Элементы управления форм и отчетов

Кнопка	Название	Назначение
	Надпись	Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений
	Поле	Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений
	Группа переключателей	Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля
	Выключатель	Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя
	Переключатель	Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным)
	Флажок	Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой - «нет»
	Поле со списком	Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений
	Список	Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений
	Кнопка	Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции
	Рисунок	Рисунок любого графического формата с рамкой
	Свободная рамка объекта	Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных
	Присоединенная рамка объекта	Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса
	Разрыв страницы	Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер
	Набор вкладок	Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы
	Подчиненная форма/отчет	Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной
	Линия	Добавляет прямую линию
	Прямоугольник	Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины
	Дополнительные элементы	Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель элементов

 

7.Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.

8.Введите название формы Карточка сотрудника.

9.Нажмите клавишу Enter, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.

10. В списке Шрифт панели инструментов Формат (форма/отчет) выберите Arial.

11. В списке Размер выберите число 14.

12. Щелкните на кнопке По центру.

13. Таким же образом можно вводить информацию в раздел Примечание формы.

14. Щелкните на кнопке Вид для просмотра результата создания формы и ввода данных (см. рис.4.4).

15. Добавим в форму вычислимое поле Выслуга, в котором будет отображаться количество проработанных лет. Щелкните на кнопке Поле панели элементов.

16. Растяните мышью прямоугольник в разделе Область данных, ниже поля Дата приема на работу.

17. Введите подпись поля Выслуга.

18. Щелкните правой кнопкой мыши по новому полю, выберите Свойства.

19. В разделе Данные окна диалога свойств нового поля, в строке Данные, воспользуйтесь построителем выражений (кнопка ).

20. Выслугу будем считать как разницу между текущей датой и датой приема на работу. Поскольку операция вычитания дат возвращает разницу в днях между двумя датами, а выслугу принято считать в годах, то поделив результат вычитания на 365, получим количество лет. Поскольку нас интересует полное количество лет, то результат необходимо округлить. Функция Date() возвращает текущую дату, а функция Int() позволяет округлять до целого числа.

21. В построителе выражений наберите следующую формулу (рис. 4.6.): =Int((Date()-[Дата приема на работу])/365)

Рис.4.6. Окно построителя выражений

22. В разделе Макет окна диалога свойств вычислимого поля в строке Оформление выберите обычное, тогда редактирование данных в этом поле будет запрещено.

23. Щелкните на кнопке Вид для просмотра результата создания формы и ввода данных (см. рис.4.7).

Рис.4.7. Готовая форма Карточка сотрудника

Подчиненная форма

Если между таблицами существует связь один-ко-многим, то есть одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной, то для ввода данных необходимо создать подчиненную форму.

1.В окне базы данных перейдите в раздел Формы.

2.Щелкните по кнопке Создать.

3.В раскрывшемся диалоговом окне Новая форма выберите пункт Мастер форм.

4.В список Выбранные поля добавьте поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника и Степень родства, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения из таблицы Родственники сотрудника.

5.Щелкните на кнопке Далее.

6.В следующем окне диалога выберите тип представления данных по Карточка сотрудника и включите переключатель Подчиненные формы, щелкните на кнопке Далее.

7.В следующем окне диалога выберите внешний вид подчиненной формы табличный и щелкните на кнопке Далее.

8.В списке следующего окна выберите стиль оформления Обычный или любой другой понравившийся вам и снова щелкните на кнопке Далее.

9.В последнем окне мастера форм введите имя формы Родственники сотрудника,имя подчиненной формы Подчиненная родственники и щелкните на кнопке Готово.

10. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в конструктор формы.

11. Создайте заголовок формы Родственники сотрудника.

12. Щелкните по надписи Подчиненная родственники и удалите ее с помощью клавиши Delete.

13. Откройте форму Подчиненная родственники в режиме конструктора.

14. Щелкните правой кнопкой мыши на поле Степень родства и выберите в контекстном меню команду Свойства.

15. В разделе Другие в поле Имя введите Родственники.

16. Закройте данную форму, сохранив сделанные изменения.

17. Откройте форму Родственники сотрудника в режиме формы.

18. Перетаскивая границы заголовков полей подчиненной формы измените их ширину.

Полученный результат создания подчиненной формы представлен на рис.4.8.

Рис.4.8. Подчиненная форма Родственники сотрудника

ОТЧЕТЫ

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

 

Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Создадим отчет, выводящий информацию о родственниках сотрудников.

1.В окне базы данных перейдите в раздел Отчеты.

2.Щелкните по кнопке Создать.

3.В раскрывшемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Мастер отчетов.

4.Добавьте в список Выбранные поля поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника и все поля, кроме поля Код, из таблицы Родственники сотрудника.

Поле Код содержит служебную информация, предназначенную для обеспечения связи данных таблиц. Поэтому помещать такие поля в отчет не имеет смысла.

5.Щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне мастера можно выбрать тип представления данных – упорядоченные по записям таблицы Карточка Сотрудника, а затем – по записям таблицы Родственники сотрудника.

6.Оставьте вариант по Карточка Сотрудника и щелкните на кнопке Далее.

7.В следующем окне диалога не добавляйте уровней группировки. Щелкните на кнопке Далее.

8.Четвертое окно мастера позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в первом списке имя поля Степень родства, щелкните на кнопке сортировки справа от списка, чтобы сортировка производилась в обратном порядке, и щелкните на кнопке Далее.

Следующее окно позволяет выбрать вид макета для отчета и ориентацию страницы.

9.Выберите макет Структура 1 и щелкните на кнопке Далее.

10. В следующем окне мастера выберите стиль оформления Строгий. Затем щелкните на кнопке Далее.

11. В последнем окне мастера форм введите имя отчета Родственники сотрудников и щелкните на кнопке Готово.

Мастер сформирует отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра (рис.5.1). В нем видно, что сначала идет фамилия, имя, отчество сотрудника, а ниже информация о его родственниках. Затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека, и т.д.

Рис.5.1. Фрагмент отчета, сформированного мастером

Конструктор отчетов

В созданном отчете присутствует множество недостатков, которые можно исправить с помощью конструктора отчетов.

1.Щелчком на кнопке Вид панели инструментов войдите в режим конструктора отчета Родственники сотрудников (рис.5.2). Либо, если вы только что загрузили базу данных, перейдите в раздел Отчеты, выберите отчет Родственники сотрудников и щелчком на кнопке Конструктор войдите в режим конструктора отчета.

В схеме отчета присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл.5.1. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.

Рис.5.2. Конструктор отчетов

2.Щелчком выделите надпись Карточка сотрудни­ка.Фа­милия.

3.Удалите надпись нажатием клавиши Delete.

4.Повторяя шаги 2 и 3 удалите из раздела Заголовок группы Код надписи Карточка сотрудника.Имя и Карточка сотрудника.От­чество. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.

5.Разместите поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника в одну строку. Установите для данных полей размер шрифта 14.

Таблица 5.1 Разделы отчета

Раздел	Назначение
Заголовок отчета	Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Заголовок/примечание отчета меню Вид
Верхний колонтитул	Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Колонтитулы меню Вид
Заголовок группы Код	Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля Код
Область данных	Основные данные отчета
Нижний колонтитул	Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Колонтитулы меню Вид
Примечание отчета	Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается командой Заголовок/примечание отчета меню Вид

6.Щелчком выделите поле Карточка сотрудника.Фа­ми­лия. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.

7.Повторите шаг 6 для полей Карточка сотрудни­ка.Имя и Карточка сотрудника.Отчество.

8.Заголовок отчета Родственники сотрудников разместите по центру страницы.

9.Измените надпись Степень родства на Родственники, удалите из надписей название таблицы Родственники сотрудника.

10. Разместите надписи с полями из таблицы Родственники сотрудника по ширине страницы.

11. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелчками мыши выделите линии, обрамляющие надписи.

12. Используя маркер изменения размера, удлините линии, обрамляющие надписи, на всю ширину страницы.

13. Удерживая нажатой клавишу Shift, щелчками мыши выделите линии, обрамляющие надписи, и сами надписи.

14. Используя маркер верхнего левого угла либо сочетание клавиш Ctrl + стрелки, перетащите выделенные объекты выше и уменьшите область раздела Заголовок группы Код.

15. Щелчком на кнопке Вид панели инструментов переключите отчет в режим предварительного просмотра.

На рис.5.3 показан фрагмент нового варианта отчета Родственники сотрудников.

В нижней части страницы отчета выводится текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета.

Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения изменений макета или структуры отчета щелкните на кнопке Да.

 

 

Рис.5.3. Фрагмент нового варианта отчета

 

Сортировка и группировка

Отчет, который мы сконструировали, имеет еще один существенный недостаток. Список сотрудников выводится не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Родственники сотрудника по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Карточка сотрудника, которая определяется связью между полями Код этих двух таблиц. По указанной причине сотрудники в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код - идентификатора записей таблицы Карточка сотрудника. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки.

1.Откройте отчет Родственники сотрудников в режиме конструктора.

2.Щелкните на кнопке (Сортировка и группировка) панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис.5.4.

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код, а затем в пределах списка родственников, относящихся к одному сотруднику, по убыванию степени родства. На кнопке строки Код виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при переборе записей таблицы Карточка сотрудника для каждого нового значения поля Код генерируется заголовок группы, в котором в нашем отчете выводятся фамилия, имя, отчество сотрудника и надписи полей из таблицы Родственники сотрудника.

Рис.5.4. Сортировка и группировка

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки Код на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для четырех людей с одинаковой фамилией Петровский будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список родственников всех Петровских. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код - уникальный идентификатор записей таблицы Карточка сотрудника, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы.

Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка соответствующие поля, разместив их выше поля группировки Код.

3.Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

4.Выберите пункт Карточка сотрудника.Фамилия.

5.В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Карточка сотрудника.Имя.

При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки По возрастанию. Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке ячейки Порядок сортировки соответствующей строки пункт По убыванию.

6.Щелчком на кнопке строки Карточка сотрудника.Фамилия выделите ее.

7.Поместите указатель на кнопку строки Карточка сотрудника.Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.

8.Повторяя шаги 6 и 7, разместите строку Карточка сотрудника.Имя между строками Карточка сотрудника.Фамилия и Код.

9.Закройте окно Сортировка и группировка.

10. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.

Теперь записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам. После этого для каждой новой записи таблицы Карточка сотрудника появляется заголовок группы (так как величины поля Код для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Родственники сотрудника выводятся все родственники, соответствующие данному значению величины Код, то есть данному сотруднику (рис.5.5).

Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Родственники сотрудника, в отчет не выводятся.

11. Закройте отчет.

Рис.5.5. Фрагмент окончательного варианта отчета