Необходимость совершенствования существующих информационных систем объекта автоматизации

В силу информационной обособленности и низкой коммуникативности информационных систем наблюдается значительная информационная обособленность не только ЦА Росавтодора от ОУДХ и ОУДХ между собой, но и отдельных Управлений ЦА Росавтодора друг от друга. Доступ к информации открытого характера затруднен. По многим важным направлениям отсутствует оперативный обмен информации между ЦА Росавтодора и ОУДХ. В ОУДХ недостаток информации компенсируется налаживанием «горизонтальных» связей с другими ОУДХ. В качестве примера можно привести отсутствующий банк данных о подрядных организациях. Из-за отсутствия общедоступной проверенной информации о квалификации, качестве выполнения работ и добросовестности подрядчиков, работники ОУДХ вынуждены не только наводить справки по телефону, но и выезжать на места проведения работ в другие регионы. В то же время, наличие централизованной базы данных, содержащей проверенную информацию о подрядчиках, и средств коммуникации, позволяющих получить санкционированный доступ к этим данным, позволит сократить затраты на проведение дополнительных проверок.

В настоящее время в Росавтодоре факсимильная связь используется для доставки документов, содержащих графическую информацию, и в качестве средства сбора табулированной информации. Использование факсимильной связи в качестве средства доставки информации в ответ на запрос (при существующем качестве телефонных линий) обладает следующими недостатками:

- лишние затраты человеческих ресурсов - информация вручную сводится из уже имеющихся данных, затем готовится к отправке с помощью вычислительной техники, а после получения факса ее необходимо повторно вводить для сохранения и обработки;

- недостаточная достоверность информации – из-за невысокого качества полученных факсимильных сообщений возможны ошибки при переводе информации в машиночитаемый вид.

В настоящее время в Росавтодоре электронная почта используется для оперативного обмена сообщениями, а также в качестве средства доставки распоряжений и телеграмм. В отсутствие централизованной системы электронной почты, гарантирующей доставку сообщений, использование электронной почты в качестве средства доставки распоряжений делает систему управления уязвимой. С одной стороны, система электронной почты на местах может быть настроена таким образом, что не будет отправлять уведомления о доставке сообщений, что позволит игнорировать распоряжения как «якобы неполученные». С другой стороны, при возможных технических проблемах с доставкой сообщений электронной почты, адресаты, не получившие документ, не исполняют его в срок, вследствие чего несут ответственность за это.

Деятельность Росавтодора характеризуется высоким уровнем централизации принимаемых решений. Многие действия ОУДХ требуют обязательного согласования с ЦА. При этом в Росавтодоре отмечается недостаток централизованных информационных ресурсов, особенно интегрированных электронных информационных ресурсов, предоставляющих возможности быстрого поиска разнородной информации с единой точкой входа в систему доступа к ресурсу. В результате, при получении большого объема документов на согласование, на работников Росавтодора ложится высокая нагрузка по поиску информации, необходимой для принятия решений. Как следствие, согласование либо затягивается, либо проводится формально, но нагрузка, вызванная необходимостью согласовывать документы, приводит, в том числе, и к снижению качества принимаемых решений по другим вопросам.

На основании анализа деятельности структурных подразделений Росавтодора, можно выделить следующие категории потенциальных потерь используемых ресурсов:

- потери, которые могут быть финансово оценены, включая:

- потери от принятия конкурсными комиссиями неоптимальных решений при выборе победителей конкурсов;

- потери от повторного выполнения одних и тех же операций;

- потери от использования несоответствующих каналов передачи данных;

- потери от осуществления документооборота в бумажной форме.

- потери, финансовая оценка которых в данный момент не предоставляется возможной, вследствие недостатка статистической информации, включая:

- потери народного хозяйства от недостаточной оперативности и обоснованности в принятии решений по строительству новых и реконструкции старых дорог;

- потери народного хозяйства от недостаточной оперативности и обоснованности в принятии решений по ремонту и содержанию дорог;

- потери народного хозяйства от недостаточной оперативности в принятии решений при ликвидации последствий стихийных бедствий;

- потери Росавтодора из-за возможных судебных преследований по необоснованным решениям (в том числе и по кадровым вопросам);

- потери из-за отсутствия централизованного учета земельных участков и связанного с ними имущества;

- потери рабочего времени работников на поиск необходимой информации, находящейся в ведении других структурных подразделений;

а) потери Росавтодора из-за повторного финансирования аналогичных работ.

Ниже приведены некоторые количественные показатели потерь.

 

Потери от повторного выполнения одних и тех же операций связаны с тем, что информация, собираемая в ОУДХ при выполнении текущих обязанностей, повторно обрабатывается при формировании отчетных форм для ЦА Росавтодора. Затем, эти отчетные формы в бумажном виде передаются в ЦА Росавтодора, где вручную переводятся в машиночитаемую форму для обработки на компьютере. Оценка этих потерь приведена ниже (Таблица 1). В этой таблице учитывается время, которое необходимо для формирования отчета из уже зарегистрированных данных и время, необходимое для повторного перевода информации в машиночитаемую форму (где это применимо).

Таблица 1. Расчет оценки потерь от повторного выполнения одних и тех же операций (по данным 2003 года)

№	Оценочный показатель	Величина
	Среднее количество рабочего времени, необходимого для подготовки отчетов (на один ОУДХ) в год, в том числе:	2010 человеко-часов
1.1	по организации и контролю работ по строительству и реконструкции	300 человеко-часов
1.2	по организации и контролю работ по эксплуатации и сохранности автодорог	700 человеко-часов
1.3	по финансовому учету и бюджетированию	90 человеко-часов
1.4	по бухгалтерскому учету	240 человеко-часов
1.5	в связи с кадровыми вопросами	50 человеко-часов
1.6	по учету земель и земельному кадастру	170 человеко-часов
1.7	по учету и контролю договорных отношений	90 человеко-часов
1.8	по проведению тендерных торгов	130 человеко-часов
1.9	по учету федеральной собственности и имущественным отношениям	200 человеко-часов
1.10	по транспортно-эксплуатационному состоянию автомобильных дорог, учет ДТП	40 человеко-часов
	Всего рабочего времени в год по всем ОУДХ (Показатель1 х 34)	68340 человеко-часов
	Среднее количество рабочего времени в год, необходимое для обработки отчетных данных в ЦА Росавтодора, в том числе	4740 человеко-часов
3.1	по организации контролю работ по эксплуатации и сохранности автодорог	2880 человеко-часов
3.2	по организации и контролю работ по строительству и реконструкции	860 человеко-часов
3.3	по бухгалтерскому учету	1000 человеко-часов
	Общие затраты рабочего времени по всему Росавтодору (Показатель2 + Показатель3), в год	73080 человеко-часов
	Приблизительная средняя стоимость одного часа рабочего времени.	62,5 рубля
	Суммарные затраты на повторное выполнение одних и тех же операций (Показатель4 х Показатель5), в год	4 567 500 рублей

 

Измеримыми потерями от использования несоответствующих каналов передачи данных являются потери от использования факсимильной связи для передачи информации. Эти потери (при условии наличия каналов связи) включают в себя стоимость пересылки документов по факсу (с учетом повторной пересылки плохо читаемых листов) за вычетом стоимости пересылки этих документов по электронной почте. Оценка этих потерь приведена ниже (Таблица 2).

Таблица 2. Расчет оценки потерь от использования каналов передачи данных, несоответствующего их назначению (по данным 2003 года)

№	Оценочный показатель	Величина
	Количество листов передаваемой информации на один ОУДХ (в год)
1.1	то же, с учетом повторных посылок (в среднем каждый третий лист)
	Среднее время передачи одного листа по факсимильной связи	40 сек
	Среднее время, необходимое для передачи всей информации (минут в год на один ОУДХ)
	Затраты на факсимильную связь (сумма по всем тарифным зонам, для каждой тарифной зоны (ТЗ) рассчитывается по следующей формуле: Количество ОУДХ в ТЗ х Показатель3 х Стоимость минуты связи с Москвой для бюджетных организаций по тарифам Ростелекома), в год	154 700 рублей
4.1	в том числе для 3-х ОУДХ, расположенных в 6-й тарифной зоне (Дальуправтодор, Упрдор «Магадан», ДСД «Дальний Восток)	23 040 рублей
4.2	в том числе для 6-ти ОУДХ, расположенных в 5-й тарифной зоне (Байкалуправтодор, Упрдор «Прибайкалье», Упрдор «Лена», Управление автомобильной магистрали «Колыма», Упрдор «Енисей», Упрдор «Южный Байкал»)	40 960 рублей
4.3	в том числе для 7-ми ОУДХ, расположенных в 4-й тарифной зоне (Сибуправтодор, Уралуправтодор, Управление ордена Знак Почета Северо-Кавказских автомобильных дорог, Упрдор «Кубань», Упрдор «Карачаево–Черкесск», Упрдор «Южный Урал», Дирекция по строительству и реконструкции автомобильной дороги Черноморского побережья)	36 600 рублей
4.4	в том числе для 5-ти ОУДХ, расположенных в 3-й тарифной зоне (Севкавуправтодор, Волго-Вятскуправтодор, Упрдор Самара-Уфа-Челябинск, Упрдор «Холмогоры», Упрдор «Кола»)	21 600 рублей
4.5	в том числе для 6-ти ОУДХ, расположенных в 2-й тарифной зоне (Черноземуправтодор, Поволжуправтодор, Упрдор Москва-Харьков, Упрдор Москва-Бобруйск, Упрдор «Каспий», Упрдор «Волга»)	20 500 рублей
4.6	в том числе для 7-ми ОУДХ, расположенных в 1-й тарифной зоне (Центруправтодор, Севзапуправтодор, Упрдор Москва- Минск, Упрдор Москва - Нижний Новгород, Упрдор «Россия», Межрегиональная дирекция по дорожному строительству в Центральном регионе России, Дирекция по строительству транспортного обхода города Санкт-Петербурга)	12 000 рублей
	Средний объем файла, содержащего информацию (на один лист)	30 Кбайт
	Стоимость передачи данных по каналам электронной почты	0,4 коп./Кбайт
	Общий объем информации при передаче по каналам электронной почты (Показатель1 х Показатель5 х 34), в год	1 224 000 Кбайт
	Общая (по всем ОУДХ) стоимость передачи информации средствами электронной почты (Показатель7 х Показатель6), в год	4 900 рублей
	Потери от использования факсимильной связи (Показатель4 – Показатель8), в год	149 800 рублей

 

Потери от осуществления документооборота в бумажной форме состоят из двух основных компонентов: потери из-за обработки документов в бумажном виде и потери из-за пересылки документов на бумаге внутри Росавтодора и между ЦА Росавтодора и ОУДХ. Оценка этих потерь, учитывающая только те документы, обмен которыми осуществляется на систематической основе, и которые могут обрабатываться в электронном виде, приведена ниже (Таблица 3).

Таблица 3. Оценка потерь от осуществления документооборота в бумажной форме (по данным 2003 года)

№	Оценочный показатель	Величина
	Объем документации, направляемой одним ОУДХ в ЦА	4500 листов в год
	Объем документации, по всем ОУДХ	153 000 листов в год
	Объем документации, направляемой из ЦА в ОУДХ	24 000 листов в год
	Объем документации, передаваемой внутри подразделений ЦА Росавтодора	3000 листов в год
	Копии обрабатываемых документов, поступающие в ЦА Росавтодора	300 000 листов в год
	Копии документов, создаваемые для внутреннего согласования исходящих документов[1]	60 000 листов в год
	Суммарный объем бумажного документооборота, листов в год	540 000
7.1	то же, 500 листовых пачек бумаги в год
	Средняя стоимость одной 500 листовой пачки бумаги, пригодной для применения в современной офисной технике	100 рублей
	Затраты на приобретение бумаги	108 000 рублей
	Средняя стоимость расходных материалов, потребных для печати 1000 листов на лазерном принтере	620 рублей
	Затраты на расходные материалы	334 800 рублей
	Общие потери от осуществления документооборота в бумажной форме	442 800 рублей

 

С учетом роста цен на товары и услуги в текущем году, а также с учетом инфляцииможно сделать вывод, что стоимостная оценка потерь увеличилась.

Проведение комплексной автоматизации Росавтодора в рамках работ по созданию АСУ позволит:

- снизить риски потенциальных потерь;

- создать единое информационное пространство, обеспечивающее подразделения Росавтодора возможностью выполнять свои функции в более короткие сроки;

- сократить сроков подготовки и принятия решений руководством Росавтодора, благодаря использованию актуальной информации из единого централизованного источника, а также эффективных средств анализа и отображения имеющихся данных, предоставлению возможности оперативного решения вопросов с помощью современных средств связи (видеоконференцсвязь, электронная почта с гарантированной доставкой сообщений);

- сократить сроки ликвидации последствий стихийных бедствий, благодаря использованию актуальной информации для принятия решений, сократить время, необходимое для организации работы оперативного штаба и принятия решений, оптимизировать использование техники и других ресурсов;

- оптимизировать расходы на строительство и эксплуатацию дорог, ускорить ввод в строй объектов и сократить пообъектные расходы, благодаря оптимизации использования ресурсов подрядных организации и повышени точности расчета стартовой цены объектов;

1) создать централизованный источник нормативно-распорядительной и прочей информации для организаций дорожной отрасли;

2) повысить производительность труда работников Росавтодора при выполнении ими своих должностных обязанностей, сократить производственные и непроизводственные затраты, исключить необходимость в повторном выполнении одних и тех же операций;

3) обеспечить ответственных работников Центрального аппарата Росавтодора средствами поддержки принятия решений в чрезвычайной ситуации, мониторинга и прогноза развития обстановки на дорогах по всей зоне ответственности Росавтодора с картографической визуализацией необходимой информации;

4) создать централизованную систему мониторинга транспортно-эксплуатационного состояния дорог, управления ресурсами, контроля и управления работами по строительству, ремонту и содержанию дорог.

Требования к системе

Требования к системе в целом

Требования к структуре системы

4.1.1.1 АСУ должна представлять собой совокупность комплексов средств автоматизации (КСА) подразделений Росавтодора. Общее количество КСА в АСУ определяется количеством объектов автоматизации (подразделений Росавтодора).

Структура КСА АСУ должна соответствовать организационной структуре подразделений Росавтодора. В состав конкретного КСА АСУ должен входить набор прикладных систем, который обеспечивает автоматизацию деятельности подразделения.

4.1.1.3 АСУ должна включать в себя следующие виды функциональных систем:

- Прикладная система. Комплекс программных средств, предназначенный для автоматизации набора функций Росавтодора, тесно связанных друг с другом по организационным, информационным, технологическим или иным признакам. Перечень требований к прикладным системам приведен в разделе 4.2;

- Обеспечивающая система. Комплекс программно-технических средств, предназначенный для автоматизации набора связанных функций, необходимых для работы прикладных систем АСУ, для обеспечения текущей деятельности работников Росавтодора, не связанной непосредственно с прикладными системами АСУ, или для обеспечения взаимодействия между КСА АСУ. Перечень требований к обеспечивающим системам приведен в разделе 4.3;

4.1.1.4 АСУ должна включать в себя следующие прикладные системы:

1) группа прикладных систем ядра;

2) группа прикладных систем.

4.1.1.5 Группа прикладных систем ядра АСУ должна включать в себя следующие системы:

1) «Общесистемный отраслевой банк данных» (4.2.3);

2) «Нормативно-справочная информация» (4.2.4);

3) «Геоинформационная система» (4.2.5).

4.1.1.6 Группа прикладных систем АСУ должна включать в себя следующие системы:

1) Прикладная система «Управление стратегическим развитием» (4.2.6);

2) Прикладная система «Управление качеством» (4.2.7);

3) Прикладная система «Библиотека административно-управленческих регламентов» (4.2.8);

4) Прикладная система «Архив» (4.2.9);

5) Прикладная система «Управление общехозяйственной деятельностью» (4.2.10);

6) Прикладная система «Ведение реестров имущества, земельных ресурсов и объектов придорожной инфраструктуры» (4.2.11);

7) Прикладная система «Управление инновациями» (0);

8) Прикладная система «Управление бюджетом и финансами» (4.2.13);

9) Прикладная система «Управление госзаказом» (4.2.14);

10) Прикладная система «Управление кадрами» (4.2.15);

11) Прикладная система «Документооборот» (4.2.16);

12) Прикладная система «Единая информационно-аналитическая система» (4.2.17);

13) Прикладная система «Информационный портал Росавтодора» (4.2.18);

14) Прикладная система «Координация с госорганами и ведомствами РФ и других стран» (4.2.19);

15) Прикладная система «Управление транспортно-эксплуатационным состоянием автодорог» (4.2.20);

16) Прикладная система «Управление и контроль выполнения дорожных работ по содержанию и ремонту автомобильных дорог и искусственных сооружений на них» (4.2.21);

17) Прикладная система «Управление и контроль хода выполнения работ по строительству и реконструкции автодорог» (4.2.22);

18) Прикладная система «Управление в условиях чрезвычайных и кризисных ситуаций» (4.2.23);

19) Прикладная система «Управление международными перевозками, включая весовой контроль и контроль тяжеловесных грузов» (4.2.24);

20) Прикладная система «Автоматизированная система метеорологического обеспечения на федеральных автодорогах» (4.2.25);

21) Прикладная система «Автоматизированная система контроля интенсивности и состава транспортных потоков на федеральных автодорогах» (4.2.26);

22) Прикладная система «Автоматизированная система контроля освещения дорог и искусственных сооружений» (4.2.27);

23) Прикладная система «Мониторинг экологической обстановки» (4.2.28);

24) Прикладная система «Мониторинг состояния дорожных одежд» (4.2.29);

25) Прикладная система «Мониторинг платных дорог» (4.2.30);

26) Прикладная система «Управление направлениями дорожного движения и обеспечение безопасности дорожного движения» (4.2.31);

27) Прикладная система «Мониторинг паводковой обстановки на федеральных дорогах» (4.2.32);

28) Прикладная система «Мониторинг и управление охранно-пожарными системами, обеспечивающими дорожное движение» (4.2.33);

29) Прикладная система «Мониторинг мостов, тоннелей, транспортных развязок, эстакад и других искусственных сооружений, в том числе опасных и критически важных для национальной безопасности» (4.2.34);

30) Прикладная система «Структурированная система мониторинга и управления подсистем дорожного мониторинга и инженерных систем службы содержания» (4.2.35).

4.1.1.7 АСУ должна включать в себя следующие обеспечивающие системы:

1) Единая система управления мультисервисной связью (4.3.1);

2) Единая система управления и мониторинга программно-технической инфраструктуры (4.3.2);

3) Единая система управления информационной безопасностью и доступом (4.3.3);

4) Централизованная система управления технической поддержкой (4.3.4).