Кассовая книга ( форма № КО-4)

Согласно п. 5.1 Порядка ведения кассовых операций для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным аген­том (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, инди­видуальный предприниматель ведут кассовую книгу 0310004.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) поми­мо кассовой книги, указанной в абзаце первом настоящего пункта, ведет кассовую книгу 0310004 для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому орде­ру 0310002), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций).

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данны­ми кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсут­ствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим ука­занную сверку (п. 5.4 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно п. 5.5 Порядка ведения кассовых операций если в тече­ние рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу 0310004 не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных де­нег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабо­чего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги 0310004 на бумажном но­сителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бу­мажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги 0310004.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде соответствии с законодательством Российской Федерации.

В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носи­теле осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом (п. 5.6 Порядка ведения кассо­вых операций).

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, конт­роль за правильностью ведения которой возлагается на главного бу х­ галтера организации, а при его отсутствии — на руководителя (п. 2.6 Порядка ведения кассовых операций).

Кассовая книга, как и журнал регистрации, заводится на опреде­ленный период - это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Открывая новую кассовую книгу в начале установленного орга­низацией периода, необходимо ее, как уже было сказано, пронуме­ровать, прошнуровать и опечатать, заполнить обложку, титульный лист и последнюю страницу.

Предлагаем алгоритм оформления кассовой книги и по порядку заполнения каждой строки и выполнения от­дельных действий с комментариями.

ЗАДАНИЕ 2.3.2: Заполните Кассовую книгу за 12.08.2013 Остаток на начало дня - 640 руб.50 коп.

 

 

Действие 1. Оформление обложки и титульного листа кассовой книги

 

Пример заполнения обложки кассовой книги

Действие 2. Листы кассовой книги нумеруются, сама книга прошнуровывается и опечатывается

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опе­чатана печатью на последней странице (см. действие 3 ниже).

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как пер­вый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

 

Действие 3. Заполнение последней страницы кассовой книги

 

До внесения каких-либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на ее последней странице.

По строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге.

Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бух­галтера данной организации, а также печатью или штампом.

 

Действие 4. Заполнение основной части кассовой книги

 

Напомним, что каждый лист кассовой книги состоит из 2-х рав­ных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной сторон]через копировальную бумагу.

До внесения в книгу записей за текущий день лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, ко­торая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» от­рывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России ₀т 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»).

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неот­рывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Записи ведутся чернилами или шариковой ручкой. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кас­сира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заме­няющего.

В соответствии с п. 5.3 Порядка ведения кассовых операций кас­сир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка на­личных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу 0310004 не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка на­личных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (п. 5.5 Порядка ведения кассовых операций).

Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обо­собленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуще­ствляется в соответствии с правилами документооборота, утвержден­ными юридическим лицом (п. 5.6 Порядка ведения кассовых опера­ций).

Действие 5. Передача отчета в бухгалтерию

 

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кассовыми документами под роспись в кассовой книге.

Бухгалтер проверяет и пересчитывает приложенные к отчету при­ходные и расходные документы. Затем, в строке «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве приходных и рас­ходных получил» указывает (прописью с начала строки с заглавной буквы) количество полученных им приходных и расходных доку­ментов. Если в строке, где указано количество документов, осталось свободное место, то оно заполняется прочерком.

Затем бухгалтер ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

Особенности ведения кассовой книги в электронном виде

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов). При этом се листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира».

Лист кассовой книги 0310004, оформляемой с применением тех­нических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (кни­ги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кас­сиром денежных средств 0310005), оформляемой на бумажном носи­теле, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количе­ство листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за ка­лендарный год машинограмме — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Листы кассовой книги 0310004 обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обо­собленному подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (кни­ги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного из­менения указанных данных (п. 2.5 Порядка ведения кассовых oпeраций).

2.4.Оформление книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств

В соответствии с п. 2.4 Порядка ведения кассовых операций при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отра­жаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее - книга учета). Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществ­ляются в момент передачи наличных денег.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета.

В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед глав­ным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, приня­тых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кас­совые документы по произведенным операциям главному (старше­му) кассиру под расписку в книге учета.

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 может оформляться на бумажном носителе или с применением тех­нических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая опе­рация по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами, по усмотрению руководителя, мо­жет осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кас­сиром денежных средств. При распечатывании на бумажном носите­ле листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае когда лист книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе не распечатывается, под­писи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноруч­ной подписи в порядке, установленном руководителем.