Создание документа, разбиение его на части и защита документа и его частей

1. Создать новый документ Word, согласно рис.1, вставив в нужном месте графический элемент – линию, для этого:

· создать новый документ и сохранить его с именем «Письмо». Ввести и отформатировать текст документа в соответствии с рис.1:

 

Рис.1. Текст шаблона стандартного письма

 

· Добавить пустую строку между реквизитами организации и исходящим номером письма, установить для нее форматирование абзаца без отступов по бокам, без красной строки, выравнивание: по центру;

· Установить курсор в начало пустой строки и вставить графическую линию, выполнив команду Вставка/Картинка. В области команды в строке Искать: ввести текст «линии» и нажать кнопку Начать, затем выделить изображение понравившейся линии в коллекции картинок и щелкнуть по нему мышью для вставки в документ.

· Закрыть область вставки картинок.

2. После слов «Исх.№», «от» и «/» ввести поля формы для занесения данных в защищенном от изменения документе. Для этого следует сначала настроить приложение MS Word для работы с элементами управления форм:

· Перейти на вкладку Разработчик, в группе Элементы управления содержатся поля формы, которые могут быть вставлены в документы MS Word.

· Установить курсор после слов «Исх.№», затем щелкнуть элемент управления Форматированный текст , предназначенный для ввода произвольного текста.

· Аналогичным образом следует вставить элемент управления Дата после слова «от», предназначенный для выбора даты по календарю;

· После слов «Исполнитель /» вставить элемент управления Раскрывающийся список , предназначенный для выбора фамилии исполнителя из списка.

· После вставки поля Раскрывающийся список следует задать варианты для выбора (элементы списка). Для того, чтобы задать элементы списка, следует выделить вставленный элемент списка, щелкнув на нем мышью (но так, чтобы значки группы Элементы управления оставались активными), а затем нажать кнопку Свойства .

· В окне свойств списка (рис.2) нажать кнопку Добавить и ввести в окне Добавить вариант фамилию первого исполнителя, нажать ОК. Затем добавить еще две-три фамилии исполнителей.

 

Рис.2. Формирование списка исполнителей

 

· Удалить пункт «Выберите элемент» из значений списка, для чего следует выделить данный вариант мышью, а затем нажать кнопку Удалить.

· Задать написание фамилии исполнителя курсивом. Для этого в окне свойств списка установить флажок Использовать стиль для форматирования содержимого, затем щелкнуть на кнопке Создать стиль и создать новый стиль, основанный на стиле абзаца, с написанием курсивом. Для сохранения стиля нажать ОК.

· Для выхода из окна свойств списка нажать ОК.

3. Проверить действие текстового поля, поля даты и поля со списком (возможен ввод текста, выбор даты, выбор значения из списка). Если поля не действуют, следует отключить кнопку Режим конструктора .

4. Разбить документ на три части (раздела) в соответствии с рис.3:

первый раздел – содержит шапку письма с исходящим номером и датой создания письма;

второй раздел – пустые строки в середине письма, предназначенный для последующего набора текста письма;

третий раздел – включающий подпись и фамилию исполнителя.

· Для того, чтобы вставляемые линии разрывов отображались на экране, на вкладке Главная следует включить режим отображения непечатаемых символов – нажать кнопку .

· Вставить два разрыва раздела (первый – отступив две строки после строки с исходящим номером, второй – перед строкой со словом «Исполнитель»), оставив между ними пустые строки. Для вставки разрыва следует установить курсор в документе в место вставки разрыва, затем перейти на вкладку Разметка страницы, открыть группу Разрывы, выбрать Разрывы разделов/Текущая страница.

 

Рис.3. Разбиение документа шаблона письма на разделы

 

5. Установить защиту от изменения текста первого и третьего разделов документа, содержащих шапку и подпись стандартного письма с паролем high:

· На вкладке Разработчик или Рецензирование в группе Защита выбрать команду Ограничить редактирование.

· в области команды Ограничить форматирование и редактирование в группе 2.Ограничения на редактирование установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа и выбрать из выпадающего списка Ввод данных в поля форм.

· Под выпадающим списком щелкнуть мышью на появившейся ссылке Выбор разделов и установить флажки только напротив разделов 1 и 3 (рис.4), подтвердить выбор защищаемых разделов, нажав ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если оказалось, что в документе создано больше или меньше разделов, чем требуется, следует вернуться к созданию разделов. Номер текущего раздела можно установить, щелкнув правой кнопкой мыши на строке состояния MS Word (самая нижняя строка окна приложения) и установив флажок в строке Раздел. Ошибочно вставленный разрыв раздела можно удалить, выделив мышью целиком всю строку с разрывом и нажав кнопку Del.

Рис.4. Установка защиты отдельных разделов документа

· Активировать введенные ограничения, щелкнув на кнопке Да, включить защиту, ввести пароль high (дважды – в поле ввода пароля и поле подтверждения), нажать ОК.

· Проверить, что защита установлена, то есть нельзя внести изменения в шапку документа, кроме изменения значений элементов управления (номер и дату письма), можно менять текст содержимого письма (Раздел 2 документа), в строке исполнителя можно только выбирать фамилию исполнителя из списка.

6. Защитить открытие/просмотр документа «Письмо» с помощью пароля (пароль low):

· Перейти на вкладку Файл, в группе Сведения выбрать из выпадающего списка Защитить документ команду Зашифровать паролем.

· В окне команды Шифрование документа ввести пароль low и нажать ОК. В появившемся окне Подтверждение пароля ввести пароль low еще раз и нажать ОК,

7. Проверить действие парольной защиты, закрыв и заново открыв документ (при открытии потребуется ввести пароль).

8. Установить для документа «Письмо» режим «только чтение», защищенный паролем. Для этого:

· Открыть документ в MS Word, перейти на вкладку Файл и выполнить команду Сохранить как,

· в окне команды сохранения из выпадающего списка Сервис (находится рядом с кнопкой Сохранить) выбрать пункт Общие параметры,

· В окне общих параметров уже задан пароль для открытия файла (отображается черными точками), ввести пароль medium в строку пароль разрешения записи, нажать ОК, а затем ввести medium еще раз в окне подтверждения ввода пароля и нажать ОК.

· Сохранить изменения, нажав кнопку Сохранить в окне сохранения документа.

9. Проверить действие пароля разрешения записи, закрыв и вновь открыв документ «Письмо» (при открытии потребуется ввести два пароля: сначала low, затем – medium).

 

Задание 2. На основе общего шаблона письма создать шаблон делового письма конкретного исполнителя.