Корректировка БД (поиск, редактирование, замена данных, сортировка, фильтры)

Итак, поиск информации можно поручить компьютеру. Для этого были созданы программы – информационно-поисковые системы. Чтобы автоматизировать поиск и систематизировать эти данные, необходимо выбрать определенные соглашения о способах представления данных.

Редак­тирование структуры базы данных включает в себя: удаление поля, добавление ново­го поля; ввод данных; сохранение базы данных; форматирование базы данных; поиск/замена; сортировка; фильтрация и запрос; описание технологии создания отчета и формы.

Виды запросов и способы их создания

Виды запросов, применяемых в рекламной практике

Запрос по образцу

Этот запрос может быть разработан с помощью специального языка SQL (Structured Query Language). Однако пользователям MS Access изучать данный язык программирования необязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопок мыши и приёмом перетаскивания в бланке, так как пакет MS Access имеет визуальные средства разработки запроса по образцу.

Пример:

Рекламному агентству по производству сувенирной продукции необходимо закупить партию ручек для нанесения логотипа фирмы. Стоимость данных ручек не должна превышать пять рублей за единицу продукции.

Запрос с параметрами

Специальный тип запросов, называемый запросами с параметрами, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приёмом обеспечивается гибкость работы с базой.

Пример:

Рекламному агентству по производству печатной рекламы необходимо выбрать информацию из ранее созданной базы данных о поставщиках цветных принтеров для выпуска новой партии рекламных буклетов.

Итоговый запрос

Запрос, выполняющий вычисление по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может, так же исполнятся иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Пример:

Полнопрофильному рекламному агентству необходимо определить наиболее востребованный вид услуг за прошедший период времени, для того чтобы выявить сильные и слабые стороны своей деятельности. Рекламное агентство оказывает следующие виды услуг:

• Создание видеороликов.

• Создание аудиороликов.

• Наружная реклама.

• Неоновая реклама.

• Планирование и реализация рекламных кампаний.

• Реклама в прессе.

• Реклама на транспорте.

• Изготовление сувенирной продукции с нанесением логотипа фирмы.

Перекрёстный запрос

Он позволяет создать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц.

В перекрёстном запросе отображаются результаты расчетов (таких как суммы, количество записей и среднее значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке. Для примера, при создании перекрёстного запроса мы используем таблицу Код газеты и Запрос на вычисление. Запрос на вычисление был создан на основе таблиц Вспомогательная 1 и Код газеты.

Запрос на изменение

Это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Запрос на изменения бывают четырёх типов:

Запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

В рекламной практике запрос на удаление позволяет удалить записи о рекламодателях, которые не делали долгое время заказов в рекламном агентстве.