Особливості офіційно-ділового стилю. Кліше

Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній, які суттєво різняться між собою. Особливості писемної форми у порівнянні з усною такі:

- відсутність співрозмовника у момент висловлюваної думки, від­сутність мовної ситуації;

- не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад ауди­торії;

- письмова форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

- наявність закріплення текстів за формами існування (не всі пись­мові тексти можуть озвучуватись (наприклад, паспорт, диплом про освіту, свідоцтво про народження тощо);

- монологічний характер письмових текстів, потенційно обмежена кількість копій;

- широке використання професійної термінології; наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі, складноскорочених і складних слів, зокрема скорочених назв установ та організацій: РАЦС, МАУП, МВС, ДАІ, ОДС, КНУВС, МОЗ, МОН, гр-н, гр-ка, грн., р-н, д-ва, сусп-во, обл., див., напр., укр., в/ч, о/с, рр. тощо;

- спілкування не пряме, а опосередковане, що, у свою чергу, зумов­лює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшен­ня, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів лише у тих значеннях, які визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Кліше

Офіційно-діловий стиль визначає наявність усталених мовних зво­ротів, певну стандартизацію початків і закінчень документів. Вибрані, таким чином, мовні прийоми витісняють деякі форми висловлювання думки і набувають характеру універсальних засобів. Це так звані кліше - усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприй­маються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше - це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонен­тів, їх порядок та звичність звучання. Наприклад: встановити контроль, слідством встановлено, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу, до заяви додаю, з метою перевірки тощо.

Вирізняють такі види кліше:

а) прості, що складаються з двох слів: до наказу, до відома, вжити за­ходів, оголосити подяку, накласти стягнення, згідно з, відповідно до, над­силаємо вам, просимо надіслати, прошу Вас... тощо;

б) ускладнені, що мають більше двох слів: ознайомити керівний склад, взяти на контроль, брати участь у заходах, вжити суворих заходів, на­класти дисциплінарне стягнення, мати на увазі, визнати за можливе, за­вірено у двох примірниках тощо;

в) складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєдна­ні в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, складено і завірено у двох при­мірниках тощо.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документацій-них тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту. Зазначені особливості офіційно-ділового стилю є об'єктивним фактом мови; їх застосування у текстах службових доку­ментів цілком закономірне і закріплене традиціями вживання.

4. Документ - основний вид писемної ділової мови, який широко вико­ристовується у повсякденній діяльності як джерело та носій інформації.

Документ - матеріальна форма відображення, поширен­ня, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи ін­ших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалі­зується лише у писемній формі мовлення.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали іс­тотних змін. Слово «doсеге» у мові давніх римлян уживалося у значенні «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма як додатково до усної мови засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулю­вало майнові та інші відносини суспільного життя, виникла необхідна форма - dokumentum.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю росій­ського царя Петра І у кінці XVII - на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запозиченому. Спочатку слово «документ» позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу.

Документ - це закріплена будь-яким способом на спеціальному ма­теріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та ро­зумової діяльності людини.

Документ, як правило, створюється за певним формуляром-зразком. Складові документа називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Юридична сила - це властивість офіційного документа, що надаєть­ся йому чинним законодавством, компетенцією органу, який його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила забезпечується встановленням для кожного виду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів укладання документів.

Документ має такі властивості:

1) є носієм і сам служить джерелом потрібної інформації, саме в до­кументах інформація фіксується вперше;

2) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слу­жити письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

3) уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності. Під час укладання ділових документів мовці обмеже­ні у виборі слів, їх поєднання, розташування; творчість як така -відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими пра­вилами, тобто дотримуватися певного регламенту, що, у свою чергу, приводить до стандартизації мови і схеми документів.

До всіх документів, де б і ким вони не укладалися, ставляться право­ві, логічні, технічні та лінгвістичні вимоги.

Правові вимоги

Діловий документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

Документ має бути об'єктивним, тобто містити достовірні та пра­вильно зафіксовані відомості про дії, події, стан і відповідати завданням конкретного керівництва - тобто базуватися на фактах і містити кон­кретні та реальні пропозиції або вказівки.

Документ необхідно складати за встановленою формою. Він по­винен бути бездоганно відредагованим та оформленим. У ньому не­допустимі юридичні і граматичні помилки. Належне оформлення, обґрунтованість, законна видача, справжність юридичних документів - це неодмінна умова законності та правопорядку в суспільстві, стабільності й захисту інтересів громадян.

Логічні вимоги

У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль. Насамперед, він характеризується такими рисами, як логічність, точність, ясність, чіткість, стислість, доступність і простота викладу тексту документа.

Текст документа має бути інформаційно повним, аргументованим та переконливим. Аргументація та висновки покликані спонукати до будь-яких дій.

Мові документа властива послідовність і логічність викладу. Побу­дова тексту документа характеризується чіткою логічною єдністю та по­слідовністю.

Будь-який текст може називатися текстом документа, якщо він взаємопов'язаний та узгоджений. Важливо, щоб окремі розділи, пункти, глави документа перебували у суворій логічній послідовності, щоб кож­не положення документа було тісно пов'язане з іншими та не суперечи­ло їм. І тому здійснення правотворчості та правозастосування неможли­ве без дотримання законів логіки.

Технічні вимоги

Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат па­перу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через пів­тора міжрядкових інтервали, формату А5 - через один інтервал. У ді­ловодстві розроблені та діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Номер сторінки, починаючи з другої, має бути проставлений по­середині верхнього берега аркуша арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 мм від верхнього берега. Ділові документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Тіmes New Roman), верх­ній і нижній береги - 2 см, лівий - 3 см, правий - 1 см..

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін збе­рігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями.

Назва виду документа має друкуватися великими літерами 16 кеглем, жирним шрифтом і розміщуватись по центру бланка.

Якщо документ пишеться власноручно, назву пишуть більши­ми літерами, ніж звичайний текст (ЗАЯВА, РАПОРТ, АВТОБІО­ГРАФІЯ).

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік (12.02.2008). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним про­ставляється 0 (02.02.2008).

У нормативно-правових актах та фінансових документах за­стосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати — 15 лютого 2008 року.

Заголовок до тексту документа відділяється від попереднього рекві­зиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується 12 кеглем, звичай­ним шрифтом з великої літери, до якого ставиться питання «про що?» Він має бути коротким, але точно передавати зміст тексту: Про підсумки роботи, Про заохочення курсантів тощо.

Лінгвістичні вимоги

Текст ділового документа становить його основу і має бути грамот­ний. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструк­цій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зо­крема, мовна грамотність - це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформу­валися під впливом особливостей професійного мислення, повинні від­повідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що ви­магає певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлума­чення. (Вибір слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного вище, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею... КК Украї­ни, пред'явлене обвинувачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа {наказую, пропоную, зобов'язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).

Отже, дотримання правових, технічних, логічних та лінгвістичних вимог допоможе працівникові праводілової сфери успішно складати будь-які документи, а це - запорука успіху.