Создание таблицы Адреса сотрудников

Создайте таблицу Адреса сотрудников согласно таблице 2.3. Для организации связи один-к-одному не забудьте правильно указать для поля Код свойство Индексированное поле. Не забудьте, что поле Код в этой таблице служит для связи с главной таблицей Карточка сотрудника и ключевым быть не может, поэтому на запрос создания ключевого поля отвечайте - Нет.

 

Создание таблицы Родственники сотрудника

Создайте таблицу Родственники сотрудника согласно таблице 2.4. Для организации связи один-ко-многим не забудьте правильно указать для поля Код свойство Индексированное поле. Не забудьте, что поле Код в этой таблице служит для связи с главной таблицей Карточка сотрудника и ключевым быть не может, поэтому на запрос создания ключевого поля отвечайте - Нет.

 

Схема данных

После создания таблиц базы данных необходимо установить связи между ними. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи один-к-одному и один-ко-многим. Связь между двумя таблицами организуется на основе общего поля. Оно должно присутствовать как в той, так и в другой таблице, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым. То есть на стороне один всегда должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения того же поля на стороне многие могут повторяться. Итак, связь один-к-одному означает, что одной записи в таблице соответствует только одна запись в другой связанной таблице. Связь типа один-ко-многим, когда одной записи в таблице может соответствовать несколько записей в связанной таблице.

Для определения связей между таблицами в MS Access следует нажать кнопку Схема данных. Данная кнопка находится на панели База данных. Если в текущий момент работы панель не отображается, то её можно сделать видимой при помощи пункта меню ВидðПанели инструментов. Существует и другой способ запуска конструктора схемы данных. Щелкните правой кнопкой мыши при положении указателя на окне базы данных. В появившемся меню выберите пункт Схема данных.

Конструктор схемы данных представляет собой окно, в котором пользователь может разместить списки полей существующих таблиц (рис.2.6). Для помещения в окно списка полей таблицы следует щелкнуть правой кнопкой мыши внутри окна схемы данных и выполнить пункт Добавить таблицу.

 

Рис.2.6. Схема данных

Добавьте все таблицы. Обратите внимание, что между таблицами Карточка сотрудника и Штатное расписание уже существует связь по полю Должность. Она была создана автоматически при использовании Мастера подстановок. Теперь создадим связи между остальными таблицами.

1. Поместите указатель мыши на поле Код таблицы Карточка сотрудника.

2. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код таблицы Адреса сотрудников.

3. В открывшемся окне диалога установите флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей (рис.2.7). Так как поле Код в таблице Адреса сотрудников содержит уникальные значения (свойство Индексированное поле – Да совпадения не допускаются), автоматически создается связь один-к-одному. Щелкните на кнопке Создать.

 

Рис.2.7. Параметры связи

4. Далее поместите указатель мыши на поле Код таблицы Карточка сотрудника.

5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код таблицы Родственники сотрудника.

6. В открывшемся окне диалога установите флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Так как значения поля Код в таблице Родственники сотрудника могут повторяться (свойство Индексированное поле – Да совпадения допускаются), автоматически создается связь один ко многим. Щелкните на кнопке Создать,

7. Закройте окно Схема данных, подтвердив ее сохранение.

 

ЗАПРОСЫ

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки.

 

Мастер запросов

Чтобы упростить работу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. С помощью этого мастера выполним выборку информации из таблиц базы данных Кадры.

1.В окне базы данных перейдите в раздел Запросы.

2.Дважды щелкните по кнопке Создание запроса с помощью мастера.

3.В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера выберите таблицу Карточка сотрудника (рис.3.1).

4.В списке Доступные поля щелкните на строке Фамилия.

5.Щелкните на кнопке >, чтобы переместить выделенное поле в список Выбранные поля.

6.Повторяя шаги 4-6, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника, а также поля Место жительства, Улица, Дом, Квартира из таблицы Адреса сотрудников.

7.Щелкните на кнопке Далее.

8.Введите имя запроса Адреса и щелкните на кнопке Готово.

Access построит запрос и выполнит его. Запрос – это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.

Рис.3.1. Мастер запросов

В рассматриваемом случае условие отбора инициирует получение из таблицы Карточка сотрудника полей Фамилия, Имя, Отчество, а также полей Место рождения, Улица, Дом, Квартира из таблицы Адреса сотрудников. Таблицы Карточка сотрудника и Адреса сотрудников связаны между собой через поле Код, при этом Карточка сотрудника является главной таблицей, а Адреса сотрудников – подчиненной (при этом каждой записи таблицы Карточка сотрудника соответствует одна запись таблицы Адреса сотрудников). Поэтому в полях Место жительства, Улица, Дом, Квартира результата запроса выводится информация из той записи таблицы Адреса сотрудников, значение поля Код которой совпадает со значением одноименного поля таблицы Карточка сотрудника. Результат выполнения запроса показан на рис.3.2.

 

Конструктор запросов

Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.

Рис.3.2. Результат выполнения запроса

1.Чтобы создать запрос в режиме конструктора, в разделе Запросы дважды щелкните по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

2.Из раскрывшегося списка Добавление таблицы выберите и добавьте в запрос таблицы Карточка сотрудника и Родственники сотрудника (рис.3.3).

Рис.3.3. Добавление таблиц в конструкторе запросов

В верхней части окна конструктора отображаются списки полей выбранных таблиц и связи между таблицами. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки.

3.Наведите указатель мыши на поле Фамилия таблицы Карточка сотрудника.

4.Нажмите кнопку мыши и перетащите поле Фамилия в первый столбец бланка запроса. Его имя появится в первой ячейке, а имя соответствующей таблицы – во второй.

Третья строка бланка запроса позволяет сортировать результат запроса по тому или иному полю.

5.В раскрывающемся списке третьей ячейки первого столбца бланка выберите пункт по возрастанию. Теперь записи результата запроса будут упорядочены по алфавиту фамилий.

6.Добавьте в бланк запроса поле Имя из таблицы Карточка сотрудника и поля Степень родства, Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Родственники сотрудника.

7.Назначьте для поля Степень родства режим сортировки по убыванию.

Имеющийся вариант связи добавляет в результат запроса только те записи связанных таблиц, в которых значения полей Код равны. Так как для некоторых людей из таблицы Карточка сотрудника нет записей в таблице Родственники сотрудника, то информация о таких людях не включается в результат запроса. Чтобы запрос возвращал данные даже о тех людях (включенных в таблицу Карточка сотрудника), у которых нет родственников, следует изменить параметры объединения.

8.Дважды щелкните по линии связи. При этом откроется окно диалога Параметры объединения (рис.3.4).

9.Выберите положение переключателя Объединение ВСЕХ записей из “Карточка сотрудника” и только тех записей из “Родственники сотрудника”, в которых связанные поля совпадают.

10. Щелкните на кнопке ОК. На одном конце линии связи появится стрелка, указывающая на смену режима объединения.

11. Щелчком на кнопке Вид панели инструментов выведите результат выполнения запроса (рис.3.5).

12. Закройте окно запроса.

13. В ответ на вопрос о необходимости сохранения макета или структуры запроса ответьте Да. Введите имя запроса Родственники и нажмите ОК.

 

Рис.3.4. Изменение параметров объединения

 

Рис.3.5. Результат выполнения нового запроса