Разработка баз данных в субд MS Access

Разработка баз данных в СУБД MS ACCESS

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

ПО дисциплине

«информационное обеспечение, базы данных»

Специальность – 220501 «Управление качеством»

Печатается по решению редакционно-издательского совета ОрелГТУ

Орел, 2008

Авторы: доцент кафедры "Информационные системы",

кандидат технических наук А.А. Митин

 

 

Рецензент: доцент кафедры «Информационные системы»

кандидат технических наук В.Н. Волков

 

 

Методические указания предназначены для студентов очной формы обучения по специальности 220501 «Управление качеством». Данные методические указания разработаны по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных» для знакомства студентов с базовыми принципами создания и обработки баз данных в СУБД MS Access. В процессе выполнения лабораторных работ изучаются основы СУБД MS Access и возможности её использования при разработке и ведении баз данных для конкретных предметных областей.

 

Редактор ____________

Технический редактор ______________

 

Орловский государственный технический университет

Лицензия ИД 00670 от 5.01.2000

 

Подписано к печати ___________г. Формат 60 84 1\16

Печать офсетная Уч.-изд. л. ___. Усл. печ. л. ___. Тираж __ экз.

Заказ №____

 

Отпечатано с готового оригинал-макета

на полиграфической базе ОрелГТУ

 

302030, г. Орел, ул. Московская, 65

 

© ОрелГТУ, 2008

Ó Митин А.А., 2008

Содержание

 

Введение. 4

1 Теоретические сведения. 5

2 Запросы.. 7

2.1 Создание простых запросов. 8

2.2 Создание и изменение запроса в режиме Конструктора. 8

2.3 Элементы языка запросов. 10

3 Формы.. 12

4 Отчеты.. 12

5 Макросы.. 12

6 Задания для лабораторных работ. 13

6.1 Лабораторная работа №1 «Создание таблицы в режиме ввода данных». 13

6.2 Лабораторная работа №2 «Создание таблиц в режиме Конструктора». 16

6.3 Лабораторная работа № 3 «Использование Мастера форм». 19

6.4 Лабораторная работа №4 «Создание диаграмм в формах». 22

6.5 Лабораторная работа №5 «Сортировка, поиск и фильтрация данных». 23

6.6 Лабораторная работа №6 «Создание реляционной базы данных». 26

6.7 Лабораторная работа №7 – «Создание сложных запросов». 30

6.8 Лабораторная работа № 8 – «Создание сложных форм». 36

6.9 Лабораторная работа № 9 – «Создание кнопочных форм в MS Access». 40

6.10 Лабораторная работа № 10 – «Создание макросов». 42

7 Содержание отчета по лабораторной работе. 46

8 Контрольные вопросы.. 46

9 Рекомендуемая литература. 47

Приложение А………………………………………………………………48

 

Введение

Целью изучения данной дисциплины является освоение теоретических основ, подходов к проектированию и разработке баз данных (БД) в различных предметных областях.

Основными задачами изучения дисциплины является приобретение знаний о логической и физической организации БД, основных возможностях СУБД, концептуальном моделировании, а также о языках БД и моделях данных.

В условиях современного развития информационных технологий, при возрастающем объеме информации, циркулирующей на предприятии, необходимы механизмы, служащие для ее хранения, обработки и анализа. Одним из таких механизмов является организация хранения информации в базах данных. Использование этого механизма предоставляет возможность оперативного доступа к данным, позволяет автоматизировать хранение и обработку информации, повышает эффективность принятия управленческих решений.

Базы данных работают под управлением программной системы – СУБД (системы управления базами данных), основными возможностями которой являются управление долго хранимыми данными и обеспечение эффективного доступа к большим объемам данных. Помимо этого СУБД имеют средства быстрого поиска данных на диске, именно этим базы данных отличаются от простого файла.

Данные методические указания содержат теоретические сведения по созданию и обработке баз данных в СУБД MS Access.

Теоретические сведения

База данных – совокупность данных, представленных определенным образом. Или иначе, набор информации о какой-то определенной области.

Данные в базах данных Access содержатся в таблицах, которые по своей структуре и внешнему виду похожи на электронные таблицы Excel. Как и рабочие листы Excel, они состоят из столбцов и строк. Столбцы содержат поля, а в строках, в свою очередь, находятся записи. Поля представляют собой отдельный набор данных, определяющий, например, фамилию заказчика, номер модели, код товара и т.д. Запись представляет собой совокупность полей, которые описывают тот или иной объект, независимо от того, является ли объект автомобилем, человеком или, например, организацией.

 

Запуск MS Access

Для запуска нажмите кнопку Пуск, выполните команду Программы→Microsoft Access. При первом запуске Microsoft Access предлагается три варианта начала работы – Новая база данных, Мастера, страницы и проекты баз данных, а также Открыть базу данных.

 

Создание новой базы данных

Если хотите начать работу с Access с создания новой базы данных, выберите переключатель Новая база данных и нажмите кнопку OK. Введите имя создаваемой базы данных в поле Имя файла диалогового окна Файл новой базы данных и щелкните на кнопке Создать (Access предлагает в качестве имени базы данных аббревиатуру db1, db2 и т.д., но лучше присвоить файлу более содержательное имя).

 

Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

В запросе может выполняться доступ к разным таблицам для отображения кода заказа, названия компании, города и даты исполнения для заказчиков из определенного города, сделавших заказы, которые следует выполнить в одном месяце.

Создание простых запросов

Запросы можно создавать, используя мастер создания запросов и используя конструктор.

Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

2. В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой «мыши» на ярлыке Создание запроса с помощью мастера или нажать на кнопку Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать на кнопку ОК.

3. В появившемся окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.

С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля. Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

4. Нажать кнопку Далее (Next)

5. Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса и выбрать дальнейшие действия: При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом для вывода справочной информации по работе с запросами.

6. Нажать на кнопку Готово.

Элементы языка запросов

· -В данной записи допускается любая последовательность символов. Например, чтобы вывести информацию обо всех сотрудниках, чьи фамилии начинается на букву «С», в столбец с полем «Фамилия» в строке условие отбора необходимо указать С*. Access автоматически изменит введенное выражение на like «С*», т.е. содержится С, а далее может быть любая последовательность символов.

· Также можно использовать различные математические операторы, например >, <, <> и т.д.

· Если необходимо вывести информацию, где условием отбора является некоторый временной промежуток, то необходимо использовать конструкцию «between … and». Например, вывести информацию о работниках, которые приняты с 1 мая 2006 года по 10 мая 2007 года. Подобный запрос будет выглядеть следующим образом: для поля «дата найма» в строку условие отбора ввести выражение between 01.05.2006 and 10.05.2007.

Формы

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

 

 

Рисунок 3 –Пример формы

 

Отчеты

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде, можно создать отчет. Например, напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Макросы

Макрос представляет набор макрокоманд. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

При создании макроса пользователь вводит макрокоманды, которые требуется выполнить.

Задания для лабораторных работ

 

Содержание отчета по лабораторной работе

 

1. Комментарии по созданию таблиц, запросов и других объектов в базе данных.

2. Описание организации связей между таблицами для многотабличных БД, конструкции запросов и условий отбора, сформированных для их выполнения.

 

8 Контрольные вопросы

 

1. Дайте определение базы данных.

2. Что такое СУБД? Перечислите основные возможности СУБД.

3. Что такое модель данных? Назовите существующие модели данных. С какой моделью данных работает большинство современных СУБД?

4. Назовите основные способы создания таблиц в MS Access.

5. Каковы основные типы данных, используемые для полей таблиц в СУБД MS Access?

6. Что такое ключевое поле? Как оно определяется?

7. Что такое запрос к базе данных? Перечислите основные типы запросов в СУБД MS Access. В чем отличие между ними?

8. Опишите механизм создания запросов в режиме конструктора.

9. Что такое условие отбора? Какие специальные операторы могут быть использованы при формировании условий отбора?

10. Что такое групповые операции? Как они могут быть использованы при создании запросов в базе данных?

11. Что такое форма в базе банных MS Access? Назовите основные способы создания форм в MS Access.

12. Что такое отчет? Опишите основные варианты создания отчета в СУБД MS Access.

13. Дайте определение макроса.

14. Для чего макросы используются в базах данных?

9 Рекомендуемая литература

1. Кузнецов, С.Д. Основы современных баз данных [Электронный ресурс].-http://www.citmgu.ru

2. Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных [Текст]. – Киев: Диалектика, 1998. – 784 с.

3. Харитонова, И Microsoft Access 2000: Руководство [Текст]. – Спб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 1088 с.

4. Конноли, Т., Берг, К., Страчан, А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение [Текст]. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2000. - 1120 с.

Приложение A (обязательное) - Образец оформления титульного листа отчета по лабораторной работе

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Кафедра «Информационные системы»

 

ОТЧЕТ

о выполнении лабораторной работы

по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных»

тема: «_____________________________________________»

 

Выполнил (и)_____________________________

Ф.И.О.

 

Специальность:

шифр и название специальности

 

Группа:___________________

шифр группы

 

Орел, 200_ г.

 

Разработка баз данных в СУБД MS ACCESS

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ