и Информационные банки доступны для поиска и количество документов в них, соответствующих поисковому заданию.

Поиск в Системе является Сквозным, т.е. осуществляется по всем разделам (при подключенной при помощи значка V опции «Дополнительно искать в других разделах»). Для сквозного поиска предназначены Общие поля, отмеченные значком О. Реквизиты этих полей имеет любой документ (поля «Дата», «Название» и т.д.). Сквозной поиск возможен только из главного раздела Законодательство, т.к. анализ любой правовой проблемы начинается с изучения нормативных документов. Через Карточку поиска раздела Законодательство можно подключить к поиску любые установленные разделы и отключить (при помощи значка V) от поиска старые редакции документов (опция «В поиске не участвуют старые редакции документов»).

Помимо сквозного поиска также возможен Локальный поиск внутри любого раздела (более подробную информацию см. ниже). Специальные поля обеспечивают возможность искать документ по «уникальным» для него реквизитам в пределах Раздела и Информационного банка, чем обеспечивают высокую точность поиска.

После нажатия клавиши «Построить список» в нижней части окна на экране появляется список найденных по составленному запросу документов в структурированном виде или Дерево-список. В его левой части указаны разделы, входящие в них Информационные банки и количество найденных в них документов. В правой части - список документов того Информационного банка, на названии которого установлен курсор (о чем сообщает заголовок над Деревом-списком).

При работе с вкладками «Справочная информация» и «Новости и обзоры», а также в текстах документов встречаются слова и цифры ярко-синего цвета, при подведении к ним курсора он меняет свою форму - это гипертекстовые ссылки. Переход по ним из текста в текст документов осуществляется щелчком мыши.

Система позволяет настроить удобный для работы шрифт в различных ее элементах (Карточка поиска, список документов, текст документа): щелкнув по кнопкам пиктографического меню «Увеличить размер шрифта» и «Уменьшить размер шрифта», можно увеличить или уменьшить текст в текущем окне.

В любом месте программы нажатием клавиши F1 можно вызвать систему помощи пользователю.

Описание словарей

Каждое поле Карточки поиска содержит словарь. Чтобы составить поисковое задание, необходимо установить курсор на нужном поле, двойным щелчком мыши вызвать словарь данного поля и выбрать нужный реквизит (цифру, слово или словосочетание).

При отключении каких-либо разделов в списке словаря общего поля встречаются слова, отличающиеся от остальных по цвету (серые). При подведении стрелки мыши к такому слову появляется окно с информацией: в каком Разделе и Информационном банке содержится данный реквизит.

Многие словари полей (кроме полей «Дата», «Текст документа» и «Название документа») содержат фильтры. Фильтр может работать в двух режимах: поиск по началу слова и поиск любого вхождения. После начала набора слов или цифр в окне словаря данного поля остаются только те значения, которые удовлетворяют введенным символам. После этого нужно установить курсор на выбранном реквизите и нажать клавишу «Выбрать» в нижней части словаря.

Если реквизит документа известен точно, то можно, открыв словарь, щелкнуть мышкой в любое место списка реквизитов (ниже горизонтального окна фильтра) - курсор, по мере набора, сам будет постепенно выходить на нужный реквизит.

4. Вкладка «Справочная информация» (в Окне поиска)

1. Формы в Word, Excel (например, найти бланк счета-фактуры):

- находясь в Карточке поиска, щелчком мыши откройте вкладку «Справочная информация»

- щелчком мыши откройте ссылку «Формы налогового учета и отчетности»

- двойным щелчком мыши или клавишей «Enter» откройте документ

- нажмите кнопку пиктографического меню «Найти»

- в окне поиска по тексту наберите ФАКТУР (рекомендуется вводить слова без окончаний)

- нажмите кнопку «Искать» в верхнем правом углу текста – курсор вышел на нужное наименование

- щелчком мыши по наименованию бланка (гиперссылке) перейдите в бланк документа

- в строке «См. данную форму в MS-Excel» щелкните мышкой по слову «форма» (гиперссылка)

- в появившемся меню щелчком мыши выберите опцию «Открыть в Excel» - бланк переносится в табличный редактор, где его можно заполнить и, при необходимости, распечатать и сохранить (через «Файл» главного меню)

- щелчком мыши по значку «X» закройте MS-Excel (вернулись в «КонсультантПлюс»

- нажимая кнопку пиктографического меню Щ «Назад» (или клавиша «Esc» на клавиатуре) возвратитесь в исходное место.

Примечание: для поиска нужного бланка в открытом документе, помимо кнопки «Найти», можно воспользоваться вкладкой «Оглавление» (в нижней части текста)

2. Календарь бухгалтера:

- щелчком мыши откройте ссылку «Календарь бухгалтера»

- двойным щелчком мыши или клавишей «Enter» откройте календарь на текущий квартал

- щелкните мышкой по любой дате ярко-синего цвета (гиперссылке) - курсор показывает то место в тексте, где в табличной форме, со ссылками на нормативные акты подробно рассматривается налог, срок уплаты которого приходится на выбранную дату (налогоплательщики, объект налогообложения, ставка и т.д.)

- нажимая кнопку пиктографического меню «Назад», возвращаетесь в исходное место

Примечание: перечисление всех налогов и платежей за квартал можно найти, открыв вкладку «Оглавление»

3. Вкладка «Новости и обзоры (в Окне поиска)

На примере ссылки «Аналитический обзор правовых документов недели»:

- щелчком мыши откройте ссылку «Аналитический обзор правовых документов недели»

- двойным щелчком мыши или клавишей «Enter» откройте документ

- для поиска нужного фрагмента можно воспользоваться поиском по тексту (кнопка пиктографического меню «Найти») или щелкнуть мышкой по вкладке «Оглавление» (в нижней части текста).

Примечание: подробнее поиск по тексту рассматривается в приведенных ниже примерах.

 

Работа с карточкой поиска

Когда известны все реквизиты документа (номер, дата, принявший орган, название), рекомендуется начинать заполнение карточки поиска с поля НОМЕР. Если количество найденных документов окажется достаточно большим, то следующим заполните поле ДАТА.

Если у Вас информация о номере документа неполная (например, известны только некоторые цифры номера), то в этом случае можно использовать опцию фильтра словаря «Любое вхождение».

ПРИМЕР 1. Найти письмо Минфина РФ от 28.04.2004 г. № 04-03-1/59 (известны номер, дата принятия документа, принявший орган)

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле НОМЕР, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска 04-03-1/59, пока курсор не остановится на нужном номере

-Нажмите кнопку «Выбрать» в нижней части словаря (заполнили поле НОМЕР цифрой 04-03-1/59)

Получили список, состоящий из 1 документа. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список» в нижней части Карточки поиска

* * *

Словарь поля ДАТА содержит вкладку «Словарь» (известна точная дата принятия документа) и вкладку «Диапазон» (известен какой-то промежуток времени). Во вкладке «Словарь», по мере набора нужной даты (без точек), курсор постепенно выходит на нужный реквизит. Заполнить окна во вкладке «Диапазон» можно как на клавиатуре (без точек), так и щелкнув по значку» (справа от заполняемых окон) - вызывается электронный календарь, в котором курсором отмечаются нужные реквизиты (год, месяц, день).

В словаре поля ПРИНЯВШИЙ ОРГАН предусмотрена возможность набора в окне фильтра как полного наименования ведомства, так и сокращенного - курсор выйдет на нужный реквизит.

ПРИМЕР 2. Найти приказы Минюста за 1 квартал 2004г. (известны принявший орган, вид документа и примерная дата принятия)

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле ПРИНЯВШИЙ ОРГАН, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска МИНЮСТ

-Установите курсор на словах МИНЮСТ РФ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ПРИНЯВШИЙ ОРГАН словом МИНЮСТ РФ)

-Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра словаря введите значение для поиска ПРИКАЗ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом ПРИКАЗ)

-Установите курсор на поле ДАТА, дважды щелкните мышкой

-Выберите вкладку «Диапазон»

-Пометьте точкой раздел «С....ПО...»

-Наберите дату принятия (без точек) с 01.01.2004 по 31.03.2004

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ДАТА диапазоном дат с 01.01.2004г. по 31.03.2004г.)

Получили список, состоящий из... документов. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список»

Если известно несколько слов из названия документа, то можно составить запрос с помощью поля НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Словарь данного поля содержит все слова, встречающиеся в названиях документов всех разделов. Слова в словаре даны без окончаний, т.к. неизвестно, в каком именно падеже встретятся искомые слова.

При работе со словарями возможен выбор нескольких реквизитов, каждый из которых нужно отметить клавишей «Insert» на клавиатуре, а затем соединить их логическим условием (расположены в средней части окна словаря). При использовании условия «И» происходит поиск документов, в названии которых встречаются все выбранные слова, при использовании условия «ИЛИ» - хотя бы одно из указанных слов. При использовании условия «КРОМЕ» происходит поиск документов, в названии которых не встречается ни одно из выбранных слов. Рекомендуемое количество выбранных слов - 2-3.

ПРИМЕР 3. Найти положение по учету финансовых вложений (известны вид и примерное название документа)

- Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

- Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

- В окне фильтра наберите слово ПОЛОЖЕНИЕ (фильтр подбирает несколько значений)

- Установите курсор на слове ПОЛОЖЕНИЕ

- Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом ПОЛОЖЕНИЕ)

- Установите курсор на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

- Наберите слово УЧЕТ

- Нажмите на клавишу «Insert» на клавиатуре, чтобы отметить выбранное слово (оно будет занесено в нижнее окно «Выбраны») (далее аналогично поступайте с каждым выбранным словом)

- Наберите слово ФИНАНС

- Нажмите на клавишу «Insert»

- Наберите слово ВЛОЖЕН

- Нажмите на клавишу «Insert»

- Установите логическое условие «И»

- Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА словами УЧЕТ* и ФИНАНС* и ВЛОЖЕН*)

Получили список, состоящий из... документов. Чтобы открыть список, нажмите клавишу «Построить список» (будут найдены документы, в названии которых содержатся все три выбранных слова).

* * *

Если нужно работать со списком, составленным из действующих на данный момент документов, следует выполнить два условия:

1) подключить опцию «В поиске не участвуют старые редакции документов» при помощи значка «v» (как правило, данная опция подключена в Системе по умолчанию);

2) заполнить поле ПОИСК ПО СТАТУСУ

ПРИМЕР 4. Найти действующую редакцию Уголовно-процессуального кодекса РФ (известны вид документа, название, статус). Перед выполнением примера убедиться, что подключена опция «В поиске не участвуют старые редакций документов»

-Очистите карточку реквизитов, если это необходимо, нажав кнопку «Удалить все»

-Установите курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, дважды щелкните мышкой

-В окне фильтра введите значение для поиска КОАЕКС

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ВИД ДОКУМЕНТА словом КОДЕКС)

-Дважды щелкните на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА

-Наберите слово УГОЛОВН

-Нажмите на клавишу «Insert»

-Наберите слово ПРОЦЕССУАЛЬН

-Нажмите на клавишу «Insert»

-Установите логическое условие «И»

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА словами ПРОПЕССУАЛЬН* и УГОЛОВН*)

-Установите курсор на поле ПОИСК ПО СТАТУСУ, дважды щелкните мышкой

-Пометьте курсором раздел ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ

-Нажмите кнопку «Выбрать» (заполнили поле ПОИСК ПО СТАТУСУ фразой ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ)

Получили список, состоящий из 1 документа. Чтобы открыть этот список, нажмите клавишу «Построить список».

Примечание: после выполнения примера в Карточке поиска попробуйте отключить опцию «В поиске не участвуют старые редакции документов» и очистить поле ПОИСК ПО СТАТУСУ (кнопка «Удалить») ~ в этом случае будут заполнены два поля: ВИЛ ЛОКУМЕНТА и НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Построив список документов, Вы можете убедиться, что Система включила в список все Уголовно-процессуальные кодексы: и действующий, и недействующие редакции, и утратившие силу.

 

Работа с текстом документа

Словарь поля ТЕКСТ ЛОКУМЕНТА содержит все слова, встречающиеся в текстах документов. Слова даны без окончаний, т.к. мы не знаем, в каком именно падеже встретятся искомые слова.

К рассмотренным ранее логическим условиям «И», «ИЛИ», «КРОМЕ» в данном словаре добавилось условие «РЯДОМ». При использовании условия «РЯДОМ» происходит поиск документов, в текстах которых встречаются все выбранные слова, причем в пределах указанного количества слов. По умолчанию выставлено 20 слов – данный диапазон представляет собой усредненный вариант и рекомендуется к использованию. Уточнение по близости слов происходит после нажатия клавиши «Построить список».

При работе с текстом документа следует обращать внимание на возможную информацию, расположенную в верхней части окна под наименованием документа (например, «Внимание! О применении документа см. информацию в Справке»). «Текст», «Справка» - вкладки в нижней части текста. В Справке содержится вся юридическая информация о документе.

Документы, имеющие внутреннюю структуру, имеют вкладку «Оглавление», которое может быть представлено в структурированном виде (слева расположен символ «желтая папка», которая раскрывается щелчком мыши). Через оглавление можно просмотреть подробную структуру документа - разделы, главы, статьи. Двойным щелчком мыши или клавишей «Enter» из любой части оглавления можно перейти непосредственно в нужное место документа.

Щелчком мыши по надписи «Страница «Нажми!», расположенной под текстом документа, можно узнать информацию об общем количестве страниц и номере той страницы, на которой открыт документ.

Изучая объемный документ, для более быстрого поиска в тексте нужных слов, можно использовать кнопку пиктографического меню «Найти» - вызывается окно поиска по тексту, где набирается искомое слово. Затем, с помощью клавиши «Искать», расположенной в правом верхнем углу текста документа, можно просмотреть все фрагменты документа, содержащие заданные слова.

Для работы с фрагментом текста (перенос в WORD, сохранение в файл - описание работы см. ниже), необходимо его выделить: нажмите левую кнопку мыши и протягивайте мышь, не отрывая, от начала и до конца фрагмента. Чтобы снять пометки, воспользуйтесь локальным меню: нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Снять пометки» (или клавиша «Серый минус» на цифровой клавиатуре компьютера в правом верхнем углу).

Перед выполнением примера убедиться, что подключена опция «В поиске не участвуют старые редакции документов»

ПРИМЕР 5. Найти документы, не утратившие силу к настоящему времени, в которых встречается сочетание слов АМОРТИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ СРЕЛСТВ. Подборка должна состоять из документов, принятых позже 01.10.2003 г. (известны примерное содержание документа, статус и примерная дата принятия)

В данном примере рассмотрим различные варианты поиска по тексту:

1) по отдельным словам, содержащимся в тексте;

Как словосочетание