Макрокоманды, доступные для использования в макросах

Макрокоманда	Назначение
ОткрытьФорму	Может открыть форму в режиме предварительного просмотра. Возможно применить фильтр и задать условия отбора
ОткрытьЗапрос	Может открыть запрос в режиме предварительного просмотра
ОткрытьТаблицу	Может открыть таблицу в режиме предварительного просмотра.
ВывестиВформате	Выводит заданную таблицу, запрос, форму, отчет или модуль в файл в формате XLS, RTF или TXT, а также запускает соответствующее приложение для редактирования файла.
Печать	Выполняет печать активной таблицы, формы или отчета. Можно задать диапазон печатаемых страниц, число копий и необходимость раскладки копий
КомандаМеню	Выполняет команду главного меню Access
Выход	Закрывает все окна и осуществляет выход из Access
ЗапускМакроса	Запускает другой макрос
ОстановитьВсеМакросы	Останавливает работу всех макросов, включая макрос, который запустил этот макрос
Добавить меню	Добавляет в строке пользовательского меню раскрывающееся меню для формы или отчета. В аргументах данной макрокоманды указывается имя строки меню и имя другого макроса, который содержит все используемые в меню команды и все действия, соответствующие этим командам
КомандаМеню	Выполняет команду одного из главных меню Access. Используя эту макрокоманду внутри строки пользовательского меню, можно выполнить в пользовательском меню имеющиеся в нем команды.
КомандыКлавиатуры	Запоминает последовательность нажимаемых клавиш
ЗадатьЗначение	Изменяет значение любого элемента управления или свойства, которое можно обновить
Сигнал	Выдает звуковой сигнал
Сообщение	Выводит предупреждающее или информационное сообщение
Установить Сообщения	Когда она включена, клавиша Enter назначается как клавиша ответной реакции на все системные предупреждающие или информационные сообщения при работе макроса. Чтобы отменить вывод сообщений, надо использовать эту команду вместе с макрокомандой ВыводНаЭкран, установленной в состояние "Нет" (Off)
Вывести на экран	Выводит на экран информацию о промежуточных действиях, выполняемых при работе макроса
Развернуть	Увеличивает размер активного окна до полного размера
Свернуть	Сворачивает активное окно в значок
СдвигРазмер	Изменяет размер активного окна
Восстановить	Восстанавливает окно в прежних размерах

 

Для работы с макросами в панели инструментов предназначены следующие кнопки (рис. 9.1.):

- кнопка Имена макросов (с изображением «XYZ») отображает или убирает столбец “ Имя макроса”, где можно присваивать имена макросам, входящим в группу;

- кнопка Условия (с изображением блок-схемы) отображает или убирает столбец “ Условие” в окне макроса, где можно задать условие, с которым связано какое-то действие;

- кнопка Выполнить (с изображением «!») запускает макрос;

- кнопка По шагам (с изображением стрелки и списка) выполняет макрос по шагам;

Для обслуживания некоторого объекта, входящего в базу данных, создается подчас многочисленная совокупность макросов, каждый из которых автоматизирует некоторую вполне конкретную процедуру. Рекомендуется все макросы, связанные с событиями в форме или отчету, объединить в отдельный объект (группу), соответствующий данной форме или отчету. Каждый макрос должен иметь уникальное имя в пределах группы. Имя объекта Макрос будет являться именем группы. Вызов макрокоманды из макрогруппы осуществляется точным указанием имени макрогруппы и макрокоманды в группе: имяГруппы.имяМакроса.

Порядок выполнения макрокоманд в макросе может быть изменен. Для этого в макросе вводятся условия выполнения или пропуска макрокоманд. Условия задаются в виде выражения в столбце Условие.

В макросах часто происходят ссылки на те или иные объекты БД. Ссылки указывается в столбце Условие. Ссылаться можно на объекты, на свойство объекта, на элемент управления в объекте.

Ссылка на форму или отчет состоит из двух частей: имяСемейства!имяОбъекта. Все открытые формы входят в семейство Формы, открытые отчеты – в семейство Отчеты. Например, Формы![Заказы клиента] или Формы!Клиент; ссылка на отчет – Отчеты![Отчет о продажах]. Если имя объекта содержит пробелы или специальные символы, оно обязательно должно быть заключено в квадратные скобки. Ссылка на свойство формы или отчета состоит из трех частей: имяСемейства!имяОбъекта.имяСвойства. Например: Формы!Клиент.Вывод на экран.

Ссылки на элементы управления форм, отчетов и их свойства:

имяСемейства!имяОбъекта!имяЭлемента (например, Формы![Заказы клиента]! [Номер клиента]);

имяСемейства!имяОбъекта!имяЭлемента.имяСвойства (например, Формы![Заказы клиента]! [Доступ]).

Задание

1. Создайте макрос, содержащий макрокоманду ОткрытьФорму. Форма должна открываться с помощью кнопки, расположенной в другой форме.

2. Создайте группу, включающую наряду с новыми макрокомандами предыдущую макрокоманду. Выбор макрокоманд сделайте по своему усмотрению.

3. Создайте макрос с условиями.

 

Порядок выполнения работы

 

Создание макроса

1. В окне Базы данных щелкните по вкладке Макросы и нажмите на кнопку Создать. Откроется окно проектирования макроса аналогичное окну, приведенному на рис. 9.1. (будут отсутствовать столбцы Имя макроса и Условие). Каждая строка в этом окне может содержать одну макрокоманду и комментарий к ней.

2. В строку, помеченную указателем, введите Макрокоманду. Команду можно вводить с клавиатуры или воспользоваться списком, который доступен в ячейках колонки Макрокоманда.

3. Желательно ввести пояснения в столбец Примечание. Комментарии облегчают понимание и сопровождение макросов.

4. Когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части Конструктора макроса появится панель аргументов. Список полей этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Укажите всю требуемую системой информацию в области аргументов макрокоманды. В общем случае рекомендуется задавать аргументы макрокоманды в том порядке, в котором они перечислены, поскольку выбор одного аргумента может определять возможные значения следующего аргумента.

5. Сохраните макрос. Для этого можно воспользоваться кнопкой Сохранить, либо выполните команду ФАЙЛ/Сохранить. Присвойте имя макросу (имя должно нести смысловую нагрузку).

6. Запустите макрос на исполнение.

Вызвать и выполнить макрос можно одним из нескольких способов:

- в режиме проектирования макроса (см. рис. 9.1.) щелкнуть по кнопке Выполнить;

- выполнить команду СЕРВИС/Запуск макроса и выбрать из списка имя макроса для выполнения;

- в окне Базы данных на вкладке Макросы выполнить двойной щелчок на имени подлежащего выполнению макроса.

7. Откройте в режиме Конструктора какую-либо форму, отличную от формы, для которой разрабатывается макрос.

8. Создайте кнопку, разместив его в области заголовка открытой формы. Откройте окно свойств кнопки (рис. 9.2): выделите кнопку, нажмите правую кнопку мыши, в появившемся меню выберите пункт Свойства (открыть окно свойств можно, дважды щелкнув по кнопке). В окне свойств укажите, с каким событием связывается макрос. По умолчанию это событие Нажатие кнопки.

Создание групп макросов

Объедините макросы в макрогруппу (можно сделать новый объект или преобразовать ранее созданный макрос в группу макросов).

1. Откройте Конструктор макросов.

2. Нажмите кнопку Имена макросов на панели инструментов. В окне Конструктора макросов появится еще один столбец Имя макроса.

3. Введите в этот столбец имя первого макроса. В этой же строке в столбце Макрокоманда введите имя макрокоманды, далее все соответствующие ей аргументы. Если предполагается, что макрос включает несколько макрокоманд, то введите их в последующих строках столбца Макрокоманда.

4. Пропустите строчку.

5. Введите имя следующего макроса и соответствующие ему макрокоманды. На рис. 9.3, в качестве примера, представлен макрос “Поставщики” БД “Борей”.

6. Проверьте работу макроса. Выполните команду СЕРВИС/Запуск макроса (будет выполнен только первый макрос из макрогруппы). Вызов других макросов из группы возможен, если в диалоговом окне ввести имя макрогруппы и через точку имя макроса.

7. Сохраните макрос.

Создание макроса с условием

Для примера на рис. 9.4 представлено окно проектирования макроса, который будет выводить на экран таблицу о товарах, находящихся на складе фирмы. Таблица “Товары на складе” будет открываться лишь тогда, когда в поле Цена формы “Товары, проданные со склада” будет внесено значение, меньше 1000. Макрос связан с элементом управления Цена в форме “Товары, проданные со склада”. Подключение этого макроса к элементу управления Цена происходит также, как и подключение макроса кнопки. Макрос будет связываться либо с событием Выход, либо с событием Вход.

1. Откройте Конструктор макросов.

2. Нажмите кнопку Условие. Запишите в столбце Условие выражение, при истинности которого будет выполняться создаваемый макрос. Выражения для условия удобнее задавать в окне Построитель выражений.

3. Задайте макрокоманду.

4. Сохраните макрос.

5. Откройте в режиме Конструктора форму, в которой предполагается один из элементов управления связать с разрабатываемым макросом. Свяжите элемент управления и макрос.

6. Проверьте работу макроса.

Приложение 1

Статистические функции

Функция	Описание
Sum	Вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных поле.
Avg	Вычисляет среднее арифметическое всех значений заданного поля в каждой группе. Используется только для числовых и денежных поле. Значения Null не включаются в вычисления.
Min (Max)	Возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в заданном числовом поле внутри каждой группы. Для текстовых полей - наименьшее из символьных значений независимо от регистра. Значения Null игнорируется.
Count	Возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null. Для учета значений Null используется Count(*)
StDev*	Вычисляет смещенное статистическое стандартное отклонение для всех значений данного поля в каждой группе. Применяется к числовым и денежным полям. Если в группе меньше двух строк, возвращает значение Null.
StDevP*	Вычисляет несмещенное статистическое стандартное отклонение
Var*	Вычисляет смещенную статистическую дисперсию для всех значений данного поля в каждой группе. Применяется к числовым и денежным полям. Если в группе меньше двух строк, возвращает значение Null.
VarP*	Вычисляет несмещенную статистическую дисперсию
First*	Возвращает первое значение в заданном поле.
Last*	Возвращает последнее значение в заданном поле.

Примечание: функции, отмеченные *, в Мастере запросов не применяются.

 

Приложение 2

Построитель выражений

 

Построитель выражений – средство построения сложных выражений. Структура окна Построителя выражений представлена на рис. П.2.1.

 

Текстовое поле для ввода выражения

 

Выражение – совокупность операторов и операндов (константы, идентификаторы и функций).

Идентификаторы – имена объектов (например, полей таблиц или запросов), которые при вычислении выражений заменяются их текущими значениями. Если имя объекта состоит более чем из одного слова, то его обязательно заключают в квадратные скобки. Однако обычно скобки ставят даже, если имя объекта состоит из одного слова, чтобы имена объектов сразу бросались в глаза при работе с выражениями.

Идентификаторами являются имена констант и переменных, применяемые в программах на языке Visual Basic для приложений, а также именованные константы True, False, Yes, No, Null.

Функции – возвращают в выражение значение вместо имени функции. Большинство функций требует заключать в скобки свои аргументы. Пример функции с пустым списком аргументов: Date () – возвращает текущую дату.

Для создания выражений существует шесть категорий операторов, которые представлены в таблице П. 2.1

Таблица П. 2.1

 

Операторы для создания выражений

Категория операторов	Оператор	Пример	Описание
Арифметические операторы	+	[Итог]+[Надбавка]	Складывает два операнда
-	Date() – 7	Считает разность двух операндов
*	[Коробок]*[Цена]	Перемножает два операнда
/	[Количество] / 5.33	Делит один операнд на другой
\	[Количество] \ 2	Делит один целый операнд на другой нацело. При этом операнды с десятичными дробями округляются до целого
Mod	[Коробок] Mod 3	Возвращает остаток отделения нацело
^	[А] ^ [b]	Возводит операнд А в степень b
Операторы сравнивания^1	<	1 < 100	Меньше
<=	[a] <= 2	Меньше либо равно
=	[b] = 3	Равно
>	[a] > 2	Больше
>=	[b] >= 3	Больше либо равно
<>	1<>100	Неравно
Логические операторы^2	And	[A] And [B]	Конъюнкция (логическое И)
Or	[A] Or [B]	Дизъюнкция (логическое Или)
Not	Not [A]	Логическое отрицание
Xor	[A] Xor [B]	Исключающее ИЛИ
Eqv	[A] Eqv [B]	Логическая эквивалентность
Imp	[A] Imp [B]	Логическая импликация
Операторы конкатенации	+	“Visual “+”Basic”	Объединение двух текстовых
&	“Visual “ & ”Basic”	значений в единую строку. Оба операнда эквивалентны, но & - предпочтительнее
Продолжение таблицы П.2.1
Операторы идентификации	!	КлассОбъекта! ИмяОбъекта	Разделитель в ссылках на объекты
.	ИмяОбъекта.Метод	Разделитель в ссылках на методы и свойства объектов
Операторы сравнения с образцом	Between	Between(-100) And (100)	Определяет, находится ли числовое значение в определенном диапазоне
Is	[Имя] Is Null	Используется только для сравнения со значением. В примере выражение принимает истинное значение, когда в поле Имя нет никаких данных.
In	In (“Москва”, ”Киев”, ”Мурманск”)	Определяет, является ли строковое значение элементом списка значений
Like	Like “Ив*” Like “db??”	Определяет, начинается ли строковое значение с указанных символов (символ “*” замещает любое число знаков, “?” – замещает только один знак)

 

Примечания:

1. Результат применения операторов сравнения – True или False. Если один из операндов имеет значение Null (пустое значение), то любое сравнение возвращает значение Null.

2. Результат применения логических операторов – True или False. Операнды имеют значение из множества (True, False, Null). Для всех логических операторов, кроме Imp, значение одного из операндов Null приводит к значению результата Null.

 

Элементы выражения вводятся в текстовом поле Построителя выражений. Наиболее употребительные операторы представлены кнопками в средней части окна. Элементы выражений можно выбирать из списков объектов, функций, констант, операторов и общих выражений.

Чтобы скопировать элементы выражения из списков, сначала щелкните на одной из папок в левой панели. Некоторые папки имеют дочерние папки, которые также раскрываются двойным щелчком. Список элементов, соответствующий открытой папке, отображается в правой панели.

В некоторых случаях центральная панель также включает элементы, которые можно добавить в выражения (например, идентификаторы полей таблицы).

Чтобы добавить элемент из списка в выражение текстового поля, можно сделать двойной щелчок на нем или выбрать его и щелкнуть по кнопке Вставить.

Приложение 3

Кнопки панели элементов ACCESS

Кнопка	Название кнопки	Функция
	Выбор объекта	Превращает указатель мыши в инструмент выборки объектов
	Мастера	Включает и отключает мастеров создания элементов управления
	Надпись	Текст заголовков, подписей или пояснений, этот текст остается неизменным
	Поле	Создает поле для отображения и редактирования текстовых данных
	Группа	Создает рамку для размещения выключателей, переключателей, флажков. Одновременно может быть выбран только один из объектов, помещенных в рамку. Каждому элементу рамки соответствует уникальное число
	Выключатель   Переключатель   Флажок	Выключатель, переключатель, флажок, не включенные в группу, определяют значение логического типа Да (Yes) или Нет (Nо), до- пускается использовать Истина (True) или любое положительное число, Ложь (False) или ноль
	Поле со списком	Создает поле со списком, содержащее поле для ввода значения, и список, в котором можно выбрать значение из набора значений
	Список	Создает раскрывающийся список для выборки значений
	Кнопка	Создает кнопку, после щелчка на которой запускается процедура обработки событий Access VBA
	Рисунок	Добавляет в форму или отчет точечный рисунок. Рисунок не относится к числу объектов OLE, после размещения в форме его изменение невозможно
	Свободная рамка	Добавляет в форму или отчет объект OLE
	Присоединенная рамка	Отображает содержимое поля OLE записи, если в поле имеется графический объект, иначе отображается значок объекта

 

 

		Продолжение прил. 3
	Разрыв страницы	При печати формы или отчета заставляет принтер начинать новую страницу в месте разрыва страницы. В режиме просмотра формы или отчета разрыв не отображается
	Набор вкладок	Вставляет набор вкладок для создания формы, разделенной вкладками.
	Подчиненные форма/отчет	Добавляет подчиненные форму/отчет в главную форму/отчет
	Линия     Прямоугольник	Применяются для разделения формы на логические группы для имитации рамок, границ. Цвет, ширину линий, заливку прямоугольника устанавливают с помощью панели инструментов форматирования
	Дополнительные элементы

 

Приложение 4

 

Список контрольных вопросов

 

1. Каков порядок определения структуры БД в СУБД ACCESS?

2. В каком режиме описывается структура таблицы БД?

3. Дайте определения терминам: “объект”, “свойство”, “метод”, “событие”.

4. Какие типы объектов можно увидеть в окне БД ACCESS?

5. Какое расширение принято для файлов БД?

6. Можно ли изменить структуру таблицы после ее создания?

7. Какие типы полей БД предусмотрены в ACCESS?

8. Каковы правила именования полей БД?

9. Какая информация может храниться в полях типа "объект OLE"?

10. Какие свойства поля должны быть определены обязательно?

11. Поясните назначение первичного ключа в реляционной БД. Какие ограничения накладываются на значения первичного ключа?

12. Поясните назначение индексов.

13. Можно ли создать индекс по части поля? Если “да”, то как это сделать?

14. Какие виды контроля данных могут автоматически выполняться в СУБД ACCESS?

15. Для чего необходимо описывать связи между таблицами базы данных?

16. В каком режиме следует описывать связи между таблицами?

17. Какие типы связей поддерживает СУБД ACCESS?

18. Какое влияние оказывает установка связей на ввод и изменение информации в БД?

19. В чем состоят задачи ввода и коррекции данных в БД?

20. Какие типичные операции включает задача коррекции данных?

21. Какие приемы контроля данных имеются в ACCESS?

22. Когда производится проверка данных?

23. Как добавить в таблицу новую запись?

24. Как удалить запись из таблицы?

25. Можно ли восстановить удаленную из БД информацию?

26. Как найти в таблице нужное значение?

27. Как заменить во всех записях БД название фирмы ТОО "Заря" на АО "Рассвет"?

28. Что такое шаблон поиска, какие символы и для чего применяют в шаблоне?

29. С какой целью и как производится сортировка записей БД?

30. Как ведут себя данные в других полях таблицы при сортировке по полю "Фирма"?

31. Как отменить сортировку данных?

32. Что такое запрос и какие типы запросов поддерживает в ACCESS?

33. Как задать параметры при создании запроса-выборки с параметрами?

34. Что такое агрегированные (групповые) операции и как они применяются в запросах?

35. Как определить из каких таблиц взяты поля в шаблон вывода при конструировании запроса?

36. Что такое перекрестный запрос и как он конструируется?

37. К какому классу языков относится SQL? Как язык SQL используется при формировании запросов?

38. Какова структура запроса на языке SQL, содержащего подзапросы?

39. Можно ли передать параметры в запрос из некоторой формы, если можно, то как это сделать?

40. Можно ли вводить данные в таблицы через запросы, если можно, то в каких случаях, каковы ограничения, накладываемые на взаимосвязанные таблицы, на ввод данных в через запросы в таблицы?

41. Что такое поля группировки, можно использовать одновременно несколько полей группировки в одном запросе и каков смысл получаемого результата?

42. Что представляет из себя запрос на создание таблицы, как он работает, какую таблицу можно создать?

43. Как конструируются запросы на изменение в таблицах БД? Можно ли в одном запросе включать изменения в нескольких таблицах?

44. Что такое запросы на удаление, как они конструируются? Для чего могут быть использованы запросы на удаление? Могут ли быть запросы данного типа с параметрами.?

45. Что такое вычисляемые поля в запросах, для чего они нужны и как они конструируются?

46. Могут ли вычисляемые поля участвовать в формировании условия отбора в запросе?

47. Как сохранить результат выполнения запроса?

48. Что такое видимые или выводимые и невидимые или невыводимые поля запроса? Зачем нужны невидимые поля запроса?

49. Как в построителе выражений можно увидеть поля конкретной таблицы, поля данного запроса? Почему при конструировании запроса не все поля видны в построителе выражений?

50. Сколько баз данных может быть открыто одновременно?

51. Какие свойства имеет объект “таблица”?

52. Назначение объекта “форма”. Какие свойства имеет объект “форма”?

53. Позволяет ли ACCESS создавать многоэкранные формы?

54. Можно ли пользоваться одной и той же экранной формой для ввода информации в разные файлы БД?

55. Как внедрить в форму подчиненную форму?

56. Назначение объекта “отчет”. Какие свойства имеет объект “отчет”?

57. Можно ли получить отчет, содержащий только итоговые строки? Если “Да”, то как?

58. Можно ли изменять длину и формат поля в выходном документе по сравнению с тем, который был задан в файле БД?

59. Что такое макрос? Назначение макросов.

60. Какие режимы допускает окно БД для таблиц, запросов и форм? Чем они отличаются от допустимых режимов для макросов?

61. Как выявить ошибки в работе макроса?

62. Можно ли в ACCESS использовать данные, которые хранятся в других форматах?

63. Как создать таблицу путем импорта данных из рабочего листа EXCEL?