Документи з обліку операцій з готівкою

Касові операції оформлюються документами:

– "Прибутковий касовий ордер";

– "Видатковий касовий ордер";

– "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

– "Касова книга";

– "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням засвідчують документи, що називаються касовими ордерами.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (ПКО), підписаного головним бухгалтером, або уповноваженими на це особами письмовим розпорядженням керівника підприємства, і касиром (зразок 11.1). У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.

 

Рис. 11.3. Алгоритм порядку оформлення прибуткового та видаткового касових ордерів

Порядок надходження готівки у касу підприємства та його документального оформлення можна навести у вигляді певного алгоритму дій (рис. 11.3).

Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім'я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримуються кошти.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира та зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку, яка зберігається в касі підприємства. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Підписуються чеки керівником підприємства та головним бухгалтером. Жодних виправлень у чеках не допускається.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордерош (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах є дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не обов'язковий. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача та містить фотокартку й особистий підпис власника. Порядок оформлення видаткового касового ордеру наведено на рис. 11.3.

При оплаті товарів (робіт, послуг) готівкою, датою збільшення валових витрат виробництва (обігу) є день їх видачі з каси платника податку на прибуток.

Видача коштів з каси, не підтверджена розпискою одержувача у ВКО або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира.

Видаткові касові ордери оформлюються на підставі наступних документів (табл. 11.1).

 

Таблиця 11.1. Документи, які є підставою для оформлення видаткових касових ордерів

 

 

 

 

№ з/п	Господарська операція	Підстава	Дебет рахунку
	Здавання готівкової виручки до банку:	Об'ява на внесення готівки
- самостійно
- шляхом інкасації	Супровідна відомість
	Видача під звіт на господарські потреби	Наказ керівника підприємства
	Видача під звіт на відрядження	Наказ керівника підприємства, посвідчення на відрядження
	Виплата заробітної плати, допомоги, матеріальної допомоги	Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість

 

У прибуткових і видаткових касових ордерах, які оформлюються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит "Отримувач" або "Від кого" не заповнюється.

Зразок 11.1

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНА

Наказом Держкомстату

України від 27 липня 1998 р.

Код за УКУД

Індетифікаційний код ЄДРПОУ

№ 263

 

 

ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР

Номер доку­мента	Дата склада­ння	Кореспондуючий рахунок, субрахунок	Шифр аналітичного обліку	Сума	Код цільового призначення
	03.01. 20хх р			1000,00

 

Прийнято від Соловко С.О. за чеком № КА 373842

 

Підстава На господарські потреби

 

 

Одна тисяча - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - грн. 00 коп.

(прописом)

Додаток

 

Головний (старший) бухгалтер Нестеренко

Одержав касир Кудряшов

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, суму цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко та зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою або за допомогою друкарської машинки чи принтера. Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча і оговорених, у цих документах не допускається. При цьому приймання та видача коштів за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за платіжними та розрахунково-платіжними відомостями. Забороняється видавати прибуткові та видаткові документи особам, які вносять або одержують гроші.

Підприємства, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг повинні обов'язково оформлювати наступні документи (табл. 11.2).

 

Таблиця 11.2. Документи, які підтверджують рух готівки підприємств

№ з/п	Форма документу	Первинні документи	Призначення документу
	ФКЧ-1	Фіскальний касовий чек на товари (послуги)	Розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги)
	ФКЧ-2	Фіскальний касовий чек видачі коштів	Розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків у випадку видачі коштів покупцеві при поверненні товару, рекомпенсації послуги, прийнятті цінностей під заставу, виплаті виграшів у державні лотереї та в інших випадках
	РК-1	Розрахункова квитанція	Розрахунковий документ, бланк якого виготовлено друкарським способом, а окремі реквізити заповнюються від руки або шляхом проштампування при реєстрації розрахунків за продані товари (надані послуги) або при видачі коштів покупцеві у випадку повернення товару, рекомпенсації послуги, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках

 

Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством.

Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером у касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, яке має касу, веде тільки одну Касову книгу в національній валюті та окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та опечатаною сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджується підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства або вищого органу.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами касира. Перші й другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення у Касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей за кожним ордером або замінюючим його документом. У кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число та передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів.

Звіти касира перевіряється бухгалтером у наступному порядку: 1) звіряється залишок на початок дня із залишком на кінець дня попереднього звіту; 2) перевіряється достовірність записів, тобто ідентичність записів у звіті та доданих документах; 3) перевіряється правильність підрахованих підсумків з надходження і витрачання, залишку на кінець дня; 4) після перевірки звіту у графі "шифр кореспондуючого рахунку" записуються кореспондуючі рахунки, суми групуються за одним рахунком і проводяться записи в Журналі 1 і Відомості 1.1.

У кінці місяця бухгалтер збирає всі касові звіти з підшитими до них первинними документами за датами в зростаючому порядку та зшиває в окрему папку. Контроль за правильним веденням Касової книги здійснює головний бухгалтер підприємства.