Порядок сост док-в и орг-ция

Документооборотом называют движение первичных документов от места их получения или выписки, последующей обработки и использования в бухгалтерских и других подразделениях, до сдачи в архив на хранение. Разработка или проектирование документооборота является одной из основных составных частей проектирования всей системы бухгалтерского учета в организации и должно осуществляться одновременно с проектированием всех других сторон деятельности организации при ее создании.

При проектировании документооборота, прежде всего, определяют места выписки или получения документов, объекты учета, возможные операции и учитываемые показатели. Форму бланка документа выбирают из существующих типовых форм или на их основе разрабатывают и утверждают индивидуальную форму.

Прием первичных документов в бухгалтерии осуществляют по форме и по существу операции. Прием по форме заключается в проверке соответствия бланка документа установленному, проверке наличия всех реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, подчисток, своевременности оформления и сдачи в бухгалтерию.

Проверка по существу – это проверка законности и обоснованности самой операции. При этом проверяется наличие распорядительных документов или подписей на право осуществления хозяйственной операции.

Отдельные первичные документы содержат значительный цифровой материал и арифметические действия. В таких случаях документация подвергается и арифметической проверке.

Документы, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются на дооформление, а документы по незаконным хозяйственным операциям направляются руководству для принятия мер. В спорных случаях документы принимаются к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя организации.

Принятые и проверенные первичные документы в бухгалтерии подвергаются бухгалтерской обработке. Она включает в себя группировку, таксировку, контировку, сводку, регистрацию и архивирование. Последовательность и количество отдельных операций бухгалтерской обработки документов зависит от организации документооборота, численности сотрудников бухгалтерии, наличия вычислительной техники и других причин.

Группировку документов, т.е. деление на группы по отдельным признакам производят по объектам учета (основные средства, материалы, кассовые операции, расчеты по оплате труда), по виду операции (приход, расход), по месту осуществления, по времени, по отчетным периодам и по другим признакам.

После группировки осуществляется расценка (таксировка) показателей документов, т.е. показатели, которые приведены только в натуральных или трудовых измерителях переводят в стоимостные измерители. Для этого в документе проставляются цены, тарифные ставки, расценки; количество умножается на цену и определяется объем операции в стоимостном выражении. Расценку, различные вычислительные и печатные работы могут выполнять специализированные вычислительные подразделения организации.

Затем по первичным документам производят контировку. Контировка – это запись на документе корреспондирующих счетов данной операции. Для этой записи в типовых первичных документах отводится специальное место (графа или строка). Если в документе отсутствует графа или строка для корреспондирующих счетов, то их необходимо ставить на отдельном документе.

При значительном количестве однотипных первичных документов в пачке бухгалтерская проводка может составляться на отдельном сопроводительном сводном документе к этой пачке.

Данные бухгалтерских проводок по документу или в сгруппированном виде записываются в бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в архив.

Основными требованиями правильной организации документооборота являются:

1. Полнота и своевременность учета всех хозяйственных операций при ликвидации дублирования данных.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, исполнителей, учетных работников.

3. Обеспечение контроля сохранности средств и законности хозяйственных операций.

4. Обеспечение своевременности составления отчетности.

5. Равномерная загрузка работой сотрудников бухгалтерии и исполнителей, а также технических средств учета.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу.

 

29 Инвентерезация…….

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств или источников их образования в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и принятие решений по внесению соответствующих изменений.

Инвентаризация проводится с целью уточнения данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета состоит в том, что при наблюдении, измерении, арифметических подсчетах и записях в бухгалтерские регистры могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной действительности существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств – усушка, распыление, испарение, химическая реакция.

Такие изменения невозможно учесть как обычные операции. Они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации.

Наряду с этим при проведении инвентаризации решаются и другие задачи:

1) Установление отдельных наименований товарно-материальных ценностей, не соответствующих по своим потребительским качествам стандартам или техническим условиям;

2) Подтверждение реальности оценки отдельных статей бухгалтерского баланса;

3) Проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и заключения с ними договоров о полной материальной ответственности;

4) Проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с их физическими характеристиками;

5) Установление состояния складского и весоизмерительного оборудования.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки. При необходимости комиссия обеспечивается необходимыми техническими средствами.

Различаются инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые инвентаризации.

Например, ежесменно могут проводиться инвентаризации остатков неиспользованных материалов в цехе; не реже, чем раз в квартал, проводится инвентаризация наличных денежных средств в кассе.

В течение года проводится целый ряд обязательных инвентаризаций. В соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно: при передаче активов государственного унитарного предприятия в аренду, их купле-продаже; при реорганизации или ликвидации организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов; в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других обязательств.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально-ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально-ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентаризационные описи. Инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами комиссии, а материально-ответственное лицо дает расписку о том, что все материальные ценности приняты на хранение.

Результатом инвентаризации может быть выявление недостач или излишков. Результаты инвентаризации в каждом конкретном случае внимательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины недостач и виновники их возникновения, вырабатываются меры по устранению недостач.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

а) излишек активов в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на финансовые результаты (прибыль);

б) недостача активов и (или) их порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на затраты по видам деятельности (себестоимость продукции, работ, услуг);

в) недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и (или) их порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные расходы (убыток).

Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные расходы либо за счет резерва по сомнительным долгам.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные доходы.

30 Учетные регистры…….

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств или источников их образования в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и принятие решений по внесению соответствующих изменений.

Инвентаризация проводится с целью уточнения данных бухгалтерского учета. Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета состоит в том, что при наблюдении, измерении, арифметических подсчетах и записях в бухгалтерские регистры могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной действительности существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств – усушка, распыление, испарение, химическая реакция.

Такие изменения невозможно учесть как обычные операции. Они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации.

Наряду с этим при проведении инвентаризации решаются и другие задачи:

1) Установление отдельных наименований товарно-материальных ценностей, не соответствующих по своим потребительским качествам стандартам или техническим условиям;

2) Подтверждение реальности оценки отдельных статей бухгалтерского баланса;

3) Проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и заключения с ними договоров о полной материальной ответственности;

4) Проверка условий хранения производственных запасов в соответствии с их физическими характеристиками;

5) Установление состояния складского и весоизмерительного оборудования.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки. При необходимости комиссия обеспечивается необходимыми техническими средствами.

Различаются инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые инвентаризации.

Например, ежесменно могут проводиться инвентаризации остатков неиспользованных материалов в цехе; не реже, чем раз в квартал, проводится инвентаризация наличных денежных средств в кассе.

В течение года проводится целый ряд обязательных инвентаризаций. В соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно: при передаче активов государственного унитарного предприятия в аренду, их купле-продаже; при реорганизации или ликвидации организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов; в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других обязательств.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально-ответственных лиц подписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально-ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентаризационные описи. Инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами комиссии, а материально-ответственное лицо дает расписку о том, что все материальные ценности приняты на хранение.

Результатом инвентаризации может быть выявление недостач или излишков. Результаты инвентаризации в каждом конкретном случае внимательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины недостач и виновники их возникновения, вырабатываются меры по устранению недостач.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

а) излишек активов в соответствии с решением руководителя организации приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на финансовые результаты (прибыль);

б) недостача активов и (или) их порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на затраты по видам деятельности (себестоимость продукции, работ, услуг);

в) недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и (или) их порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные расходы (убыток).

Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные расходы либо за счет резерва по сомнительным долгам.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются на внереализационные доходы.

 

 

31 Типы ошибок…….

При ведении записей в учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Это может быть неправильная запись сумм операций, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов и другие. В связи с этим в бухгалтерском учете существует ряд процедур, позволяющих выявлять и исправлять допущенные ошибки.

Ошибки, допущенные при записи хозяйственных операций в учетные регистры, могут исправляться тремя способами: корректурным, способом «красное сторно» и дополнительной записью.

Применение того или иного способа зависит от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Корректурный способ применяется при обнаружении ошибки, не требующей изменения корреспонденции счетов. Такие ошибки исправляются путем зачеркивания одной тонкой чертой неправильной суммы или текста, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и написания рядом на свободном месте правильной суммы или текста. При этом напротив, как правило, по правому краю документа (регистра) делается оговорка «Исправлено», что удостоверяется подписью бухгалтера, который внес изменения, с указанием даты.

Способ «красное сторно» применяется при обнаружении ошибки в корреспонденции счетов, а именно когда в ней указаны неправильные счета или завышенная сумма и на основании такой ошибочной корреспонденции уже сделаны записи в учетные регистры. Сущность способа «красное сторно» состоит в составлении повторной корреспонденции счетов ошибочной записи. Эта корреспонденция, а также записи ее в учетные регистры, производится красными чернилами. Вместо красных можно использовать обычные (фиолетовые), но в этом случае исключаемая (неверная) сумма берется в рамку. При подсчете оборотов по счетам запись «красное сторно» вычитается, а ошибка, таким образом, исправляется.

Пример. Оприходованы на склад материалы, поступившие от поставщиков, на сумму 1250000 рублей.

Составлена неверная бухгалтерская запись:

Дебет счета 11

Кредит счета 60 1250000

Исправление методом красное сторно:

Дебет счета 11

Кредит счета 60

После исправления составляется правильная бухгалтерская запись:

Дебет счета 10

Кредит счета 60 1250000

В условиях использования современных компьютеров для ведения бухгалтерского учета вместо записи способом «красное сторно» применяют запись суммы со знаком «минус» непосредственно перед цифрами, что воспринимается программами при последующих подсчетах как отрицательная сумма.

Способ дополнительной записи применяется в тех случаях, когда в корреспонденции счетов, на основании которой сделаны записи в учетные регистры, сумма указана меньше той, которая должна быть. В этом случае на сумму ошибки составляется дополнительная проводка с той же корреспонденцией счетов.

Пример. Оприходованы на склад материалы, поступившие от поставщиков, на сумму 1250000 рублей.

Составлена неверная бухгалтерская запись:

Дебет счета 10

Кредит счета 60 1215000

Исправление методом дополнительной записи:

Дебет счета 10

Кредит счета 60 35000

32 Понятие формы БУ…….

Форма бухгалтерского учета означает комплекс взаимосвязанных регистров синтетического и аналитического учета, разработочных и справочных таблиц, а также последовательность их заполнения при ведении бухгалтерского учета.

Несмотря на то, что сами по себе отдельные регистры различаются по форме, содержанию и другим признакам, тем не менее, они должны составлять единую систему, позволяющую не только отражать, но и обобщать, синтезировать данные учета, представлять их в готовом виде для заполнения отчетности. Объединяет их в систему и единая методика ведения учета, основанная на принципе двойной записи на счетах (следовательно, и в регистрах), единая техника и даже исторически сложившиеся условия и место зарождения системы.

Отличительными признаками формы бухгалтерского учета являются:

1) Количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание, форма и внешний вид.

2) Последовательность и способ записи в учетные регистры.

3) Взаимосвязи регистров при производстве и сверке учетных записей в них.

История развития бухгалтерского учета – это история поиска более совершенных форм оптимального обобщения информации для нужд управления.

Законодательством Республики Беларусь предусмотрено, что организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета при условии соблюдения нормативных актов о бухгалтерском учете. В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированная (компьютерная).

33 Мемориально-ордерная форма……

Мемориально-ордерная форма учета впервые появилась в 1926 году и получила широкое распространение в нашей стране в 30-х годах XX века. Свое название форма получила от названия основного учетного регистра – мемориального ордера (в буквальном переводе – памятный приказ). Она характеризуется использованием книг для ведения синтетического и карточек для аналитического учета.

Порядок записей в бухгалтерском учете следующий:

1) На основании первичных документов бухгалтерия составляет проводку, которая записывается в регистр под названием «мемориальный ордер». Если происходит много однородных операций, то их группируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер с проводкой составляют один по итогам ведомости.

2) Все мемориальные ордера записывают в хронологическом порядке в регистрационном журнале, который служит для определения общей суммы оборота всех операций за отчетный период.

3) После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера используют для отражения операций на счетах Главной книги. Главная книга представляет собой систематический регистр синтетического учета. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный развернутый лист. Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом.

Аналитический учет ведется в книгах или на карточках.

В конце месяца на основании записей в аналитических счетах составляют оборотные ведомости, в которых аналитические счета группируют по каждому синтетическому счету. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляется бухгалтерский баланс.