Порядок приема и обработки почтовых отправлений в городских отделениях почтовой связи

Простые отправления письменной корреспонденции в отделениях почтовой связи принимаются посредством опускания в почтовые ящики. Простые отправления письменной корреспонденции, которые по своим размерам невозможно опустить в почтовый ящик; регистрируемые отправления письменной корреспонденции; отправления письменной корреспонденции с оттисками мар кировальных машин и иных знаков, наносимых на отправления письменной корреспонденции вместо почтовых марок, принимаются в операционных окнах, а также, не выходя из офиса и дома, физические лица, предприятия, организации, индивидуальные предприниматели могут воспользоваться системой оплаты почтовых отправлений «Электронная марка».

«Электронные марки» – знаки почтовой оплаты, наносимые на почтовые отправления вместо почтовых марок и подтверждающие оплату услуг почтовой связи. «Электронная марка» представляет собой специальный двумерный распознаваемый сканерами штрихкод (квадрокод), содержащий следующую информацию о почтовом отправлении:

- уникальный идентификационный номер «электронной марки»;

- стоимость пересылки почтового отправления;

- информацию об отправителе почтового сообщения (ФИО, название компании, адрес);

- информацию об адресате (ФИО получателя, название компании, адрес);

- категорию почтового отправления (простое, заказное);

- вес почтового отправления.

«Электронная марка» наносится пользователем системы «Электронная марка» при помощи принтера на конверт (формат DL, C5, C6) или лист бумаги. Рядом со штрихкодом «электронной марки», слева от него, печатается дополнительная информация о почтовом отправлении: стоимость пересылки, категория отправления, страна назначения, дата, до которой «электронная марка» может быть использована для оплаты почтового отправления. Эта информация поможет отправителю избежать ошибок при сортировке напечатанных «электронных марок».

Помимо этого, при необходимости система «Электронная марка» предоставляет возможность автоматически наносить на конверт адрес получателя, отправителя.

Образец почтового отправления, оплаченного «электронной маркой», представлен на рисунке 7.

 

 

Рисунок 7 Образец оплаченного «электронной маркой» почтового отправления [15]

 

Требования к оборудованию рабочего места пользователя системы «Электронная марка» подразумевает наличие:

- персонального компьютера;

- лазерного или струйного принтера (плотность печати не ниже 300 dpi);

- доступа в Интернет;

- браузера MS Explorer версии 5.1 или выше;

- приложения Adobe Acrobat Reader.

Рабочее место по приему (или по проверке тарификации) почтовых отправлений, оплаченных «электронными марками», должно быть оборудовано дополнительно (к имеющемуся оборудованию):

- сканером, позволяющим распознать двумерный штрихкод (квадрокод);

- программным обеспечением (ППП «Почта» или ПО «Прием партионных отправлений») и каналом связи, позволяющими связаться с центральной базой данных системы «Электронная марка».

Схема этапов выполнения работ в системе «Электронная марка» приведена на рисунке 8.

Отправления письменной корреспонденции принимаются в исправной упаковке, которая выбирается самим потребителем и должна соответствовать характеру вложения, продолжительности пути, условиям пересылки, исключать возможность повреждения вложения при перевозке, доступа к нему без нарушения оболочки; упаковываются потребителями в конверты в соответствии с требованиями Стандарта «Конверты почтовые», в конверты, изготовленные из бумагоподобных материалов, картонные коробки, пластиковые пакеты, в бумажную упаковку.

Отправления письменной корреспонденции должны иметь четкий и полный адрес получателя и отправителя. Все адресные данные пишутся четко и разборчиво чернилами, а также могут печататься типографическим способом. В случае несоблюдения предъявляемых требований согласно главам Правил оказания услуг почтовой связи и Технологии отправления письменной корреспонденции отправления возвращаются отправителю на устранение несоответствия.

 

 

Рисунок 8 ‒ Схема этапов выполнения работ в системе «Электронная марка»[15]

 

Прием регистрируемых отправлений письменной корреспонденции. В случае соответствия предъявляемым требованиям регистрируемые отправления письменной корреспонденции взвешиваются и оформляются в присутствии отправителя на рабочем месте работника ОПС. Сумма, которую необходимо взыскать с потребителя, определяется в ОПС согласно тарифам. Тарифы разрабатываются отделом тарифов планово-финансового управления РУП «Белпочта» и вводятся в действие приказом РУП «Белпочта».

Для повышения качества предоставляемых почтовых услуг, сокращения времени на обработку, автоматизации контроля сроков прохождения регистрируемых почтовых отправлений и нормативов обработки, перевозки, доставки внедрена и используется автоматизированная система слежения (АСС) на основе штриховой идентификации. АСС предназначена для осуществления слежения за прохождением внутренних и международных регистрируемых почтовых отправлений путем регистрации каждого этапа их прохождения с применением технологии штрихового кодирования. Таким образом, на каждое принятое в ОПС регистрируемое внутреннее и международное почтовое отправление, на закрытые вещи наклеивается самоклеющийся ярлык (стикер) штрихового кода.

ОПС получают необходимое количество стикеров, которое определяется обследованием потоков каждого вида почты. Стикеры выдаются с номера по номер для каждого вида почтовых отправлений. Сведения об их номерах вводятся в базу данных системы слежения и жестко закрепляются за структурным подразделением.

Существуют несколько вариантов организации производственного процесса по внесению информации о принятых регистрируемых почтовых отправлениях в систему слежения.

Вариант А. Рабочие места оснащены специальной компьютерной системой (СКС), объединенной в локальную сеть ОПС. Имеется сервер ОПС с возможностью отправки пакетов информации по ИТС ПС в место обработки почты (РУПС, ПОПП). СКС и сервер ОПС оснащены считывателями штрихкодов. На СКС установлен пакет прикладных программ. На сервере ОПС установлено программное обеспечение «Система слежения за прохождением почтовых отправлений».

Вариант Б. Рабочие места оснащены СКС с пакетом прикладных программ, считывателями штрихкодов. Имеется подключенный к СКС модем (при отсутствии модема информация о принятых регистрируемых почтовых отправлениях выгружается с СКС на дискету).

Вариант В. Рабочие места не автоматизированы. Информация о приеме регистрируемых почтовых отправлений вводится в систему слежения в местах обработки (в РУПС).

В систему слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями вносятся следующие обязательные реквизиты:

- признак вида почтового отправления;

- признак категории почтового отправления;

- шестизначный почтовый код места подачи как идентификационный признак места подачи вносится в систему слежения из единой базы данных выданных стикеров;

- номер исходящего почтового отправления (номер стикера);

- шестизначный почтовый код места назначения (для внутренних регистрируемых почтовых отправлений);

- страна назначения (для международных регистрируемых почтовых отправлений);

- адрес получателя;

- ФИО получателя;

- дата приема;

- масса регистрируемого почтового отправления;

- сумма наложенного платежа;

- сумма объявленной ценности;

- отметка о наличии уведомления;

- отметка о вручения.

Дополнительно в систему слежения вносится следующая информация:

- дата выдачи;

- признак выдачи (лично, по доверенности, членам семьи);

- признак «Досыл», «Возврат»;

- «следует при акте» [15].

Уровни слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями:

1‒ый уровень

Информация о приеме, прохождении и выдаче регистрируемых почтовых отправлений, принятых и доставленных на территории, обслуживаемой одной структурной единицей (РУПС), поступает на центральный сервер (сервер РУПС) и хранится там 6 месяцев, считая со дня следующего за днем приема.

2‒ой уровень

Информация о приеме, прохождении и выдаче регистрируемых почтовых отправлений, принятых и доставленных на территории одной области поступает на центральный сервер областного предприятия ПС и хранится там в течение 6 месяцев, считая со дня, следующего за днем приема отправления.

3‒ий уровень

Вся информация о приеме, прохождении и выдаче регистрируемых почтовых отправлений поступает на центральный сервер РУП «Белпочта», консолидируется и хранится там 18 месяцев, считая со дня, следующего за днем приема отправления.

Информация о месте нахождения любого регистрируемого почтового отправления может быть получена в течение этого срока по запросу путем соединения с центральным сервером национального оператора.

Слежение за прохождением регистрируемых почтовых отправлений начинается с момента введения в систему слежения информации о них. На всех этапах прохождения регистрируемых почтовых отправлений происходит их контроль. В случае утраты регистрируемого почтового отправления в систему слежения вносится информация об этом с указанием кому и когда выплачено возмещение.

Информация о прохождении регистрируемых исходящих международных почтовых отправлений переходит в архив после того, как почтовое отправление будет отправлено из учреждения международного почтового обмена. Информация о дате и времени сдачи депеш на внешний транспорт вводится в систему слежения незамедлительно. В свою очередь АСС позволяет пользователям на официальном Интернет-сайте РУП «Белпочта» в режиме реального времени узнать информацию о прохождении регистрируемых почтовых отправлениях.

Поиск почтового отправления производится путем внесения экранной формы номера штрихового идентификатора. Информация в ответе на запрос выдается в табличной форме в хронологическом порядке прохождения регистрируемого почтового отправления.

На всех организованных РУП «Белпочта» информационно-справочных терминалах, на рабочих местах, имеющих выход в Интернет, на сайте РУП «Белпочта», а также по телефону 154 (справочная информационная служба РУП «Белпочта») пользователи услуг могут бесплатно навести справки о прохождении регистрируемых почтовых отправлениях [15].

Обработка простой исходящей письменной корреспонденции. Письменная корреспонденция разбирается по видам (местная, иногородняя, международная, «1 класс»), проверяется тарификация, порядок адресования. После этого простая исходящая письменная корреспонденция штемпелюется.

Проведение контроля при подготовке к сдаче на транспорт. Контроль осуществляет начальник ОПС, его заместитель. В случае несоответствия принятых отправлений письменной корреспонденции предъявляемым требованиям, по обеспечению сохранности и (или), по неправильности тарификации и адресования, наличию необходимых реквизитов отправления письменной корреспонденции возвращаются на рабочее место работнику, принимавшему отправление от отправителя, на доработку, для оформления.

При выявлении несоответствия результаты проверки фиксируются в журнале производственного контроля с указанием вида отправления и несоответствия. В ОПС, где установлена должность только начальника или заместителя начальника, осуществляется самоконтроль. Устранение выявленных несоответствий производится на рабочем месте работником, осуществляющим прием отправлений письменной корреспонденции.

Принятая в отделении заказная внутренняя письменная корреспонденция, мелкие пакеты с объявленной ценностью и письма с объявленной ценностью формируются в соответствии с Технологией и Технологией АСС в карту отправки ф. ПС16. Все отправления заделываются в мешки, к которым прикрепляются соответствующие ярлыки с наименованием сортировочного центра. После подготовки к отправке отправления письменной корреспонденции до отправки из ОПС хранятся в обеспечивающем сохранность месте.

Организация производственных процессов обработки почтовых отправлений с объявленной ценностью. Письма с объявленной ценностью пересылаются в конвертах или в оболочке из плотной бумаги, ткани, обеспечивающих сохранность вложения. Для упаковки мелких пакетов применяются полиэтиленовые мешки, прочная бумага, ткань, футляры, картонные коробки.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью по желанию отправителя могут приниматься в открытом виде с описью вложения

ф. ПС107. При приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью с описью вложения работник отделения почтовой связи сверяет фактическое вложение с данными, указанными отправителем в описи, и проверяет итоговую сумму оценки, расписывается и проставляет оттиск календарного штемпеля на двух экземплярах описи. Первый экземпляр описи вкладывается в письмо (мелкий пакет) с объявленной ценностью, второй экземпляр выдается отправителю.

Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью, подаваемые в открытом виде, в присутствии отправителя упаковываются, оклеиваются и запечатываются именным скотчем так, чтобы была обеспечена сохранность пересылаемого вложения.

Мелкие пакеты с объявленной ценностью в бумажной упаковке, отправляемые физическими лицами, оклеиваются именным скотчем «Белпочта». Место соединения ленты плотно заклеивается адресным ярлыком, заполненным отправителем и оформленным работником объекта почтовой связи.

После упаковки отправление письменной корреспонденции с объявленной ценностью взвешивается, тарифицируется и оформляется следующим образом: на адресном ярлыке проставляется вес, сумма платы за пересылку, наклеивается стикер штрихкода, ставится оттиск календарного штемпеля.

При приеме мелкого пакета с объявленной ценностью с вложением хрупких предметов на него наклеивается ярлык с надписью «Осторожно».

Подтверждением выполнения приема является квитанция о приеме, выданная отправителю.

Принятые в отделениях почтовой связи отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью проверяются ответственным лицом, которое обязано осмотреть их наружное состояние и правильность оформления. Отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью пересылаются в страховых мешках, за исключением мелких пакетов с отметкой «Осторожно», которые автоматически формируются (карта отправки ф. ПС16).

Перед заделкой в страховые мешки отправления письменной корреспонденции с объявленной ценностью приписываются к карте отправки ф. ПС16, которая составляется в двух экземплярах.

В карте отправки ф. ПС16 указывается подавательский номер отправления со стикера штрихкода, место назначения и особые отметки. В карте отправки ф. ПС16 автоматически подводятся итоги. Количество отправлений указывается цифрами. Карта отправки ф. ПС16 подписывается работником, осуществившим заделку мешка. Один экземпляр карты отправки ф. ПС16 вместе с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью вкладывается в страховой мешок.

Страховые мешки с отправлениями письменной корреспонденции с объявленной ценностью заделываются следующим порядком: верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, и на узел шпагата крепится адресный ярлык ф. ПС18, а на ярлык крепится соответствующий стикер. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или вблизи узла шпагата крепится этикетка несанкционированного вскрытия, на которой ставится оттиск календарного штемпеля. Ярлык ф. ПС18 подписывается тем же работником, который осуществлял формирование карты отправки ф. ПС16.

Прием исходящих посылок. Для упаковки посылок применяются полимерные или изготовленные из гофрокартона ящики, пластиковые пакеты.

На каждую посылку отправитель заполняет адресный ярлык. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. При подаче открытой посылки с объявленной ценностью по желанию отправителя составляется опись ф. ПС107 в таком же порядке, как при приеме отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью.

При приеме посылки работник отделения почтовой связи должен:

а) проверить правильность упаковки, адресования, подписи отправителя в графе «Запрещенных к пересылке вложений нет. С требованиями к упаковке ознакомлен»;

б) в присутствии отправителя опечатать, заклеить и взвесить посылку;

в) наклеить стикер штрихкода на лицевую сторону посылки под адресом отправителя; сканировать его с помощью считывающего устройства;

г) сверить почтовый код, указанный на посылке со справочником почтовых кодов объектов почтовой связи;

д) ввести в ФР необходимые при приеме посылки реквизиты с обязательным указанием почтового кода места назначения. Ярлык ф. ПС2 формируется ФР автоматизировано. На ярлыке указывается: наименование места приема ОПС, номер посылки, дата приема и ее вес. Ярлык ф. ПС2 наклеивается на левую от адреса торцевую сторону посылки;

е) получить от отправителя плату за пересылку. Выдать ему квитанцию в приеме почтового отправления.

При приеме посылки с объявленной ценностью с описью вложения ф. ПС107 необходимо:

а) сличить вложение посылки, а также адрес и наименование получателя с записями в описи ф. ПС107;

б) проставить на обоих экземплярах описи оттиски календарного штемпеля и расписаться на них;

в) вложить первый экземпляр описи поверх вложения в посылку и упаковать ее;

г) выдать отправителю копию описи ф. ПС107.

Посылки, отправляемые юридическими лицами, должны быть ими опечатаны или опломбированы оттисками печатей (пломб) с наименованием юридического лица.

Принятые в отделениях почтовой связи посылки в установленные расписанием сроки передаются на обработку и отправку под расписку при карте отправки ф. ПС16, составляемой в двух экземплярах. В карте отправки ф. ПС16 указываются их номера и общее количество прописью.

В расписке на копии карты отправки ф. ПС16 указывается прописью общее количество принятых посылок и время приема. Один экземпляр карты отправки ф. ПС16 с распиской принявшего отправления остается в месте приема. Работник, принимающий посылки, перед тем как расписаться, обязан осмотреть их наружное состояние, обращая внимание на целость оболочек, перевязей и пломб.

Перед отправкой из отделения почтовой связи посылки сортируются по группам:

а) с отметкой «Правительственная»;

б) хрупкие посылки с отметкой «Осторожно»;

в) крупногабаритные;

г) мелкие посылки.

В объектах почтовой связи запись обработки посылок в карту отправки ф. ПС16 осуществляется по системе слежения автоматизированным способом. В карте отправки ф. ПС16 подводится итог количества посылок цифрами и подписывается работником с указанием должности.

Организация производственных процессов службы денежных переводов. Организация обмена электронными денежными переводами осуществляется через систему передачи электронной финансовой информации (далее ‒ СПЭФИ), СПЭФИ‒3 – специальная компьютерная система (СКС), установленная в отделении почтовой связи, СПЭФИ‒2 – рабочее место в РУПС, СПЭФИ‒1 – центральный сервер РУП «Белпочта».

Денежные переводы могут приниматься:

- с уведомлением о получении (простым, заказным, электронным);

- с письменным сообщением;

- с оплаченной доставкой.

Прием денежных переводов и плата за их пересылку производятся:

- от физических лиц (за исключением индивидуальных предпринимателей) наличными деньгами и безналичным путем (посредством банковской пластиковой карточки, расчетного чека, чека из чековой книжки);

- от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по платежному поручению с проставленным на нем оттиском штампа банка, на котором указана дата совершения банковской операции, подтвержденная подписью уполномоченного лица банка.

Сумма платежного поручения должна соответствовать сумме денежных переводов и платы за их пересылку. Разрешается принимать одно платежное поручение в оплату денежных переводов, записанных в несколько списков.

Денежные переводы принимаются на бланке ф. ПС112. Запрещается использование бланков неустановленной формы. Исправления, подчистки или повторное обведение цифр и букв на бланке денежного перевода не допускаются. Работник отделения почтовой связи может исправить только почтовый код, в случае его неверного указания отправителем.

Категорически запрещается заполнение бланка денежного перевода работником отделения почтовой связи, осуществляющим прием денежного перевода.

При отправке денежного перевода отправителем заполняется бланк ф. ПС112, где указываются: пересылаемая сумма цифрами и прописью; ФИО отправителя либо наименование юридического лица; почтовый код места назначения; адрес получателя и номер телефона (при его наличии) либо номер расчетного счета, наименование пункта назначения, наименование и код банка; учетный номер плательщика (УНП получателя) для юридического лица; ФИО отправителя либо наименование юридического лица; почтовый код, адрес отправителя и номер телефона (при его наличии); номер расчетного счета, наименование и код банка; письменное сообщение (при необходимости); особые отметки («с уведомлением», «с оплаченной доставкой» и др.)

Принимая электронный денежный перевод, работник отделения почтовой связи должен:

- получить от отправителя заполненный бланк денежного перевода вместе с деньгами;

- проверить полноту и правильность написания адреса получателя и отправителя, соответствие суммы цифрами и прописью;

- сверить соответствие указанного почтового кода наименованию населенного пункта места назначения;

- подсчитать принятые деньги и получить от отправителя плату за пересылку, а при наличии письменного сообщения и особых отметок – дополнительную плату согласно тарифам.

При приеме денежного перевода в отделении почтовой связи, оснащенном СКС, работник осуществляет ввод информации с бланка денежного перевода путем заполнения полей на мониторе в соответствии с руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. Отправителю выдается квитанция СКС.

На бланке денежного перевода в установленном месте печатаются следующие данные: номерное обозначение; контрольный разряд; время и дата приема; наименование и почтовый код объекта почтовой связи места приема; номер денежного перевода; сумма; особые отметки («с уведомлением», «с доставкой», «с письменным сообщением»); номер (фамилия) оператора, принявшего денежный перевод.

При приеме денежного перевода в отделении почтовой связи, не оснащенном СКС, денежному переводу присваивается номер, который состоит из дроби, где числитель ‒ контрольный разряд, а знаменатель ‒ порядковый номер перевода по квитанции ф. 5 (нумерация ведется в течение месяца). Отправителю выдается квитанция ф. 5.

Подчистки и исправления, в том числе и оговоренные, в квитанциях ф. 5 не допускаются. Неправильно заполненная квитанция ф. 5 и корешок квитанции ф. 5 крестообразно перечеркиваются, осуществляестя запись «Аннулировано» с проставлением даты и подписи работника отделения почтовой связи. Аннулирование неправильно проведенного денежного перевода на СКС осуществляется в соответствии с Руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии. Аннулирование электронных денежных переводов допускается только до отправки перевода в СПЭФИ.

При проведении операции аннуляции по принятому денежному переводу на бланке печатается слово «Аннулировано», и бланк перечеркивается. При аннулировании денежного перевода в отделении почтовой связи, не оснащенном СКС, отметки на бланке денежного перевода проставляются вручную.

При отправке юридическим лицом денежных переводов в количестве более пяти по желанию отправителя к бланкам переводов прилагается список ф. 103, который составляется в двух экземплярах и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и оттиском печати для финансовых документов. Общая сумма денежных переводов в списках указывается цифрами и прописью. К списку прилагается оригинал платежного поручения. Работник отделения почтовой связи обязан: проверить правильность оформления и тождественность данных первого и второго экземпляров списков ф. 103; проверить последовательность подбора бланков электронных денежных переводов согласно записей в списках

ф. 103; поименно сверить данные, указанные на бланках денежных переводов, с записями в списках ф. 103; проверить правильность подведения итоговой суммы и ее соответствие с платежным поручением.

После проверки списков ф. 103 осуществляется оформление бланков денежных переводов в соответствии с руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии.

Если в платежном поручении указано «По списку», отправитель обязан предъявить список установленной формы независимо от количества подаваемых денежных переводов. После проверки списков ф. 103 работник отделения почтовой связи осуществляет их оформление: проставляет на списке номера денежных переводов, оттиск календарного штемпеля, должность и подпись.

Кроме оформления каждого списка вышеуказанным порядком, на последнем списке на свободном месте работник указывает количество списков, общее количество и сумму денежных переводов, принятых по всем спискам, а также общую сумму платы за их пересылку.

Первый экземпляр списка выдается вместе с квитанцией отправителю, второй вместе с бланками денежных переводов передается контролирующему лицу.

Отправка денежных переводов юридическими лицами может осуществляться посредством предоставления электронной базы данных в заданном формате на магнитном носителе, к которому прилагаются список ф. 103 и платежное поручение. Создание информации по принятым переводам и их пересылка осуществляется посредством автоматизированной системы «Партионные электронные денежные переводы» в соответствии с Руководством пользователя, клиентская часть которой может быть передана юридическим лицам для формирования электронной базы данных.

Обработка и контроль исходящих электронных денежных переводов в отделениях почтовой связи. В отделении почтовой связи, где организованы рабочие места, объединенные в СПЭФИ, обмен информацией по электронным денежным переводам осуществляется автоматически в соответствии с Руководством оператора к пакету прикладных программ «Почта» действующей версии.

При завершении рабочего дня (смены) работник, осуществляющий прием электронных денежных переводов, передает контролирующему лицу бланки принятых электронных денежных переводов и отчеты, сформированные СКС («Отчет по принятым переводам», «Отчет по обмену информацией»), а также списки ф. 103 (при их наличии).

Контролирующее лицо проверяет соответствие суммы, указанной отправителем электронного денежного перевода на бланке ф. ПС112 и оттиске ФР, полноту заполнения и правильность оформления бланка денежного перевода, количество принятых и отправленных электронных денежных переводов. В подтверждение осуществления контроля учиняет свою подпись на «Отчете по принятым переводам», «Отчете по обмену информацией», сформированным СКС, и в установленном месте на бланке денежного перевода ф. ПС112.

Бланки принятых электронных денежных переводов и списки ф. 103 за отчетную дату подшиваются к документам отделения почтовой связи и хранятся в нем до проведения документальной ревизии, после чего пересылаются в архив на хранение.

В отделении почтовой связи, где рабочие места не оснащены СКС, бланки принятых электронных денежных переводов, списки ф. 103 (при их наличии) направляются с первой отходящей почтой отдельными постпакетами с отметкой «электронные переводы» с припиской к ф. 11 (карте отправки ф. ПС16) в РУПС (ГУПС, цех, производство) для передачи на рабочее место СПЭФИ-2.

Перед каждой отправкой почты и при завершении рабочего дня (смены) работник, задействованный в приеме электронных денежных переводов, передает контролирующему лицу бланки принятых электронных денежных переводов, корешки квитанций ф. 5, списки ф. 103 (при их наличии) при карте отправки ф. ПС16, который составляется в двух экземплярах под копирку.

Контролирующее лицо проверяет правильность заполнения предъявленных документов, тождественность реквизитов на бланке электронного денежного перевода, корешке квитанции ф. 5 (карте отправки ф. ПС16), правильность взимания платы за пересылку в соответствии с действующими тарифами. В подтверждение осуществления контроля работник учиняет свою подпись на последнем корешке квитанции ф. 5, карте отправки ф. ПС16.

В установленном месте бланка электронного денежного перевода проставляется оттиск контрольно-переводной печати. Если первый оттиск печати получился неясным, то на свободном месте адресной стороны бланка электронного денежного перевода проставляется второй оттиск, а первый крестообразно перечеркивается.

По итогам работы за день на последнем корешке квитанции ф. 5 (если принято более одного перевода) подводятся итоги по количеству и сумме принятых денежных переводов, раздельно указывается сумма платы за пересылку, а также раздельно сумма принятых денежных средств по безналичному и наличному расчетам.

Организации производственных процессов по приему и обработке исходящих международных простых и заказных почтовых отправлений. Международная письменная корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков в поврежденном виде (измятая, загрязненная), либо с надписями, наклейками и знаками, носящими непристойный характер, не направляется по назначению, а возвращается отправителю для переоформления.

Отправления письменной корреспонденции с неполной оплатой возвращаются отправителю с первого этапа пути прохождения без гашения марок со справкой ф. ПС20, аккуратно прикрепленной в левом нижнем углу лицевой стороны конверта. Недостающие почтовые марки наклеиваются на конверт и гасятся оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи. Такие почтовые отправления пересылаются в отдельном постпакете согласно плану направления. Справка ф. ПС20 подписывается контролирующим лицом и заверяется оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи. При отсутствии адреса отправителя не полностью оплаченные отправления не направляются по назначению, а передаются в нерозданные. На адресной стороне исходящих международных отправлений письменной корреспонденции проставляется оттиск календарного штемпеля с указанием латинскими буквами наименования отделения почтовой связи.

Для упаковки писем используются только почтовые конверты, изготовленные в соответствии со стандартом Республики Беларусь «Конверты и карточки почтовые». Если по своему объему или виду письма могут быть приняты за отправления другого вида (бандероль (печатное издание)), рекомендуется на адресной стороне таких отправлений проставлять оттиск штампа «Lettre» («Письмо»). Письмо должно быть полностью оплачено в соответствии с действующими тарифами.

На мелкие пакеты заполняется таможенная декларация CN 22 с подробным описанием пересылаемого в них вложения. Указания общего характера не допускаются. Таможенная декларация CN 22 размещается на адресной стороне мелкого пакета в левом верхнем углу либо под фамилией и адресом отправителя.

Прием простых мелких пакетов осуществляется аналогично приему простых бандеролей (печатных изданий). Оплата простого мелкого пакета производится марками в соответствии с действующими тарифами. На мелком пакете должна проставляться отметка «Petit paquet» («Мелкий пакет») при наличии свободного места в левом верхнем углу или в верхней центральной части адресной стороны мелкого пакета, если отправитель не проставил ее самостоятельно либо отправитель заполняет на мелкий пакет адресный ярлык. Простые мелкие пакеты автоматически формируются (карта отправки ф. ПС16) общим счетом. При приеме заказного мелкого пакета работник связи обязан:

- проверить правильность адресования мелкого пакета;

- взвесить мелкий пакет и указать его вес на адресной стороне мелкого пакета;

- сверить соответствие пересылаемого вложения мелкого пакета с перечнем на таможенной декларации CN 22;

- упаковать вложение мелкого пакета, не заклеивая и не опечатывая оболочку, перевязать его шпагатом;

- наклеить в верхнем левом углу адресной стороны мелкого пакета ярлык CN04 (со штрихкодом);

- указать над адресом отправителя заголовки «Petit paquet» («Мелкий пакет»), «Recommandé» (Заказной);

- наклеить таможенную декларацию CN 22 в левом верхнем углу адресной стороны мелкого пакета либо под адресом отправителя;

- выдать клиенту квитанцию с СКС (либо квитанцию ф. 1) с указанием в ней вида и номера почтового отправления, страны назначения, наименования населенного пункта, фамилии адресата.

Мелкие пакеты из отделений почтовой связи пересылаются до учреждения международного почтового обмена в страховых мешках вместе с письмами с объявленной ценностью согласно плану направления почты. На мешковом ярлыке ф. ПС17 голубого цвета делается отметка «Международный».

Перед заделкой в мешок заказных мелких пакетов с СКС считывается информация в систему слежения, и автоматизированным способом формируется карта отправки ф. ПС16 с указанием номера мелкого пакета по ярлыку СN04. В графах системы слежения «Особые отметки» помечается: «Приоритетное», «С уведомлением» и т.д., а при записи транзитных мелких пакетов указывается место приема.

Для заказных мешков «М» ярлык СN04 должен быть прочно наклеен на адресные ярлыки, представляемые отправителем. При приеме мешков «М» или мелких пакетов на адресный ярлык мешка (мелкого пакета) должна наклеиваться таможенная декларация CN22.

Перед заделкой в постпакет заказные отправления по системе слежения автоматически приписываются к карте отправки ф. ПС16 в следующей последовательности:

- вид отправления (заказное письмо, заказные печатные издания и т.д.);

- номер отправления;

- место подачи – назначения;

- особые отметки (с уведомлением, с нарочным).

Исходящие постпакеты с заказной международной письменной корреспонденцией приписываются к сводной карте отправки ф. ПС16 по номерам накладных сдачи (карт отправки) каждого постпакета.

Принятая международная письменная корреспонденция из отделений почтовой связи направляется до районных узлов почтовой связи (РУПС) вместе с внутренней корреспонденцией в неопечатанных мешках, а из РУПС международная корреспонденция ‒ в учреждение международного почтового обмена в опечатанных либо опломбированных мешках.

К мешкам с простой международной письменной корреспонденцией прикрепляются адресные ярлыки ф. ПС17 серого цвета (с заказной – адресные ярлыки ф. ПС17 желтого цвета), на которых проставляется отметка «Международный» или «Международный заказной», а также наклеивается соответствующий стикер. Мешки адресуются согласно указаниям в плане направления.

Предприятия, организации, учреждения (юридические лица) сдают регистрируемые международные отправления письменной корреспонденции по спискам ф. 103А установленного образца (по желанию отправителя, так как это необязательно).

Списки ф. 103А составляются в двух экземплярах, один из которых выдается вместе с квитанцией отправителю, а другой остается в отделении почтовой связи.