Создание и Изменение запроса в режиме конструктора

Для изменения уже существующих запросов и для создания новых запросов используется Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, выделите в списке один из существующих запросов и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна База данных.

Появляется окно Конструктора запросов. В верхней части окна отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных. Таблицы - источники данных для запроса, мы будем называть базовыми таблицами запроса. В нижней части окна находится бланк запроса - таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса.

Для того чтобы просмотреть полностью бланк запроса и все исходные таблицы, используют линейки прокрутки.

 

 

Рисунок 2 –Вид запроса в режиме Конструктора

Рассмотрим, как создать новый запрос с помощью Конструктора запросов. Для этого необходимо:

1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

2. В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конструктора или нажать кнопку Создать, в появившемся окне Новый запрос выбрать Конструктор и нажать на кнопку ОК.

3. В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить. Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: Таблицы, на которой отображается список таблиц; Запросы, на которой отображается список запросов; Таблицы и запросы, на которой отображается список таблиц и запросов вместе.

4. После добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы. Все выбранные таблицы оказываются помещенными на верхней панели окна Конструктора запросов. Если таблицы связаны между собой, т. е. связи присутствуют явно на схеме данных, то эти связи также отображаются. Если связи на схеме данных не установлены, то Конструктор запросов автоматически устанавливает связи между таблицами, если они содержат поля, которые имеют одинаковые имена и согласованные типы.

5. Затем нужно указать, какие поля из таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы. Способов включения полей в запрос существует несколько. Выделите нужное поле в таблице-источнике (можно выделить несколько полей, пользуясь клавишами <Shift> и <Ctrl>). Если требуется включить в запрос все поля базовой таблицы, выделите поле, обозначенное звездочкой (*). Дважды щелкните левой кнопкой «мыши» на выделенном поле. При этом в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Затем аналогично добавьте другие поля. Столбцы в бланке запроса при этом заполняются слева направо.

Можно подвести указатель «мыши» к выделенному полю (одному из выделенных полей), нажать на левую кнопку «мыши» и перетащить поле (поля) в нужное место бланка запроса. Последний способ позволяет помещать поля в любое место бланка запроса.

И, наконец, вместо перетаскивания полей в бланк запроса из таблицы можно просто использовать раскрывающийся список полей в строке Поле бланка запроса.

 

Элементы языка запросов

· -В данной записи допускается любая последовательность символов. Например, чтобы вывести информацию обо всех сотрудниках, чьи фамилии начинается на букву «С», в столбец с полем «Фамилия» в строке условие отбора необходимо указать С*. Access автоматически изменит введенное выражение на like «С*», т.е. содержится С, а далее может быть любая последовательность символов.

· Также можно использовать различные математические операторы, например >, <, <> и т.д.

· Если необходимо вывести информацию, где условием отбора является некоторый временной промежуток, то необходимо использовать конструкцию «between … and». Например, вывести информацию о работниках, которые приняты с 1 мая 2006 года по 10 мая 2007 года. Подобный запрос будет выглядеть следующим образом: для поля «дата найма» в строку условие отбора ввести выражение between 01.05.2006 and 10.05.2007.

Формы

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

 

 

Рисунок 3 –Пример формы

 

Отчеты

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде, можно создать отчет. Например, напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Макросы

Макрос представляет набор макрокоманд. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

При создании макроса пользователь вводит макрокоманды, которые требуется выполнить.

Задания для лабораторных работ