Лабораторная работа № 4. Импорт и экспорт данных

Цель работы: научиться загружать в базу из внешних источников большие объёмы данных и сбрасывать из базы данные в формате других приложений.

В качестве приложения, с которым будет взаимодействовать Access, выберем электронные таблицы Excel. Откройте файл «группы.xls». Ознакомьтесь с листами «группы» и «факультеты».

1.Импорт в новую таблицу. Импортируйте из файла «группы.xls» в новую таблицу данные с листа «группы». Последовательность действий: Меню ® Файл ®Внешние данные ® Импорт. Далее выберите файл «группы.xls» и следуйте указаниям Access. Наименования полей оставьте такими же, как в таблице Excel, выберите автоматическое создание ключа, новую таблицу в базе данных назовите «Группы».

2.Импорт в существующую таблицу. Создайте в базе данных таблицу «факультет» следующей структуры:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код_фак	Счётчик
Факультет	Текст
Телефон	Текст
Декан	Текст
Секретарь	Текст

Введите первую запись следующего содержания:

Факультет - Юридический

Телефон - 167

Декан - Семёнов А.Б.

Секретарь – Никитина А.Г.

Импортируйте в таблицу «факультет» данные с листа ««факультеты» из файла «группы.xls». Последовательность действий: Меню ® Файл ®Внешние данные ® Импорт. Далее выберите файл «группы.xls» и следуйте указаниям Access. Наименования соответствующих полей в таблицах Excel и Access должны совпадать.

3.Установка связи с таблицей в формате Excel. Можно работать с таблицей Excel так же, как и с таблицами базы данных Access, если установить с ней связь.

Установите связь с таблицей Excel с листа «Список» из файла «Сортировка1.xls». Последовательность действий: Меню ® Файл ®Внешние данные ® Связь с таблицами. Далее выберите файл «Сортировка1.xls» и следуйте указаниям Access.

4. Экспорт данных из базы в таблицу Excel. Экспортируем таблицу «Группы». Откройте таблицу «Группы» в Access. В меню Access выберите Файл ® Экспорт. В нижней части открывшегося окна выберите тип файла «Microsoft Excel» версии, установленной на Вашем компьютере, например, «Microsoft Excel 97-2000 (*.xls)».. Назовите файл «ГруппыAcc» и сохраните его в Вашем каталоге.

5. Кнопки для экспорта и импорта данных. В Access есть макрос «ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу», с помощью которого можно импортировать и экспортировать данные. Создайте форму для экспорта таблицы «Группы».

Создайте кнопку «экспорт в Excel». В окне «Создание кнопки» нажмите «Отмена». Вызовите свойства кнопки. Щёлкните по свойству «нажатие кнопки». Справа появятся две квадратные кнопочки. Щёлкните по кнопочке с многоточием и в появившемся меню выберите «Макросы» Дайте любое название макросу. Выберите макрокоманду «ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу» и присвойте ей необходимые значения аргументов (в нижней части окна). Файл с экспортированной таблицей поместите в свой каталог

Проверьте работу созданной формы

Лабораторная работа № 5. Определение связей между таблицами и создание подчинённых форм

Цель работы: научиться устанавливать связи между таблицами и строить подчинённые формы.

Между реальными объектами, данные о которых хранятся в базе, могут существовать логические связи. Например, многие группы студентов входят в состав одного факультета, и ни одна группа не может относиться сразу к двум факультетам. Говорят, что между факультетом и группой имеется связь «один ко многим».

1. Отобразите связь «один ко многим» в базе данных следующим образом: в режиме конструктора дополните структуру таблицы «Группы» полем «код_ф», затем перейдите в режим просмотра таблицы и распределите группы по факультетам, то есть введите в поле «код_ф» коды факультетов, хранящиеся в поле «код_фак» таблицы «факультет».

2. Подмена кода объекта именем. Access позволяет во время просмотра данных в таблице «Группы» подменять код факультета его названием, взятым из таблицы «факультет». Для этого откройте таблицу «Группы» в режиме конструктора, выберите в свойствах поля «код_ф» вкладку «Подстановка» и установите следующие значения свойств:

· для свойства «Тип элемента управления» - Поле со списком,

· для свойства «Тип источника строк» - Таблица или запрос,

· для свойства «Источник строк» - факультет,

· для свойства «Присоединённый столбец» - 1,

· для свойства «Число столбцов» - 2,

· для свойства «Ограничиться списком» – да.

Теперь перейдите в режим таблицы. В поле «код_ф» должны появиться названия факультетов.

3. Внесение связей между таблицами в схему данных. В Access можно создать схему данных, в которой явно указываются связи между полями разных таблиц. Схема данных используется для поддержки целостности базы данных и, кроме того, упрощает построение форм и запросов.

Закройте таблицу «Группы». Выполните пункты меню Сервис ® Схема данных. В любом месте открывшегося окна щёлкните правой кнопкой мышки. В появившемся меню выберите пункт «Добавить таблицу» и добавьте таблицы «Группы» и «факультет». Левой кнопкой мышки соедините поле «код_фак» и поле «код_ф» связываемых таблиц. Должно появиться окно «Изменение связей».

Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Теперь, если не устанавливать два других флажка, Access при попытке удалить из таблицы «факультет» любую запись будет проверять, нет ли в таблице «Группы» кода удаляемой записи. Если такой код есть, то появится сообщение об ошибке. Другими словами, пока в базе данных указано, что на факультете есть хотя бы одна группа, удалить этот факультет нельзя.

Флажок «Каскадное удаление связанных записей» служит для автоматического удаления из таблицы «Группы» всех записей, связанных с записью, удаляемой из таблицы «факультет».

Флажок «Каскадное обновление связанных полей» служит для автоматического обновления в таблицы со стороны «многие» значения связанного поля, обновляемого в таблице со стороны «1». В нашем случае связанное поле – счётчик и оно не может обновляться.

Схема данных должна иметь вид, показанный на рис. 2.

Рис. 2. Схема данных таблиц «Группы» и «факультет»

 

4.Создание подчинённой формы. Создайте новую форму. Назовите её «факультеты». Отобразите в ней все поля, кроме «код_фак».

Теперь в форме «факультеты» нужно создать подчинённую форму, в которой будут показываться данные о группах, входящих в состав показываемого в главной форме факультета. Раздвиньте границы формы «факультеты так, чтобы в ней поместилась таблица с данными о группах. На панели элементов найдите элемент «Подчинённая форма/отчёт» и установите его в форме «факультеты».

 

Рис. 3. Форма «факультет» с подчинённой формой

В окне мастер подчинённых форм установите переключатель «Имеющиеся таблицы и запросы» и щёлкните по кнопке «Далее».

В следующем окне мастер подчинённых форм выберите таблицу «группы» и все поля, кроме «Код_гр». Далее выберите переключатель «Выбор из списка» и оставьте предложенное название подчинённой формы. На рис.3 показана форма «факультет» с подчиненной формой. В подчинённой форме показаны группы, входящие в состав просматриваемого в основной форме факультета.

 

Перейдите в режим формы и просмотрите несколько записей.