Группы процессов управления проектами и их взаимодействие

 

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

1 процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

2 процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

3 процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

4 процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

5 процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

6 процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта.

Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.

Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.

Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих стандартах.

 

Процессы инициации

 

До тех пор пока не будет назван, записан и проверен набор конкретных технических требований, проект остается лишь мечтой. После проведения систематического планирования проект переводится на оперативный уровень, где и начинается его разработка.

Замысел проекта начинается с формулировки цели проекта: для чего предназначен проект, в чем состоит проблема, что нужно сделать. Цель проекта должна быть понятной, измеряемой, точной, реальной и иметь определённые временные рамки.

Сбор данных об условиях осуществления проекта даст ясное представление о текущем состоянии дел.

Временные и бюджетные ограничения могут серьезно повлиять на реализацию проекта. Ни одна проектная команда не располагает неограниченным запасом времени и не имеет неограниченного финансирования. Качество проекта ограничивается особенностями продукта или услуги (рис. 4.1).

Обычно одно из ограничений (время, бюджет, качество) выбирается инвестором проекта в качестве основного, тогда в процессе планирования это ограничение не меняется.

Все ограничения следует обязательно оформить документально.

Обычно для каждой проблемы есть несколько альтернативных методов решения. Нужно проанализировать все возможные подходы к решению проблемы, т.е. провести проектный анализ.

Рис. 4.1 Ограничения по проекту, влияющие на его реализацию

Предварительный анализ проекта

 

Прежде чем принять решение об осуществлении проекта, необходимо изучить и проанализировать все аспекты: технический, финансовый, коммерческий, экологический, организационный, социальный, экономический.

Цель проектного анализа – определить результаты проекта. Для этого используют выражение:

 

Результаты (ценность) проекта

=

Изменение дохода в результате проекта

–

Изменение затрат в результате проекта.

 

Результаты и затраты по проекту можно определить (для одного вида ресурсов и одного вида продукции) следующим образом:

 

Результаты за любой год	=	Прирост объёма продукции проекта	–	Цена единицы продукции проекта.
Затраты за любой год	=	Прирост объёма ресурсов на производство	–	Стоимость единицы продукции.

 

До принятия решения об осуществлении проекта необходимо рассмотреть все его аспекты на протяжении всего проектного цикла.

Этот перечень в какой-то степени отражает последовательность выполнения специальных видов анализа.

В рамках технического анализа проектов изучают:

♦ технико-технологические альтернативы;

♦ варианты местоположения;

♦ размер (масштаб, объём) проекта;

♦ сроки реализации проекта в целом и его фаз;

♦ доступность и достаточность источников сырья, рабочей силы и других потребных ресурсов;

♦ ёмкость рынка для продукции проекта;

♦ затраты на проект с учётом непредвиденных факторов;

♦ график проекта.

Эти задачи решаются (с возрастающей точностью) на стадиях предынвестиционных исследований, ТЭО (проекта) строительства и разработки рабочей документации.

Задача коммерческого анализа – оценить проект с точки зрения конечных потребителей продукции или услуг, предлагаемых проектом.

В общем виде решаемые при этом задачи можно свести к трем:

♦ маркетинг;

♦ источники и условия получения ресурсов;

♦ условия производства и сбыта.

Задача экологического анализа проекта – установление потенциального ущерба окружающей среде, наносимого проектом как в инвестиционный, так и в постинвестиционный период, а также определение мер, необходимых для смягчения или предотвращения этого ущерба.

Цель организационного анализа – оценить организационную, правовую, политическую и административную обстановку, в рамках которой проект должен реализовываться и эксплуатироваться.

Цель социального анализа – определение пригодности вариантов плана проекта для его пользователей. Результаты социального анализа должны обеспечить возможность взаимодействия между проектом и его пользователями, поддержку у населения и способствовать достижению целей проекта.

Таким образом, предпроектная стадия разработки проекта – предварительный анализ – исключительно важна, так как позволяет преодолеть еще до начала процесса инвестирования неопределённость и, как следствие, снизить затраты по проекту и риск его осуществления.

Кроме того, на предпроектной стадии заказчик (инвестор), исходя из своих целей и анализа ситуации, подготавливает декларацию о намерениях.

В этом документе реализуется замысел инвестора. В процессе его подготовки анализируются:

· потребность в конечных результатах;

· имеющиеся ресурсы;

· влияние проекта на окружающую среду;

· общий инвестиционный климат;

· уровень качества, стоимость и т.д. (обычно на уровне формирования замысла нет необходимости в точной количественной оценке будущих затрат).