Рапорт, заява, пояснювальна записка

Оскільки будь-які дії, події, факти вимагають прохання, пояснення чи з'ясування їх з керівником структури, органу, досить важливо пра­вильно скласти будь-який документ, зокрема, рапорт (заяву) чи пояс­нювальну записку, зразки яких наведені нижче.

Рапорт - це письмове звернення працівника (курсанта) до вищої посадової особи з проханням чи поясненням особистого характеру.

Реквізити рапорту: адресат, назва документа (рапорт), текст, вико­навець, дата (див. зразок).

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому поясню­ється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника на вимогу керівника (див. зразок).

Заява - це документ, що містить прохання чи пропозицію особи, адресовану посадовій особі установи, закладу, органу.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу фор­мату А4. Проте організація може мати заздалегідь розроблену і тиражова­ну трафаретну форму, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна час­тина заяви пишеться з окремого рядка. У заяві не прийнято вживати прийменника від.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, зазначені повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (ліворуч), (проставляють переважно цифровим способом);

- підпис заявника (праворуч).

Заяву про прийняття на роботу адресують начальникові установи. Після розгляду її разом з іншими необхідними документами мають як підставу для видання наказу про зарахування особи на посаду. У разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вка­заною в заяві адресою чи телефоном).

Зразок заяви:

Ректорові (назва закладу)

академіку АПН,

професорові Пилипенку К.О.

Коваленко Ірини Миколаївни,

яка проживає за адресою:... тел.........

ЗАЯВА

Прошу допустити мене до складання вступних екзаменів на заочну та дистанційну форму навчання за контрактом. У 2007 році закінчила загальноосвітню середню школу № 175 м. Києва.

До заяви додаю:

1. Атестат про середню освіту (оригінал).

2. Довідку з ЖКК про місце проживання.

3. Медичну довідку (ф. 086-у). 4. Шість фотокарток розміром 3 х 4 см.

 

 

12.05.2008 (підпис)

 

Якщо заява адресується до тієї установи, де працює особа, тоді не зазна­чається адреса, достатньо зазначити лише посаду (структурний підрозділ).

Ректорові(назва закладу)

генерал-лейтенанту міліції

Сокальському В.Ю.

редактора Видавничого відділу

Пилипчук Ірини Сергіївни

ЗАЯВА

Прошу надати мені навчальну відпустку на період з 20.09.2008 по 05.10.2008 для складання екзаменаційної сесії у Національному держав­ному університеті ім. Тараса Шевченка.

До заяви додаю довідку-виклик за №____.

 

20.09.2008 (підпис)

 

 

Ректорові ___________національного

університету (повна назва закладу) генерал-лейтенанту міліції

Назарову Є.М.

 

РАПОРТ

Прошу Вас надати мені короткострокову відпустку з 15-00 23.09.2008 до 20-00 24.09.2008 у зв'язку з прийняттям Присяги.

Відпустку буду проводити за адресою: вул. Салютна, 12, кв. 21, м.Київ, тел. [phone].

З правилами поведінки за межами університету ознайомлений і зобов'язуюсь їх дотримуватись.

 

 

Курсант 101-ї навчальної групи

Науково-навчального інституту

підготовки кадрів кримінального міліції

рядовий міліції О.А.Ільченко

 

 

22.09.2008 (підпис)

 

Ректорові________

національного університету

(повна назва закладу)

генерал-лейтенанту міліції

Назарову Є.М.

РАПОРТ

Прошу Вас надати мені короткострокову відпустку з 15-00 23.09.2008 до 20-00 25.09.2008 з виїздом за межі Київського гарнізону.

Під час відпустки зобов'язуюсь: неухильно дотримуватися вимог Присяги, Кодексу честі, Етичного кодексу працівника органів внутріш­ніх справ; не вживати спиртних напоїв; дотримуватися вимог МВС України про заборону керування транспортними засобами; уникати сумнівних стосунків з особами, схильними до антигромадської поведін­ки; дотримуватися норм поведінки у громадських місцях і побуті, пра­вил проїзду в громадському транспорті.

Про заходи суворого дисциплінарного реагування, у разі недотри­мання зазначених вимог, попереджена(ий).

Під час відпустки перебуватиму за адресою: вул. Гарматна, 12, кв. 21, м.Київ, тел. [phone].

 

 

Курсант 101-ї навчальної групи

Науково-навчального інституту підготовки кадрів кримінального міліції

рядовий міліції О.А. Івасюк

20.09.2008 (підпис)

 

 

Начальникові першого курсу

ННІПККМ Київського

національного університету

внутрішніх справ

майору міліції

Сидоренку П.І.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

12.09.2008 я спізнився на вечірнє шикування на 10 хвилин у зв'язку з тим, що неправильно спланував свій час. У майбутньому обіцяю бути більш зібраним, вчасно і ретельно виконувати обов'язки курсанта.