Мероприятия по совершенствованию учета кредиторской задолженности на предприятии челябинский филиал оао «жтк»

Укрепление дисцип­лины расчетов с различными контрагентами в значительной степени зависит от качества информации, предоставляемой бух­галтерским учетом о состоянии расчетов.

Совершенствование процесса учета кредиторской задолженности предлагается вести по трем взаимосвязанным направлениям: методологи­ческому, организационному и техническому (таблица 17).

Таблица 17 – Направления организации процесса учета кредиторской задолженности

Наименование	Общая характеристика
Методологическое	Разработка внутренних нормативных документов, регламентирующих порядок веде­ния учета и отражения в отчетности кредиторской задолженности с учетом специфики деятельности ОАО «ЖТК»
Организационное	Формирование структуры подразделения, осуществляющего ведение бухгалтерского и налогового учета, разработка системы развития и мотивации сотрудников
Техническое	Решение вопросов по автоматизации процесса ведения учета и составления отчетности

 

Основной задачей разработки внутренних нормативных документов является четкая регламентация процедур отражения в учете и отчетности операций, связанных с расчетами с контрагентами.

Разработка такого вида документов особенно важна для Челябинского филиала ОАО «ЖТК», так как у него имеется 4 структурных подразделения и большое количество поставщиков.

Это позволит повысить качество работы конкретных исполнителей, а именно: снизить количество ошибок, выявляемых при последующих проверках внутренними и внешними контролирующими органами, улучшить взаимодействие подразделений, как с внешними, так и внутренними контрагентами, что в свою очередь приведет к сокращению сроков подготовки документации и принятия управленческих решений.

Предлагается, в частности, открыть дополнительные субсчета к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В настоящее время используются субсчета:

– 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

– 60.02 «Расчеты по авансам выданным»;

– 60.03 «Векселя выданные».

Представляется целесообразным использовать следующие субсчета:

– 60.1 – «Расчеты с поставщиками за товарно-материальные ценности»;

– 60.2 – «Авансы полученные»;

– 60.3 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам»;

– 60.4 – «Расчеты за коммунальные услуги»;

– 60.5 – «Расчеты по неотфактурованным поставкам».

Например, неотфактурованные поставки – поставки, по которым материальные ценно­сти поступили в организацию без расчетных документов.

Поскольку основа­нием для оплаты ценностей являются расчетные документы, неотфактурован­ные поставки оплате не подлежат, и по ним начисляется кредиторская задол­женность перед поставщиками и подрядчиками.

Таким образом, учет неотфактурованных поставок будет сопровождаться следующими проводками:

- Д 10 К 60/5 – оприходованы материалы по неотфактурованным поставкам;

- Д Сторно 10 К Сторно 60/5 – сторнирована предыдущая запись при поступлении рас­четных документов;

- Д 10 К 60/3 – акцептованы расчетные документы поставщиков, оприходованы материалы.

Бухгалтерия предприятия Челябинского филиала ОАО «ЖТК» должна располагать подробным перечнем кредиторов по состоянию на 1-е число каждого месяца по всем видам задолженности и срокам ее образования.

При оперативном учете этот перечень должен ежедневно пополняться с обязательным указанием погашенных сумм задолженности и выведением просроченных к оплате сумм. Для этого может служить карточка контрагента, приведенная в таблице 18.

Таблица 18 – Карточка контрагента

№ п/п	Вид договора	Предмет договора	Цена договора (руб.)	Дата заключения	Срок расчетов по договору	Срок расчетов по факту	Форма Расчетов
1.	Купли –продажи	Продукты питания		15.01.14	50 дней	60 дней	Вексель
2.	Купли - Продажи	Бытовая химия		18.01.14	7 дней	7 дней	Предоплата

 

Информационной базой для оценки состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками могут служить данные ежемесячного внутреннего отчета по контролю за состоянием данных расчетов.

Рекомендуемая форма отчета по контролю состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками представлена в таблице 19.

Таблица 19 − Рекомендуемая форма отчета по контролю состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставщик (подрядчик)	Сумма задолжен­ности (руб.)	Срок наступле­ния платежа	Форма расчетов	Размер санк­ций согласно договору
ОАО «Еманжелинскхлеб»	124328,00	10 декабря 2014г.	безналичная	−
ООО «Руслада»	101258,36	30 ноября 2014 г.	безналичная	−
ООО «Фортуна»	62578,56	16 ноября 2014 г.	безналичная	−
Всего задолженность:

 

Для целей текущего управления денежными потоками целесообразно составлять планы погашения задолженности в разрезе приобретенных товарно-материальных ценностей и поставщиков, а по мере оплаты проставлять в них суммы и даты фактического платежа. Рекомендуемая форма плана погашения задолженности за товарно-материальные ценности (далее ТМЦ), и аналогичные ценности перед отдельными кредиторами представлена в таблице 20.

Таблица 20 − План погашения задолженности за товарно-материальные ценности перед отдельными кредиторами

№ п/п	Наименование	Задолженность на начало месяца (руб.)	Срок погашения	Оплата	Остаток задолженности на конец месяца
Дата	Сумма (руб.)
	ОАО «Еманжелинскхлеб»	124325,00	20.12.14	20.12.14	60000,00	64325,00
	ООО «Руслада»	101258,36	30.11.14	01.12.14	100000,00	1258,36
	ООО «Фортуна»	62578,56	16.11.14	16.11.14	62578,56	-
	Прочие поставщики	200000,00			150000,00	50000,00
	Всего за ТМЦ	488161,92			372578,56	115583,36

 

Таблица 21 − План погашения задолженности за прочие выполненные работы и оказанные услуги перед отдельными кредиторами

№ п/п	Наименование	Задолженность на начало месяца (руб.)	Срок погашения	Оплата	Остаток задолженности на конец месяца
Дата	Сумма (руб.)
	ООО «СервисКом»	23854,92	09.01.14	13.01.14	23854,92	-
	МУП ПОВВ	326800,10	02.02.14	18.01.14	323000,10	3800,00
	ОАО«Челябэнерго»	553264,46	06.05.14	07.05.14	500000,00	53264,46
	Прочие поставщики	25000,00	23.01.14	25.01.14	10 200	14800,00
	Всего	928919,48			857055,02	71864,46

Разработанная форма внутренней отчетности, позволит руководителю организации не только контролировать общую сумму задолженности перед поставщиками и подрядчиками и ее ежемесячную динамику, но и отслеживать наиболее близкие сроки платежей за поставленные товарно-материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги).

А также контролировать осуществление не только другие формы расчетов, согласно условиям договоров, но и предотвратить возникновение штрафных санкций за нарушение сроков исполнения обяза­тельств, а при оплате просроченной задолженности погашать наиболее «не­благоприятные» для организации долги, сопряженные в дальнейшем с ее взы­сканием в судебном порядке.

Это позволит работать с каждым видом кредиторской задолженности более эффективно.

В свою очередь, организационное направление содержит в себе следующие задачи: формирование структуры службы бухгалтерского учета и отчет­ности, организация учета в обособленных подразделениях, взаимодейс­твие между различными подразделениями и фили­алами, формирование порядка документооборота, а также повышение квалификации сотрудников и их мотивация. По данному направлению изменения предлагается провести в связи с недостаточной квалификацией работников бухгалтерии, отвечающих за учет кредиторской задолженности.

Необходимость решения данной проблемы вызвана тем, что в законодательство по вопросам ведения бухгал­терского учета и отчетности периодически вносятся изменения; разрабатываются различные методики и даются рекомендации.

Бухгалтер должен освоить все эти новшества своевременно, и применять их в своей деятельности. В противном случае снижается качество учетной информации и возможны ошибки, влекущие наложение штрафных санкций со стороны проверяющих органов.

Повысить профессио­нальную квалификацию работников бухгалтерии можно следующими средствами:

– направление сотрудников на семинары, кур­сы повышения квалификации;

– организация в рамках бухгалтерии лекций, прово­димых самими сотрудниками. Как правило, круг знаний рядовых специалистов ограничивается знаниями и навыками в рамках конкретного участ­ка работы. Проведение подобных лекций позволит не только повысить квалификацию сотрудников, но и позволит улучшить взаимозаменяемость меж­ду сотрудниками;

– проведение периодических аттестаций пер­сонала, позволяющих сформировать объективное мнение руководства о профессиональной компетенции конкретных сотрудников, а также способс­твующих обновлению знаний сотрудников по вопросам, регламентирующим порядок их работы, на регулярной основе.

При подборе персонала для ведения расчетов с кредиторами необходимо уделить внимание коммуникативным качествам кандидата и грамматической правильности речи, умению вести телефонные разговоры, в связи с тем, что общение с контрагентами является неотъемлемой частью работы на этом участке.

Необходимо также уделять больше внимания мотивации персонала. Рекомендуется ввести четкую систему поощрений и нака­заний за допущенные ошибки и срыв установлен­ных сроков выполнения конкретных работ, закреп­ленную в должностной инструкции сотрудника или же в отдельном внутреннем нормативном докумен­те, являющуюся дополнительным рычагом моти­вации сотрудников.

За каждым бухгалтером закрепляются контрагенты, с которыми у предприятия имеются договорные обязательства, оформленные счетом-фактурой. Бухгалтер должен быть материально заинтересован в своевременности оплаты данных счетов-фактур. Поэтому предлагается премирование бухгалтеров в размере 20 % от оклада за соблюдение сроков оплаты счетов-фактур в определенном порядке (таблица 22).

Таблица 22 – Зависимость премии от сроков оплаты счета-фактуры

Срок оплаты счет-фактура	Процент выплаты премии
не более 5 дней	100 %
6–15 дней	60 %
16–30 дней	10 %
более 30 дней	0 %

 

В таблице 3.3 приведен пример расчета премии бухгалтеров в зависимости от соблюдения сроков оплаты. Оклад бухгалтера 40 000 руб. Плановое значение премии 40 000 × 0,2 = 8 000 руб.

Таблица 23 – Расчет премиальной части материального вознаграждения

Ф.И.О.	Категория персонала	Плановое значение премии	Процент выплаты премий	Фактическая начисленная премия
Иванов А.С.	бухгалтер	8 000	100 %	8 000
Петров П.В.	бухгалтер	8 000	60 %	4 800
Сидоров Ю.А.	бухгалтер	8 000	10 %

 

По техническому направлению предлагается рассмотрение вопросов выбора программных про­дуктов для осуществления процесса ведения учета и составления отчетности, для электронного доку­ментооборота, средств связи и оргтехники.

Предлагается заменить программу «1С: Бухгалтерия 7.7», которая используется на сегодняшний день в Челябинском филиале ОАО «ЖТК» более новой и совершенной версией 8.3 КОРП.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3 КОРП», в отличие от используемой в настоящее время на предприятии программы, поддерживается бухгалтерский и налоговый учет в обособленных подразделениях. Для каждого обособленного подразделения можно указать адреса, телефоны, фамилии ответственных лиц подразделения.

Эти данные отображаются в печатных формах всех документов, выписанных обособленным подразделением.

В действующем на предприятии Челябинский филиал ОАО «ЖТК», программном обеспечении, не предусмотрен сервис по контролю сроков платежей.

В программе «1С: Бухгалтерия 8.3 КОРП» имеется календарь бухгалтера, который помогает спланировать работу по подготовке отчетности и уплате налогов. Он наглядно показывает сроки сдачи отчетности, уплаты авансовых платежей, налогов и напоминает об этом при приближении соответствующих событий. Данный сервис поможет снизить ошибки и избежать штрафных санкций за несвоевременную оплату налогов.

Новая программа позволит проводить более подробную детализацию расчетов с контрагентами. Если в действующей программе учет ведется только по договорам в целом, то новая программа позволяет проанализировать задолженность по каждой расходной или приходной накладной, по каждому поступившему или выданному авансу.

Следует отметить, что для пользователей «1С: Бухгалтерии 7.7» облегчен переход на новую версию программы. Данные для начала ведения учета в «1С:Бухгалтерии 8.3КОРП» могут быть автоматически перенесены из текущей версии «1С:Бухгалтерии 7.7».

Следует провести расчет экономической выгоды от затрат на приобретение новой версии программы.

Стоимость «1С: Бухгалтерии 8.3 КОРП» на 5 пользователей составляет 26 000 рублей. Стоимость обучения работы с новой программой составляет 5 500 руб. на одного человека. Обучить нужно 5 бухгалтеров. Стоимость составит:

5 500 × 5 = 27 500 руб.

Общие единовременные затраты составят:

26 000 + 27 500 = 53 500 руб.

Произведя данные затраты Челябинский филиал ОАО «ЖТК» получит выгоды, выраженные в сокращении затрат.

Во-первых, редакция программы «1С:Бухгалтерии 8. 3.КОРП» предоставляет возможность работать через Интернет с использованием «облачного» (удаленного) сервиса: программа запускается не на компьютере пользователя, а через веб-браузер с сайта, предоставляющего такой сервис. Во-вторых, при этом пользователю гарантируется безопасное хранение учетных данных на этом сайте с полным сохранением конфиденциальности. В-третьих, одной из важных особенностей использования «облачного» сервиса является то, что пользователи могут не расходовать ресурсы, например, на поддержку серверов или отслеживание реализации изменений законодательства «1С: Бухгалтерии 8.3КОРП».

Стоимость услуги по технической поддержке серверов от компании ООО «Компания «Демос», при использовании программы «1С Бухгалтерия 7.7», составляет 8850 руб. ежемесячно. Следовательно, при отказе от обслуживания программы «1С Бухгалтерия 7.7» и при использовании «облачного» (удаленного) сервера, за год можно получить экономию:

8850 × 12 = 106 200 руб.

Таким образом, экономический эффект от приобретения нового программного продукта, равный разности между дополнительным доходом, полученном за счет экономии, и затратами, составит:

106200 – 53500 = 52700 руб.

Эффективность данных рекомендаций находим делением экономического эффекта на произведенные затраты:

52700÷53500 = 0,99 руб./руб.

Это означает, что каждый рубль, вложенный в приобретение новой программы, принесет около 1 рубля чистого дохода. Таким образом, положительный экономический эффект от приобретения новой программы дает возможность сделать заключение о целесообразности предложенного мероприятия.

Кроме новой программы как таковой по техническому направлению необходимо обратить внимание на улучшение оснащения ра­бочего места сотрудника, осуществляющего учет расчетов с кредиторами, для чего следовать использо­вать следующие средства и технологии:

– телефонный и факсимильный аппарат, до­ступ к сети Интернет. В настоящее время, в связи с недостаточно эффективной работой подразделе­ний почтовой связи на территории Российской Федерации, приводящей к значительным задерж­кам получения документации, а также временными преимуществами, многие организации используют факсимильные копии документов и электронный документооборот при оплате товаров и услуг, при оперативной сверке расчетов, уточнении реквизи­тов и платежей;

– современные модели персональных компьютеров и оргтехники (ксероксов, сканеров, принте­ров), позволяющие значительно сократить время обработки документов;

– системы штрих - кодов, которые позволяют значительно экономить время обработки документов.

Таким образом, предприятию и в будущем необходимо следовать совершенствованию бухгалтерского учета кредиторской задолженности по трем направлениям:

- методическому;

- организационному;

- техническому.

Предложенные меры позволят оптимизировать процесс хозяйственной деятельности, повысить эффективность работы и обеспе­чить руководство организации объективной и качественной и своевременной информацией, необходимой для принятия оперативных управленческих решений.

Эти последовательные действия сформируют количественную, а главное качественную основу принятия правильных экономических решений по управлению финансово-хозяйственной деятельностью Челябинского филиала ОАО «ЖТК».