Анализ административной деятельности

вопросы
1.Уровень доступности информации?	очень низкий	низкий	средний	высокий	очень высокий
2.Какой объём информации фирма в состоянии контролировать?	очень малый	малый	средний	большой	Очень большой
3.Входит ли фирма в различные торговые организации? Как используются возможности этих ассоциаций?	нет	плохо	незначительно	хорошо	Очень хорошо

АК «АЛРОСА» набрала 12 баллов из 15. Анализ административной деятельности не выявил серьёзных проблем, но в то же время показал, что в этой сфере компании ещё необходимо развиваться и совершенствоваться.

Таким образом, выводы и рекомендации, сформулированные на основании результатов проведенного исследования, могут содействовать оптимизации компании АК «АЛРОСА», повышению профессиональной квалификации управленческого персонала организации, осуществляющего свою деятельность в сфере алмазодобывающей промышленности.

 

 

 

Задание 13. Дерево целей.

«АЛРОСА» — лидер алмазодобывающей отрасли России, государственная горнорудная компания, нацеленная на комплексное решение приоритетных национальных задач по освоению природных ресурсов.

Основные стратегические задачи «АЛРОСА»:

Развитие производственных мощностей в Якутии

В целях поддержания объемов добычи компания поэтапно переходит на подземный способ добычи алмазов. АК «АЛРОСА» расширяет мощности на подземных рудниках «Интернациональный», «Мир» и «Айхал», введенных в строй в 1999 и в 2009 годах, ведет строительство рудника «Удачный», которое планирует завершить к 2015 году.

Воспроизводство минерально-сырьевой базы

Приоритетной задачей компании является увеличение запасов природных алмазов. Хотя имеющихся запасов алмазов достаточно для поддержания текущего уровня производства в течение ближайших 30-40 лет, «АЛРОСА» ведет активные поисковые работы в Республике Саха (Якутия), других регионах России, а также за рубежом.

Повышение экономической эффективности производства

Компания реализует программу по снижению издержек производства, совершенствованию технологий, позволяющих удешевить добычу и вовлекать в хозяйственный оборот запасы руды, использование которых ранее признавалось экономически неэффективным.

Развитие сбытовой сети

Компания последовательно ведет работу по развитию новой системы продаж природных алмазов. Сбытовая стратегия предусматривает равный подход к приобретению алмазного сырья для всех российских и зарубежных покупателей, организацию продаж по прямым контрактам. Компания устанавливает прямые долгосрочные отношения с основными мировыми потребителями алмазного сырья. Созданы дочерние торговые предприятия в Бельгии, Израиле, Гонконге, ОАЭ, США.

Развитие системы социального партнерства

АК «АЛРОСА» уделяет самое серьезное внимание социальному партнерству, выполнению программ корпоративной социальной ответственности, в том числе сохранению рабочих мест, решению экологических задач на территориях своей деятельности.

Цели:

Инновационная сфера: 1. Внедрение инноваций и осуществление технологической модернизации на предприятиях АЛРОСА. 2. Развитие научного потенциала компании и его эффективного использования в базовых отраслях; 3. Переход на ресурсосберегающие технологии выпуска продукции; 4. Разработка новейших современных технологий по добыче и переработке алмазов

Технологическая сфера: 1. Реконструкция старых и ввод новых мощностей на предприятиях АЛРОСА 2. Разработка новых технологий, направленных на повышение экологической безопасности и минимизацию выброса загрязняющих веществ в атмосферу; 3. Сотрудничество в технологической сфере с потенциальными партнерами

Рыночная сфера: 1. Удержание лидерства в добыче и продаже алмазов; 2. Достижение международных стандартов качества продукции; 3. Увеличение доли присутствия компании на региональных рынках; 4. Расширение портфеля компании, улучшения сервисного обслуживания клиентов; 5. Развитие международных сбытовых сетей.

Финансовая сфера: 1. Оптимизация существующего производства, снижение коэффициентов затрат 2. Поддержание высокой стабильной прибыльности; 3. Увеличение объема выпуска продуктов с высокой добавленной стоимостью

Социальная сфера: 1. Оказание помощи в развитии социальной инфраструктуры территории, где находятся предприятия компании. 2. Развитие социального партнерства в контексте социальной сферы с другими компаниями и в том числе с государством. 3. Обучение специалистов компании, участвующих в проектах по внедрению нанотехнологий; 4. Принятие мер по улучшению условий работы на предприятиях компании; 5. Организация работы по охране труда и промышленной безопасности.

Финансовая сфера: 1. Снижение затрат 2. возвращение к докризисному объему производства, 3. в 2012 году планируется увеличить добычу алмазов на 68%

Рыночная сфера: 1. Удержание лидерства за счет осознанного управления себестоимостью производимой продукции компании; 2. работа с партнерами предполагает соответствие качества продукции необходимым требованиям по качеству, срокам исполнения заказа и поставок; 3. продажа алмазной продукции на территории РФ сторонним покупателям и поставка. Основная задача по линии закупок – обеспечить торговые объекты необходимым ассортиментом и количеством;

Технологическая сфера: 1. Снижение трудозатрат на выполнение процедур и сокращение сроков подготовки фин. Отчетности. А также установление систем, позволяющих в постоянном режиме он-лайн контролировать работу оборудования и отслеживать все этапы производства. 2. модернизация сооружений; 3. Поставлена задача перехода промышленности на новейший технологический уклад.

Инновационная сфера: 1. поиск возможностей внедрения на предприятиях АЛРОСА российских разработок в области нанотехнологий; 2. работа по созданию новых наукоемких материалов позволяющих внедрять современные ресурсосберегающие технологии; 3. разработка и развитие новейших технологий обработки алмазов

Социальная сфера: 1. создание условий для успешного обеспечения перевозки и оказания услуг; 2. аттестация рабочих мест; 3. совершенствование процесса страхования работников от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний; 4. обеспечение работников сертифицированной спецодеждой, спецобувью и средствами индивидуальной защиты. 5. внедрение программ по расширению пакета социальных льгот для работников компании; проведение семинаров-стажировок по охране труда

Задачи:

Мероприятия

Финансовая сфера: 1. проведение антикризисной программы (с осени 2008 года), направленной на стимулирование сбыта продукции и сокращение производственных издержек; 2. в 2008-2009 годах на капитальные инвестиционные проекты было направлено $2.9 млрд. для минимизации падения объема производства; 3. мероприятия направленные на прибыльность компании в финансовой сфере, скорее всего, будут в большей степени соответствовать производственному потенциалу; 4. партнерство с японской компанией в интересах АЛРОСА: ключевым моментом может стать помощь Mitsui в сфере привлечения финансирования отдельных мероприятий «Мечела»

Рыночная сфера: 1..проверка качества продукции инспектором английской фирмы Регистр Ллойда В. Колупаевым - о присвоении продукции АЛРОСА международного сертификата, позволяющий АЛРОСЕ существенно повысить конкурентоспособность своей продукции за рубежом. 2. 5 марта 2010 г. официально зарегистрировано представительство АЛРОСА в Китайской Народной Республике; 4.Об освоении АЛРОСОЙ новых рыночных ниш лучше всего говорит подписанное 26 февраля 2008 г. соглашение при низких издержках производить алмазы «В» (высшее качество), а также другую высокотехнологичную продукцию;

Технологическая сфера: 1. В целях сокращения затрат ведется строительство электроплавительного цеха 2. Наряду с основным технологическим оборудованием приобретается лучшее в мире оборудование для очистки, переработки и утилизации всех негативных факторов, присущих алмазодобывающему производству.

Инновационная сфера: 1.участие в инновационной выставке-ярмарке "Мультисервис - ХХI век", в Москве 7-9 ноября в 2009 г. ЧМК АЛРОСА стала лауреатом областного конкурса "Инновация – 2003"; 2. разработка ресурсосберега ющих технологий, 3. ведется работа по внедрению на своих алмазодобывающих производствах технологии получения продукции с новыми свойствами с помощью нанотехнологий (с госкорпарацией РОСНАНО);

Социальная сфера 2. добровольный вклад в помощь государству для решения одной из ПНП «Образование». 3.обеспечение работников и неработающих пенсионеров, семей работников, погибших на производстве и т.д. 4. 4. награждение работников за заслуги в алмазодобычеи и многолетний добросовестный труд

 

Задание 14. Анализ коммуникаций.

1 .Теоретическая часть

Коммуникация – процесс, посредством которого некоторая идея передаётся от источника к получателю с целью изменения поведения получателя. Сутью коммуникации является обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью. Коммуникации играют огромную роль в управленческой деятельности: они обеспечивают реализацию всех функций управления, всех управленческих операций и процедур, то есть практически сводятся к процессу управления, обеспечивая взаимосвязь всех его элементов.

В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала;

· передача;

· декодирование;

· обратная связь и помехи.

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса.

Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типомсимволов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать не менее двух каналов коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, обмен только письменной.

3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем, таких как вербальная и невербальная коммуникации.

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь – систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Многое зависит от принятой в компании терминологии и так называемого «корпоративного сленга».

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств – это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% – через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.

4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

5. Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ожидал от него отправитель. Эти действия есть обратная связь.

Обратная связь - реакция получателя на сообщение. Она делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем она эффективней.

Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.

В условиях организации обратная связь может быть осуществлена многими путями. При коммуникации в виде разговора с глазу на глаз администратор может добиться непосредственной (прямой) обратной связи в виде устного обмена мнениями или в виде более деликатных средств, таких как выражение на лице несогласия или непонимания. Или же в противном случае администратор будет вынужден обратиться к непрямым (косвенным) средствам обратной связи. Например, падение производительности, увеличение числа прогулов (отлучек) и текучесть рабочей силы или недостаточная координация (согласованность) между отделами могут указывать на нарушение коммуникаций.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информа­цией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информа­ции шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в орга­низационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруд­нять точную передачу информации.

Определенные шумы и коммуникационные барьеры присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. Поэтому очень важно пытаться учитывать заранее возможные коммуникационные барьеры и пытаться их нивелировать в процессе коммуникации.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

· отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию; Источником может быть: организация; индивид; группа индивидов.

· сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов. Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую отправитель хочет передать, кодируется (преобразуется в слова, жесты, интонацию). Кодирование превращает идею в сообщение. Смыслом и значением сообще­ния являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно ис­пользование как самого человека, так и технических средств.

· канал – средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а так­же технические устройства и приспособления. Выбор ка­нала должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, и быть совместим с типом символов, исполь­зуемых при кодировании. Общеизвестные каналы - передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т. д. Важно правильно выбрать канал.

· получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Получатель декодирует сообщение. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, которые образуют коммуникационный процесс.

Преграды в коммуникациях

Трудности и источники ошибок («барьеры») коммуникаций столь же разнообразны, как многообразна сама психика. Вместе с тем среди них выделяются наиболее типичные и повторяющиеся. Их преодоление составляет неотъемлемую часть коммуникативной функции деятельности руководителя.

1.) Перцептивно-интерпретационные ошибки (обусловленные восприятием). В зависимости от опыта, сферы профессиональной компетенции, интересов и многого другого одна и та же информация будет восприниматься и интерпретироваться с очень большими различиями или вообще — не пониматься и даже активно отторгаться.

2.) Диспозиционные ошибки обусловлены различиями в социальных, профессиональных и жизненных установках людей, вступающих в коммуникативный обмен.

3.) Статусные ошибки возможны вследствие больших различий в организационном статусе коммуникантов. Общим здесь является правило: чем больше статусные различия, тем выше вероятность такого рода ошибок.

4.) Семантические барьеры возникают из-за того, что понятия естественного языка обладают свойством полисемичности, т.е. многозначности и наличием ряда смысловых оттенков. Например, если руководитель говорит: «Займитесь этим, как только у вас выдастся свободное время», то сразу же возникнет вопрос о том, как он понимает это «свободное время» и как это трактует подчиненный.

5.) Невербальные преграды. Поскольку вербальные и невербальные средства используются, как правило, совместно, то неправильная интерпретация невербальных знаков может приводить к ошибкам в понимании словесных сообщений.

6.) Неэффективная обратная связь также является одним из источников ошибок коммуникаций.

7.) Плохо сформулированное сообщение. «Туманность» распоряжений, их двусмысленность, наличие в них неопределенных понятий, бедность лексических средств, использование слов в переносном смысле, повторы, использование жаргона и «бытовизмов», просто косноязычие — все это непосредственные причины ошибок коммуникаций.

8.) Потери информации в коммуникативных циклах включают два основных вида ошибок. Во-первых, если коммуникативное сообщение является слишком длинным, громоздким и сложным, а зачастую — витиеватым, то слушающий успевает забыть, о чем ему говорилось в начале сообщения. Во-вторых, нисходящие вертикальные коммуникации, наиболее типичные для руководителя, образуют цепь. Они передаются от высшего руководителя на следующий по иерархии уровень, оттуда — на еще более низкий уровень и так далее — до уровня непосредственного исполнения. Показано, что при каждой последующей передаче теряется или искажается около 30% информации.

9.) Фальсификационные ошибки. Восходящие коммуникативные потоки имеют своими источниками не «беспристрастных» передатчиков, а конкретных людей. Фальсификационные ошибки составляют поэтому один из главных источников возникновения у руководителя недоверия к осведомительной информации и, как следствие, — неопределенности в его деятельности.

10.) Преждевременная оценка. Эта ошибка связана с тем, что слушающий делает преждевременную эмоциональную оценку сообщению, не дождавшись его окончания. Эта эмоциональная оценка формирует неадекватную установку восприятия, а в итоге ведет к неправильному пониманию всего сообщения.