Методика ознайомлення з СУБД MS Access

Демонстрація можливостей баз даних

Розглянемо методику ознайомлення з СУБД на прикладі СУБД MS Access.

MS Access – це СУБД реляційного типу, в якій збалансовано засоби і можливості, типові для сучасних СУБД. Реляційна база спрощує пошук, аналіз, підтримку і захист даних, оскільки вони зберігаються в одному місці. Access в перекладі з англійської мови означає «доступ». MS Access – функціонально повна реляційна СУБД, одна із найбільш потужних, гнучких і простих у використанні. В ній можна створювати більшість прикладних запитів, не написавши жодного рядка програми. Проте для створення складного програмного запиту MS Access надає потужну мову програмування – Visual Basic Application.

Для демонстрації можливостей СУБД спочатку слід завантажити до ОЗП комп’ютера конкретну базу даних, яка містить усі основні об’єкти, з якими працює СУБД Access – файли, таблиці, форми, запити, звіти, макроси. Під час ознайомлення можна скористатися базою даних Борей, яка входить до стандартного набору системи управління базами даних MS Access. Однак надалі не слід обмежуватися ознайомленням учнів з основними об’єктами лише цієї бази даних. Вона зацікавлює учнів лише на перших етапах роботи, а з часом зміст її стає нецікавим, практично незначущим для їхніх вікових потреб, і тому не сприяє під­вищенню пізнавальної активності. Тому вчителю доцільно дібрати або спеціально створити базу даних для вивчення, яка б містила цікаву для відповідної вікової групи учнів інформацію. Це може бути база даних про фільми, музичних виконавців, учнів класу молодшої або старшої школи, спортсменів, мандрівників, письменників, політиків, географічні або історичні відомості тощо.

Під час демонстрації можливостей використання СУБД MS Access доцільно звернути увагу на такі питання:

1. Можливість виконання різними способами основних операцій:

· пошук в базі даних одного чи кількох записів, що задовольняють дану умову;

· поновлення в базі даних значень деяких полів;

· створення звіту за результатами проведених операцій;

· додавання до бази даних одного чи кількох записів;

· вилучення з бази даних одного чи кількох записів.

2. Можливість роботи з різними предметними галузями, які найчастіше використовують переваги СУБД. Наприклад, розклад відправлення поїздів і літаків, телефонна книга мешканців міста, адресна книга платників податків в районі, бібліотечний каталог видань, інформа­ція про наявність товарів в магазині, інформація про співробітників підприємства, інформація про стан здоров’я хворих в лікарні тощо.

3. Можливість опрацювання в різних предметних галузях різних за ти­пом даних: текстові, числові, логічні, графічні тощо.

Під час ознайомлення учнів з кожним із об’єктів СУБД (таблиця, фор­ма, звіт, запит, макрос, модуль) доцільно дотримуватися такої методики:

1. За допомогою невеликих конкретних завдань і запитань на прикладі вже створеної бази даних продемонструвати основні засоби для роботи з об’єктом, пояснити вказівки, передбачені для роботи з ним.

2. Навчити учнів працювати з кожним із об’єктів у двох режимах: у режимі роботи з конкретним об’єктом (режим таблиць, форм, звітів тощо) та в режимі конструктора відповідних об’єктів; з’ясувати відмінність між двома режимами та призначення режиму конструк­тора; сформувати вміння учнів виконувати основні вказівки в кож­ному з режимів, вільно переходити від одного режиму до іншого; сформувати уявлення про те, що будь-який об’єкт за допомогою системи управління базою даних MS Access можна змінити тільки в режимі конструктора, а працювати (виконувати певну систему вказі­вок при опрацюванні даних) з об’єктом – у відповідному режимі об’єкта.

3. Продемонструвати різні способи створення кожного з об’єктів. Вка­зати відмінність між способами та сформулювати правила викорис­тання кожного окремого способу створення кожного з об’єктів.

4. Під час ознайомлення з кожним із об’єктів використовувати індуктив­ний метод на частково-пошуковій основі та метод демонстраційних прикладів з підказками різного типу – від заповнених діалогових вікон до карток-підказок, точних і узагальнених алгоритмів вико­нання відповідних дій.

У СУБД MS Access передбачено використання таких об’єктів: файли, таблиці, форми, звіти, запити, модулі, макроси. Ознайомлювати учнів з їх призначенням доцільно в такому порядку: файли – таблиці – запити – форми – звіти. Макроси та модулі можна вивчати при поглибленому вивченні інформатики (через брак часу за навчальною програмою).

Методика вивчення таблиць

Вивчення таблиць доцільно провести індуктивне на основі ознайом­лення учнів з прикладами конкретних таблиць, після чого сформулю­вати відповідні загальні правила роботи з ними.

На першому кроці можна запропонувати завантажити базу даних Борей та відкрити в ній таблицю Замовлення, її використання на цьому етапі навчання має такі методичні переваги: достатньо велика кількість даних та наявність різних за типом полів у структурі. У цій таблиці спо­чатку слід запропонувати учням з’ясувати кількість полів і записів бази даних, використовуючи рядок статусу, та навчити учнів переходити від одного запису до іншого не тільки за допомогою звичайної лінійки про­кручування, а й за допомогою спеціального лічильника записів. Для цього організовується фронтальна практична робота, під час якої вчи­тель контролює та надає допомогу.

Можна за допомогою відповідної системи завдань провести фрон­тальну практичну роботу на вивчення операцій форматування бази даних, враховуючи те, що учні вже працювали з відповідними об’єк­тами середовища текстового редактора та електронних таблиць.

Далі учням пропонується самостійно проаналізувати, як подаються дані в режимі таблиць: на екрані дисплея відображується кілька записів таблиці, але не всі поля (якщо таблиця велика), і учням пропонується вказати тип елементів таблиці за конкретними значеннями вмістів її полів. Зрозуміло, що не завжди відразу можна правильно визначити тип даних кожного окремого поля, тому саме для цього існує спеціальний режим роботи з таблицями – режим конструктора таблиць. Цей режим не використовується для введення даних, він призначений для визначення структури бази даних: визначення назв полів, типу даних для кожного поля, ключових полів і деяких властивостей кожного поля. Учням демонструється можливість переходу до режиму конструк­тора та пропонується визначити особливості цього режиму і його відмінність від режиму таблиць, сформулювати призначення кожного з режимів для введення даних і їх редагування, зміни та редагування структури.

Типи даних

Учителю разом з учнями доцільно сформулювати конструктивне означення структури таблиці, як набір поіменованих полів, в яких опису­ють властивості об‘єктів.

Поле – найпростіший елемент БД, призначений для зберігання зна­чень певної властивості (параметра) реального об’єкта чи процесу.

Запис – сукупність полів, до кожного з яких занесено деякі дані.

У режимі конструктора таблиці не передбачено вводити, редагувати, переглядати дані таблиці, він використовується для зміни структури таблиці. Учням пропонується самостійно з’ясувати, які типи даних мі­стить конкретна база даних, та встановити, які типи даних підтримує система управління базами даних, що вивчається. Для системи управ­ління базами даних MS Access це такі основні типи:

Деякі із зазначених типів даних ще не відомі учням – їх слід пояс­нити на прикладах. При першому ознайомленні із структурою бази даних не слід заглиблюватися в деталі – їх краще вивчати на наступ­ному етапі ознайомлення з базами даних.

Спочатку основними типами даних для вивчення слід вважати: тек­стовий, числовий, дата, лічильник, логічний.

Доцільно звернути увагу учнів на те, що першим кроком при ство­ренні бази даних є визначення її структури у вигляді набору полів з пев­ними характеристиками. При цьому вся наступна робота з базою даних залежатиме від того, наскільки повно спланована структура запису. В базах даних робота проводиться з полями і записами, а не з окремими клітинками, як у табличному процесорі. Однак слід пам’ятати, що необмірковані операції із заповненою базою даних можуть іноді при­звести до втрати даних.

Кожному полю, як і будь-якому об’єкту, надається власне ім’я та тип. Структуру бази даних можна редагувати, тобто вилучати поля, додавати нові поля, змінювати параметри полів, для чого існує спеці­альний режим – режим конструктора.

Після перегляду кількох таблиць у режимі конструктора можна з учнями обговорити правила створення структури бази даних, а потім записати їх:

1. Визначити параметри, які характеризуватимуть властивості об’єк­та і значення яких будуть занесені до полів бази даних.

2. Кожному полю надати унікальне ім’я, яке будується за певними правилами (сформулювати такі правила).

3. Визначити формат подання даних у кожному полі, тобто тип даних та необхідні обмеження.

Далі можна ознайомити учнів з правилами надання імен та типів полям, після чого вони повинні внести відповідні виправлення та зміни до завдань, які щойно виконували. Для закріплення вказаних правил створення структури БД доцільно запропонувати учням виконати кон­кретні завдання. Це може бути робота в малих групах з наступною пре­зентацією і обговоренням результатів роботи кожної групи. Такі вправи є підготовчими і не передбачають роботу на комп’ютері в реальному середовищі.

Важливо, щоб учні зрозуміли, що при доборі типу даних, що вико­ристовується в полі, необхідно враховувати:

1) тип значення, що зберігається в полі. Наприклад, не можна зберігати текст в полі з числовим типом даних;

2) обсяг запам’ятовуючого простору, необхідний для збереження в полі значень різного типу;

3) операції, що виконуються над значеннями, які зберігаються в полі. Наприклад, виконувати операцію додавання дозволяється з число­вими полями і з полями, які мають грошовий формат, а значення в текстових полях і полях MEMO додавати не можна;

4) застосування впорядкування чи індексування значень поля. Не можна впорядковувати поля MEMO, гіперпосилання і об’єкти OLE (об’єкти, які були створені в будь-якій програмі, що працює під управлінням операційної системи Windows, і які були вставлені до іншої програми);

5) необхідність використання поля при виконанні операції групування записів в запитах чи звітах. Поля MEMO, гіперпосилання і об’єкти OLE використовувати для групування не можна;

6) впорядкування значень у полі. Числа в текстових полях впорядкову­ються як набори цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 і т. д.), а не як числові значення. Для впорядкування чисел як числових значень необхідно використовувати числові поля чи поля, які мають грошовий формат. Формати дат також неможливо впорядковувати належним чином, якщо вони були введені до текстового поля. Для забезпечення впоряд­кування дат слід використовувати відповідне поле типу «Дата/час». Далі доцільно проаналізувати з учнями за тією самою схемою струк­туру таблиць Постачальники та Товари (або інші таблиці з іншої БД). Слід організовувати роботу з кожною таблицею у двох режимах: у режи­мі таблиць та в режимі конструктора. Перед аналізом різних таблиць у режимі конструктора учням доцільно запропонувати конкретне завдан­ня (наприклад: визначити типи даних, які зустрічаються в таблицях; навести приклади значень, які можна вводити до кожного поля в ре­жимі таблиць).

У кожній таблиці спочатку доцільно визначити структуру, тип даних та ключові поля. Можна звернути увагу на необхідність визначення в таблиці ключового поля. Поняття ключового поля – одне з найважливі­ших понять під час роботи з реляційною базою даних. Його доцільно вводити дедуктивно: дати означення, а потім продемонструвати його на прикладах.

Можна запропонувати таке означення: ключове поле – одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис у таблиці.

Наприклад, знаючи номер телефону людини можна одержати і деяку іншу інформацію про неї; знаючи прізвище, ім’я, по батькові та дату на­родження людини, можна однозначно знайти іншу інформацію про неї із відповідної бази даних; знаючи код книжки в бібліотеці, можна її швидко там знайти. Учні повинні зрозуміти, в яких випадках слід визначати в таблицях одне ключове поле, в яких – кілька; від чого це залежить.

Під час закріплення доцільно запропонувати усні вправи на визна­чення в таблицях ключових полів. При цьому можна скористатися вже готовими таблицями, в яких визначені ключові поля, та запропонувати учням у таких таблицях без перегляду структури спочатку висловити версію про призначення такого поля, а потім з’ясувати правильність своєї думки. Також можна запропонувати учням визначити ключові поля даних таблиць, а потім обґрунтувати свій вибір. Цю роботу до­цільно організувати в малих групах.

Працюючи в режимі таблиць, учні повинні навчитися:

– доповнювати з клавіатури дані до таблиці;

– редагувати дані в таблиці;

– впорядковувати дані за різними ознаками;

– здійснювати простий пошук даних;

– користу­ватися фільтрами для добору даних.

Формування вказаних умінь краще проводити за допомогою системи вправ і завдань, які пропонуються всім учням одночасно у фронтальній практичній роботі або в малих групах, коли один учень висловлює про­позицію і відстоює її, а інший виступає його опонентом.