Основные операции по разработке бд.

Создание новой базы — создание нового файла, предназначенного для хранения перечисленных выше объектов.

Создание таблиц — описание свойств реквизитов таблицы и сохранение их под определенным именем.

Создание форм — размещение в диалоговом окне полей данных таблиц или запросов, пояснительных надписей к ним, а также создание командных кнопок и связь их с макросами или модулями. Каждая форма сохраняется в базе данных под своим именем.

Создание запросов — описание полей данных, включаемых в запрос, а также условий отбора записей. Каждому запросу в базе данных присваивается собственное имя.

Создание фильтров — описание условий отбора данных. Фильтры могут быть сохранены в виде запросов.

Создание макросов — описание последовательности действий с таблицами, формами и запросами базы данных, которые обычно пользователь выполняет при помощи меню СУБД, командных кнопок и клавиатуры или манипулятора «мышь».

Создание отчетов — размещение на макете страницы полей таблиц или запросов, пояснительных надписей к ним. Организация группировки данных, порядка их следования.

Корректировка данных — добавление, удаление или обновление данных таблиц при помощи форм или непосредственно в таблицах.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

Разработка макета базы данных

Созданию файла базы данных должна предшествовать подготовительная работа. Первое, что необходимо уяснить разработчику - это цели и задачи, для каких будет использоваться создаваемая база данных, а также объем и тип данных, размещаемых в ней.

На этапе определения набора данных, предназначенного для хранения в БД, следует уяснить документальные источники исходной информации: приказы, нормативные документы, письма, распоряжения, карточки учета и т.д. Любые данные, вносимые в БД должны иметь документальное подтверждение.

Документальные источники первичной информации определяют в значительной степени свойства реквизитов таблиц базы данных. Характер поступления документов, их структура влияют на распределение данных по различным таблицам БД.

В таблицы базы данных может быть добавлена справочная информация, облегчающая работу пользователя с базой.

Задача.

Для определенности будем считать в дальнейшем, что перед нами стоит задача по разработке базы данных для учета данных сотрудников подразделений ОВД Кадры. База данных должна позволять ввод и корректировку информации по штатному расписанию, данных о сотрудниках и составу их семей, получать справочные данные в зависимости от условий поиска и выдавать на печать или экран отчеты.

Структура таблиц.

Разделение всей информации на отдельные таблицы позволяет уменьшить объем базы данных и оптимизировать поиск информации. Для рассматриваемой задачи разумно выделить сведения по штатному расписанию, сотруднику, адресу проживания и данные по родственникам в разных таблицах. Это обусловлено тем, что данные по адресу проживания доступны не всем пользователям и количество родственников у сотрудников различно, что не позволяет их объединение в одной таблице.

В ряде случаев реквизиты записей могут принимать только определенные значения из заданного списка, например, звание. Для таких реквизитов обычно создаются специальные таблицы-словари. Таблица-словарь имеет два столбца: код (ключевое поле) и наименование. Современные версии MS Access позволяют создавать словари непосредственно связанные с полями таблиц (поле со списком). Для связи данных со словарем в основной таблице вводят числовые поля, содержащие код словарного реквизита. Это позволяет также уменьшить объем основной таблицы.

Основная таблица связывается с дополнительными обычно также при помощи числовых полей.

После определения количества таблиц и их реквизитов необходимо выбрать типы данных для каждого реквизита. MS Access допускает следующие типы данных:

Счетчик. Данные в поле типа счетчик заносятся системой автоматически. При добавлении в таблицу новой записи значение в этом поле увеличивается на единицу. При удалении записей счетчик продолжает нумерацию так, что номера не повторяются.

Текстовый. Текстовые поля для всех записей имеют одну длину, задаваемую пользователем до 255 символов. По умолчанию создается поле длиной 50 символов.

Мемо. Это поле примечаний. В данном поле может храниться текст до 32 000 символов. Размер данного поля может быть различным у разных записей. Но операции поиска и сортировки по данному полю работают более медленно. В других средствах управления базами данных, например FoxPro, примечания типа Мемо хранятся в отдельном от таблицы файле.

Числовой. Числовые поля могут иметь размер: байт — числа от 0 до 255; целое — числа от -32768 до +32767; длинное целое — числа от -2 147 483 648 до [phone]; с плавающей точкой — длина 4 байта; с плавающей точкой — длина 8 байт.

Дата/время. В данных полях хранятся данные о дате и времени. Такие поля имеют несколько форматов отображения даты и времени,

Денежный. Денежная сумма с точностью до 15 целых и 4 десятичных разрядов.

Логический. Хранится логическое значение «ИСТИНА - ДА» или «ЛОЖЬ - НЕТ».

Объект OLE. В этих полях хранятся объекты, разработанные другими программными приложениями, например, рисунки.

Гиперссылка. Можно хранить ссылки на другие объекты (файлы, интернет-страницы, объекты базы данных и электронную почту).

Мастер подстановки. Позволяет организовать в поле подстановку значений из других объектов базы данных (таблиц или запросов) либо задать перечень возможных значений.

Каждое поле таблицы имеет ряд свойств, которые пользователь может также при необходимости изменить.

Ниже приводятся описания таблиц базы данных Кадры.

Таблица 2.1

Структура таблицы Штатное расписание

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Подразделение	Текстовый	Общие
Размер поля- 20
Должность	Текстовый	Общие
Размер поля- 20
Кол-во единиц	Числовой	Общие
Размер поля -Целое
Оклад	Числовой	Общие
Размер поля -Целое

 

Таблица 2.2

Структура таблицы Карточка сотрудника

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Код	Счетчик
Личный номер	Текстовый	Общие
Размер поля- 10
Фамилия	Текстовый	Общие
Размер поля- 20
Имя	Текстовый	Общие
Размер поля- 15
Отчество	Текстовый	Общие
Размер поля- 15
Звание	Текстовый	Общие
Размер поля- 30
Подстановка
Тип элемента управления - Поле со списком Тип источника строк - Список значений Источник строк –рядовой;сержант; капитан;майор
Оклад по званию	Числовой	Общие
Размер поля - Целое
Должность	Мастер подстановки	Подстановка
Ограничиться списком -Да
Дата рождения	Дата/ время	Общие
Формат поля - Краткий формат даты Маска ввода- Краткий формат даты
Дата приема на работу	Дата/ время	Общие
Формат поля - Краткий формат даты Маска ввода- Краткий формат даты

 

Таблица 2.3

Структура таблицы Адреса сотрудников

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Код	Числовой	Общие
Размер поля - Длинное целое Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются)
Место жительства	Текстовый	Общие
Размер поля -30
Улица	Текстовый	Общие
Размер поля -30
Дом	Текстовый	Общие
Размер поля -5
Квартира	Текстовый	Общие
Размер поля -5

 

Таблица 2.4

Структура таблицы Родственники сотрудника

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Код	Числовой	Общие
Размер поля - Длинное целое Индексированное поле - Да (совпадения допускаются)
Степень родства	Текстовый	Общие
Размер поля -20
Подстановка
Тип элемента управления – Поле со списком Тип источника строк – Список значений Источник строк –мать;отец;сын; дочь
Фамилия	Текстовый	Общие
Размер поля -20
Имя	Текстовый	Общие
Размер поля -15
Отчество	Текстовый	Общие
Размер поля -20
Дата рождения	Дата/время	Общие
Формат поля - Краткий формат даты Маска ввода- Краткий формат даты

 

Создание новой базы данных

Новая база данных создается после запуска MS Access. Для запуска приложения необходимо найти пиктограмму MS Access и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши при размещенном на ней указателе. В отличие от текстовых редакторов и электронных таблиц MS Access не создает автоматически бланк пустой базы данных. Пользователю предлагается сделать выбор между открытием существующей базы данных и созданием новой.

Для создания новой базы данных следует выполнить следующие действия:

1. Запустите Microsoft Access.

2. На правой панели (рис 2.1.) выберите опцию Новая база данных.

Рис.2.1. Панель Создание файла Microsoft Access

 

3. Выберите для размещения новой базы данных папку вашей группы. В поле Имя файла введите имя Кадры.

Откроется окно базы данных, показанное на рис.2.2. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных. В левой области окна находятся кнопки групп объектов. В нижней части расположен список объектов выбранного типа, имеющихся в текущей базе данных, а также значки команд, позволяющих создавать новые объекты данного типа.

Рис.2.2. Окно базы данных