Використання виразів у запитах

Учні повинні знати, що вирази, які вводяться користувачем до блан­ку запиту, дають можливість виконувати дії з числами, датами і тексто­вими значеннями в кожному записі з використанням даних з одного чи кількох полів. Наприклад, звичайний вираз дозволяє помножити зна­чення одного поля на підсумкове значення, знайти різницю значень двох полів типу дати, з’єднати кілька рядкових значень у текстовому полі або створити підпорядковані запити.

Спочатку учням слід запропонувати для аналізу описове означення виразу: Виразом є комбінація констант, літералів, функцій, іденти­фікаторів, операторів, результатом обчислення якої є конкретне зна­чення (рядок, число, об’єкт).

Потім доцільно обговорити особливості опису в середовищі СУБД MS Access окремих елементів виразу.

Константа – це частина виразу, значення якої не змінюється, наприклад True, False, Null.

Літералом називають значення в явному представлені, наприклад: число; рядкове значення, яке береться в лап­ки; дата, яка береться в символи (#).

Функція повертає значення, яке є результатом обчислень або виконання інших операцій. У середовищі СУБД визначено набір вбудованих функцій.

Оператор – це символ або слово, що вказує на виконання операції над одним або кількома елементами виразу. В MS Access розрізняють оператори різних типів: арифметичні, логічні, порівняння, злиття рядкових констант.

Ідентифікатори використовуються для посилання на об’єкти та їх властивості. До об’єктів БД належать таблиці, форми, запити, звіти, макроси і модулі. Кожний з них має своє стандартне ім’я, наприклад, Forms (форми), Reports (звіти), за яким об’єкти різних класів різняться між собою. Стандартні імена об’єктів змінювати не можна. Кожному новому конкретному об’єкту, що створюється в БД користувачем, на­дається для звернення до нього своє ім’я, яке у виразах береться в квадратні дужки, наприклад [Учні], [Замовлення] тощо. Властивості об’єктів також мають стандартні імена.

Крім того, в ідентифікаторах використовуються оператори! і. (крап­ка), які вказують на тип елемента, розташованого праворуч від нього. Оператор! означає, що наступним за ним елементом є елемент, який визначається користувачем. Наприклад, за допомогою оператора! визначається посилання на активну форму, на активний звіт або еле­мент управління в активній формі чи звіті. До елементів управління належать: поле, надпис, група, перемикач, прапорець, поле зі списком, кнопка та ін.

Оператор. (крапка) вказує на посилання на властивості форм, звітів і елементів управління.

Існують ідентифікатори двох видів: повні і неповні. Повний Іденти­фікатор завжди однозначно визначає один і той самий об’єкт в активній БД незалежно від контексту. Неповний ідентифікатор може залежно від контексту визначати посилання на різні об’єкти БД.

Під час створення виразів необхідно об’єднати ідентифікатори, зна­чення і оператори так, щоб вони дозволяли одержати певний результат. За допомогою виразів виконуються як прості арифметичні дії, наприк­лад додавання чисел (1+1), так і складні операції з даними, які зберіга­ються в таблицях БД.

Користувач має можливість створювати вираз за допомогою будів­ника виразів або самостійно створювати вирази, комбінуючи компо­ненти виразів. За допомогою Будівника на екран виво­диться список виразів, що часто використовуються, з якого можна вибрати:

• стандартні операції;

• імена полів існуючих таблиць, запитів, форм, звітів;

• вбудовані функції;

• константи;

• загальні вирази тощо.

Доцільно ознайомити учнів з алгоритмом створення виразів за допо­могою будівника виразів, на конкретних прикладах продемонструвати призначення кожного поля у вікні будівника виразів.

Результат обчислення виразу виводиться до поля, яке називають обчислюваним. Це поле, на відміну від звичайних полів запиту чи іншо­го об’єкту БД, не використовується для збереження даних. Результати обчислень, які виводяться в окремому обчислюваному полі, не запам’ятовуються в базовій таблиці. Його значення обчислюється знову при кожній зміні даних у виразі.

Обчислюване поле створюється за допомогою виразу, який вводить­ся до порожньої клітинки Поле в бланку запиту. Якщо вираз містить ім’я деякого об’єкту БД, наприклад, поля, то воно береться у квадратні дужки.

Запит з параметрами

Запит з параметрами – це запит на вибірку, при виконанні якого в спеціальному діалоговому вікні користувачеві видається запрошення ввести з клавіатури дані, на основі яких виконуватиметься запит.

Під час створення запиту з параметрами необхідно в режимі кон­структора у бланку запиту на вибірку до відповідного поля рядка Умова добору ввести текст запрошення у квадратних дужках. Таке запрошення виводитиметься на екран при запуску запиту. Текст запрошення пови­нен відрізнятися від імені поля, але може включати його.

Учителю доцільно запропонувати для аналізу заздалегідь створений запит з параметрами, що дозволить учням зрозуміти його особливості.

Учням слід продемонструвати роботу кількох запитів на вибірку, коли користувачеві пропонується з клавіатури ввести значення різного типу: числові, дата, текстові.

Після пояснення призначення та основних властивостей запиту на вибірку з параметром доцільно запропонувати учням завдання для виконання в малих групах.

Перехресні запити

Перехресний запит можна розглядати також як запит на вибірку, за допомогою якого групуються унікальні записи. Внаслідок цього таб­лиця з великим набором даних стає наочною і компактною. Перехресні запити, як і запити на вибірку, не змінюють значень даних таблиць або запитів, на базі яких вони будуються.

У перехресних запитах відображаються результати статистичних розрахунків (такі як сума, кількість записів і середнє значення), які виконано з даними із одного поля таблиці. Ці результати групуються за двома наборами даних, один з яких розташовується у лівому стовпчику таблиці, а другий – у верхньому рядку.

Перехресний запит створюється за допомогою відповідного майстра або в конструкторі запитів. У бланку запиту вказується, значення яких полів використовуватимуться в обчисленнях, а які – як заголовки рядків та стовпчиків під час групування даних, значення яких повто­рюються.

Перехресний запит схожий на зведену таблицю, яку можна побуду­вати в середовищі табличного процесора. Пояснюючи алгоритм пере­хресних запитів доцільно спиратися на знання учнів: спочатку провести етап актуалізації знань (виділити особливості та умови для створення запитів цього типу).

Учні повинні зрозуміти, що перехресний запит слід використовувати лише тоді, коли значення деякого поля (одного або двох) повторюються. Наприклад, якщо дано таблицю на одержання співробітниками деякої фірми зарплати, то до неї доцільно застосувати перехрес­ний запит. Учням можна запропонувати спробувати уявити вигляд таб­лиці, одержаної за перехресним запитом.

Під час запуску майстра перехресного запиту послідовно запитується вихідна таблиця, потім поля для рядків, стовпчиків, даних та пропону­ється вибрати необхідну функцію для обчислення полів даних таблиці, а потім, у режимі конструктора, – внести потрібні зміни до створеного запиту.

Запит на зміни – це запит, який за одну операцію вносить зміни до кількох записів і скасувати ці зміни не можна. Існують такі типи запитів на зміну: на видалення, оновлення, доповнення. В результаті виконання цих запитів змінюються дані в таблицях.

За запитом на оновлення записів вносяться загальні зміни до групи записів однієї чи кількох таблиць. За цим запитом можна змінити дані в існуючих таблицях.

Під час побудови запитів на оновлення учні повинні записувати вирази на оновлення до поля Умова добору.

Далі доцільно запропонувати учням записати відповідною мовою вирази для створення запитів на оновлення. Важливо, щоб учні розу­міли, в чому відмінність запиту на вибірку від запиту на оновлення. Під час створення виразів особливу увагу слід звернути на вказування полів таблиці, які беруться у квадратні дужки. При цьому учні повинні засво­їти, що можна звертатися не лише до поля, до якого записується запит, а й до іншого поля активної таблиці та бази даних.

Крім того, слід звернути увагу учнів на порядок створення запиту на оновлення: він створюється на базі запиту на вибірку в режимі кон­структора, до якого додаються потрібні таблиці, а потім в головному меню програми викликається послуга Запит, у списку якої можна вибрати потрібний тип запиту, після чого бланк змінюєть­ся на спеціальний для запиту на оновлення.

Вивчення запитів на додавання, на видалення записів можна буду­вати за аналогічною схемою.

Учні повинні усвідомити особливості таких запитів: запити на додавання додають групу записів із однієї або кількох таблиць в кінець однієї або кількох таблиць. Наприклад, з’явилося кілька нових учнів і є база даних, яка містить відомості про них. Щоб не вводити дані вручну, їх можна додавати до відповідних таблиць. Запит на додавання також доцільно формувати за допомогою таких дій:

• додавання полів на основі умов добору;

• додавання записів, якщо деякі поля з однієї таблиці не існують в іншій.

За допомогою запиту на видалення можна видалити записи з однієї таблиці, з кількох таблиць з відношенням зв’язків один-до-одного тощо.

Запит на створення таблиці будується на основі запиту на вибірку, але, на відміну від попереднього, результати пошуку зберігаються в но­вій таблиці. За допомогою цього запиту можна створити нову таблицю, ім’я якої вводиться користувачем з клавіатури. Структура нової таблиці та її вміст визначаються у бланку його створення, коли дозволяється вказати або додати джерело для створення, потрібні поля, параметри впорядкування, групування та умови добору записів.

Вивчення форм

Вивчення форм має неабияку практичну значущість, оскільки багато інформаційних систем, які працюють під управлінням операційної системи MS Windows, пропонують користувачеві вводити інформацію за допомогою форм.

Форми використовуються у базі даних MS Access для різних цілей:

· для введення даних до таблиці;

· для відкривання інших форм чи звітів;

· для вибору, попереднього перегляду і друкування звіту. Найчастіше використовуються форми перших двох типів.

Існує думка, що форми не є основним поняттям бази даних, і тому не варто витрачати час на ознайомлення з ними. Однак, як свідчить практика, вивчення форм має практичну значущість і підвищує пізна­вальну активність учнів.

Форма дозволяє подати табличну інформацію в зручному та наоч­ному вигляді. В найпростішому випадку форма відображає рядок таб­лиці. В MS Access можна створювати форми, які дозволяють працюва­ти як з однією таблицею, так і з кількома одночасно. Для відображення даних у формі використовуються об’єкти, які називаються елементами управління. Елементи управління використовують також для оформ­лення зовнішнього вигляду форми.

Поняття форми не нове для учнів. Перше ознайомлення з фор­мами відбулося під час вивчення текстового редактора, електронних таблиць, тому з методичної точки зору доцільно запропонувати учням самостійно ознайомитися з різними формами бази даних Борей. А потім сформулювати призначення та основну мету використання форм у базах даних.

У базі даних Борей до форм, призначених для введення даних, можна віднести: Замовлення клієнтів, Квартальні обіги, Клієнти, Постачаль­ники, Співробітники, Список товарів, Телефони клієнтів, Типи. До кнопочных форм, призначених для відкривання інших форм або звітів, належать: Основна кнопочна форма, Замовлення, Товари. До форм спе­ціальної домовленості для вибору звіту. Наклейки для клієнтів, Звіти про продаж, Продажі за роками.

Під час використання бази даних Борей можна запропонувати учням проаналізувати такі форми: Основна кнопочна форма, Замовлення, Спів­робітники, Квартальні обіги, Продажі за роками, Телефони клієнтів. Усі вони різні за типом, містять різні типи даних та мають різне призна­чення, що формує уявлення про призначення форм.

Під час перегляду запропонованих форм слід звернути увагу учнів на можливість працювати з кожною з них у двох режимах: режимі форм та режимі конструктора форм. Учні повинні самостійно сформу­лювати призначення кожного з режимів, використовуючи аналогію з відповідними режимами під час роботи з таблицями.

Учням також слід з’ясувати відмінність між таблицями та формами, визначити їх спільні ознаки. Корисним буде ознайомлення з формами для введення даних. Доцільно звернути увагу учнів на зв’язок форми з відповідною таблицею, однією чи кількома. Такий зв’язок дає мож­ливість після введення або зміни даних переносити їх до відповідних таблиць.

Далі варто звернути увагу учнів на призначення на формі елементів управління. Елементи управління – графічні об’єкти, з якими користу­вачі операційної системи MS Windows добре знайомі, наприклад, поля, прапорці, перемикачі, кнопки тощо, які розміщуються на формі корис­тувачем у режимі конструктора для відображення даних, виконання макровказівок чи спрощення читання форми. Учні добре знають такий елемент управління як поле, який використовується для перегляду або виведення тексту у формі. Іншим окремим випадком елемента управ­ління є поле зі списком: це комбінація поля і списку, що розкривається. В полях із списком допускається введення значення до поля з клавіа­тури або добір значення у списку, що розкривається.

Потім слід ознайомити учнів із створенням форми за допомогою конструктора. Основна ідея побудови форми в цьому випадку полягає в тому, що спочатку викликається бланк конструктора, потім на нього наносяться елементи управління, а тоді для елементів встановлюються відповідні необхідні властивості. Для побудови елемента управління слід вибрати на панелі елементів значок потрібного елемента і клацнути мишкою в області даних.

Наступним кроком вивчення форм є ознайомлення із способами їх створення. Під час пояснення матеріалу доцільно ще раз наголосити на тому, що під час створення форми слід завжди вибирати джерело даних, тобто таблицю або запит. Це означає, що при проектуванні баз даних та їх створенні спочатку створюється таблиця, а потім форма до неї.

Практичне ознайомлення учнів із способами створення форм можна так: майстер форм; автоформа: в стовпчик; автоформа: стрічкова; автоформа: діаграма; зведена таблиця; конструктор. Далі запропону­вати учням створити конкретні форми певними засобами. При цьому зраз­ки форм пропонуються учням у роздрукованому вигляді.

Закріпити вміння щодо створення форм за допомогою вбудованих до СУБД MS Access спеціальних засобів варто на лабораторній роботі: учням пропонуються конкретні завдання щодо створення форм.

Недоцільно пропонувати учням готовий алгоритм роботи з кожним конкретним елементом управління в режимі конструктора, слід пояс­нювати сутність явища і процесу, що розглядається. Наприклад, учні повинні розуміти мету створення поля зі списком. Таке поле створюєть­ся, щоб замість введення нового значення користувач вибирав зі списку деякий рядок. Далі система повинна сама вибирати з цього рядка потріб­не значення та переносити його до потрібного поля таблиці, що понов­люється, оскільки список – це, по суті, таблиця. Щоб система могла виконати таку вказівку, необхідно вказати, з якого стовпчика списку вибирається нове значення і в якому стовпчику поновлюваної таблиці воно розміщується.

Проектування баз даних

Проектування баз даних для ефективного опрацювання даних в конкретній предметній галузі – складний процес. На практиці для описування конкретних об’єктів деякої предметної галузі однієї таблиці мало. Як правило, потрібно кілька взаємозв’язаних таблиць.

Перед створенням бази даних необхідно мати опис обраної предмет­ної галузі, який повинен охоплювати реальні об’єкти і процеси, всю необхідну інформацію для відповідей на передбачувані запити корис­тувача. На основі такого опису на етапі проектування БД здійснюється визначення складу і структури даних предметної галузі, які повинні знаходитися в БД і забезпечувати обслуговування запитів і задач ко­ристувача. Структура даних предметної галузі може відображатися інформаційно-логічною моделлю. На основі такої моделі створюється реляційна БД.

Під час розробки моделі даних використовуються два підходи. Або спочатку визначаються основні задачі, для розв’язування яких буду­ється база даних, і з’ясовуються необхідні набори даних і задачі, які можна розв’язувати на їх основі. Або ж відразу встановлюються типові об’єкти предметної галузі. Найраціональнішим є їх поєднання.

Процес проектування БД, як правило, має кілька етапів.

Доцільно вчити учнів проектувати бази даних на прикладі відомих їм галузей знань, причому застосування евристичної бесіди тут спра­вляє значний педагогічний ефект.

Розглянемо, як можна проектувати базу даних «Бібліотека».