Создание простого отчета в режиме Конструктора

 

1. В окне Базы данных перейдите на вкладку Отчеты, нажмите кнопку Создать, выберите Конструктор отчетов и укажите имя таблицы (запроса). Щелкните кнопку OK. В результате откроется окно отчета, содержащего три раздела: верхний колонтитул, нижний колонтитул и область данных.

2. Добавьте в отчет раздел Заголовок отчета (и при необходимости добавьте раздел Примечаний): выполните команду Вид/Заголовок/Примечание отчета.

3. По аналогии с формой спроектируйте заголовок отчета.

4. Разместите в разделе Верхний колонтитул заголовки колонок отчета: активизируйте панель элементов, выберите элемент Надпись и перенесите его в раздел.

5. Оформите раздел вывода данных по группам. Для этого

выберите из меню команду Вид/Сортировка и группировка, откроется одноименное окно;

в столбец Поле/выражение введите из раскрывающегося списка поле (поля), по которым будет осуществляться группировка и сортировка данных;

в правом столбце диалогового окна укажите порядок сортировки;

в разделе Свойства группы строках Заголовок группы и Примечание группы, введите значение Да, а в строке Не разрывать – Нет (запрет разрывать данные, входящие в одну группу, по разным страницам);

в строку Группировка введите одно из возможных значений, выбор которого делается из раскрывающегося списка и зависит от типа данных в поле;

в строку Интервал следует ввести значение, которое определяется типом данных и значением в строке Группировка;

закройте окно Сортировка и группировка.

в верхний левый угол области заголовка группы поместите элемент управления, соответствующий полю таблицы, по которому осуществляется группировка записей;

6. Выберите из списка полей поля для отчета, перетащите их в Область данных (если список полей отсутствует, то воспользуйтесь командами меню Вид/Список полей).

7. Уменьшите размер Области данных до высоты размещенных в ней полей, передвигая мышкой ее нижнюю границу.

8. В области Примечания группы разместите поле (поля), в котором будет вычисляться итоговое значение; выделите его; откройте окно С войств поля; перейдите на вкладку Данные; введите итоговую функцию.

9. Пронумеруйте страницы отчета. Выберите команду Вставка/Номера страниц. В появившемся окне Номера страниц установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

10. Перейдите в режим Предварительного просмотра – Вид/Предварительный просмотр. Если структура отчета Вас не устраивает, вернитесь в режим Конструктора и внесите изменения в отчет.

11. Сохраните отчет.

Создание составного отчета

1. Создайте запрос, который будет базовым для главного отчета. На рис. 7.1 приведен в качестве примера базовый запрос для отчета “Квартальные обороты” – по запросу будут отбираться все клиенты, которые имеют заказы в указанном году.

2. Создайте главный отчет на основе только что созданного запроса. Можно использовать Мастер отчетов. В данном примере для отчета можно выбрать поля Название, Город, Страна.

3. Подчиненный отчет сформируйте также на базе запроса (в учебной базе “Борей” для рассматриваемого примера используется перекрестный запрос “Квартальные обороты по товарам” (рис. 7.2), для которого заданы условия выборки и введен параметр [Отчетный год:]).

4. Выберите элемент управления Подчиненная форма/отчет на панели элементов и разместите его в разделе Область данных главного отчета ниже полей этого отчета (Кнопка Мастера элементов должна быть нажата).

5. Далее выполните все шаги, предлагаемые Мастером.