Формирование простого запроса с помощью конструктора

Выбрать таблицы (связанные), на основе которых будет формироваться запрос;

Добавить поля в запрос (порядок полей очень важен – сортировка идет слева направо);

Установить условия отбора данных;

Сортировка записей (по необходимости).

ИЛИ

В окне базы данных перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос выбрать команду Конструктор и нажать кнопку OK (Рис. 3.15).

В диалоговом окне Добавление таблицы (Рис. 3.16) выбрать нужные таблицы с помощью кнопки Добавить, после чего нажать кнопку Закрыть.

Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, нужно убедиться, что между собой их соединяет линия.

Добавить поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши (при нажатой левой кнопке) из списка полей в бланк запроса (Рис. 3.17).

Для сохранения запроса нажать кнопку Сохранить, ввести имя и нажать OK (Рис. 3.18).

Запуск запроса производится нажатием кнопки Запуск на панели инструментов, или выполнением команды Запрос -> Запуск. Результат выполнения запроса появится в режиме таблицы, содержащей лишь те столбцы, которые мы указали (в приведенном примере в результате выполнения запроса будут выведены фамилии экспертов, организации, в которых они работают и выполненные ими работы).

Запросы по условию (на выборку)

 

 

Формирование отчетов

Отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.

В Access имеется инструмент для быстрого автоматического создания отчетов – Автоотчет, для использования которого необходимо выполнить следующее:

Открыть окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы

Установить указатель на таблицу, для которой нужно создать отчет

Выполнить команду Вставка -> Автоотчет

Вообще в Access для создания отчетов используются следующие средства:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Для создания отчета любым из этих способов нужно предварительно:

1. Открыть базу данных и перейти на вкладку Отчет

2. Нажать кнопку Создать

3. В открывшемся поле диалога Новый отчет (Рис. 3.26) выбрать из списка нужный вариант и нажать кнопку ОК

Наиболее гибким и удобным средством создания отчета является Мастер отчетов, для использования которого нужно:

1. В окне диалога Новый отчет выбрать Мастер отчетов и нажать ОК

2. В открывшемся окне диалога Создание отчетов (Рис. 3.27) нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и Запросы и выбрать нужную таблицу. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей таблицы

3. Перенести в список Выбранные поля нужные для отчета поля и нажать кнопку Далее

4. В открывшемся окне диалога определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и нажать Далее

5. В следующем окне диалога задать порядок сортировки записей отчета

6. Определить, если это необходимо, тип итоговых вычислений (кнопка Итоги) и нажать ОК

7. На следующих двух шагах создания отчета нужно выбрать вид макета и стиль оформления

8. Задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета.

 

Проектирование форм

Формы являются мощным и гибким средством представления информации. Кроме того формы позволяют добавлять, удалять или редактировать данные в таблицах.

А. Автоматическое создание форм (Автоформа)

Для создания простейшей формы в Access достаточно выполнить следующие действия:

Открыть окно базы данных, перейти на вкладку "Таблицы" и установить указатель на нужную таблицу

Выполнить команду Вставка -> Автоформа или нажать на кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выбрать опцию Автоформа. При этом появляется готовая к использованию форма

Имеется ряд альтернативных способов создания форм.

Конструктор форм позволяет самостоятельно разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных

Мастер форм позволяет быстро создать форму на основе выбранных полей

Автоформа: в столбец автоматически создает форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов

Автоформа: ленточная

Автоформа: табличная

Для создания формы любым из этих способов на начальном этапе нужно выполнить следующие действия: Открыть базу данных, перейти на вкладку Формы, нажать кнопку Создать, выбрать в окне диалога Новая форма требуемый вариант и нажать кнопку ОК.

Ограничимся рассмотрением процесса создания формы в режиме Мастера форм.

Б. Содание формы с помощью Мастера форм

Необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Формы и нажать кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выбрать Мастер форм.

3. Выбрать имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма и нажать кнопку OK (Рис. 3.24). При этом появится окно диалога Создание форм (Рис. 3.25)

4. Нажать кнопку раскрытия Таблицы и запросы (Рис. 3.25) и выбрать нужную таблицу или запрос.

5. Перенести в список Выбранные поля нужные поля формы и нажать кнопку Далее.

6. Следующие окна диалога позволяют задать внешний вид формы и выбрать ее стиль

7. В последнем окне диалога ввести имя создаваемой формы, указать вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра или ввода данных или изменение макета формы) и нажать кнопку Готово.

Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в нижней части окна формы (Рис. 3.23), а также посредством клавиш [PageUp] и [PageDown].