Заполните пко № 001 от 12. 08. 2013 – Возврат неиспользованного аванса в кассу зао « маргарита» в сумме 852 руб. ( авансовый отчет № 45 от 11. 08. 2013)

Гл. бухгалтер - Сомова В.В.

Кассир - Черноморцева С.Н.

 

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ 2.1.2.: Используя таблицу 2.1.2. заполнить по вариантам приходные кассовые ордера

 

 

 

 

 

2.2.Выдача денег из кассы

Согласно п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых опера­ций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осу­ществлением деятельности юридического липа, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам 0310002, расчет­но-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

Порядок выдачи юридическим лицом по расходному кассовому ордеру 0310002 необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом (п. 4.5 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководи­телем, главным бухгалтером предприятия или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Выдача подотчетных сумм

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществ­лением деятельности юридического лица, индивидуального предпри­нимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расход­ный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному за­явлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгал­теру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окон­чательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, ус­тановленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача денег на зарплату, стипендии и т.п.

В соответствии с п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения на­личных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) касси­рам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 илв по расходным кассовым ордерам 0310002 на срок, установлений в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011)

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных де­нег и передает расчетно-платежную ведомость 0301009 (платежную ведомость 0301011) работнику для подписания. Кассир пересчитывает подготовленную к. выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, ука­занной в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011).

Работник пересчитывает полученные им наличные деньги в порядке, установленном в абз. 3 п. 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций. Кассир не принимает от работника претензий по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 030101 проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» против фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит:

- наименование (фирменное наименование) юридического лица;

- фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя.

- дату оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированных сумм наличных денег;

- номер расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;

- табельный номер работника (при наличии);

- сумму невыплаченных наличных денег;

- итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

- подпись и расшифровку подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость 0301009 (платежную ведомость 0301011), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляется расходный кассовый ордер 0310002, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011).

При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) заверяется им самим.

Предлагаем алгоритм документирования выдачи денежных средств из кассы.

 

Действие 1. Составление расходного кассового ордера (форма № КО

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается (п. 2.1 Порядка ведения кассовых операций).

 

Действие 2. Регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

Необходимость такой регистрации в новом Положении о порядке ведения кассовых операций не предусмотрена, но ее наличие позволяет дисциплинировать работников организации и упростить работу по контролю за полной и правильностью оформления кассовых документов. Поэтому целесообразно до передачи в кассу расходные кассовые ордера регистрировать в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), для чего в нем отведены графы с 5 по 8.

Действие 3. Разрешение на выдачу денег из кассы

После заполнения расходного кассового ордера его подписывают руководитель организации, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир (п. 2.2 Порядка ведения кассовых операций).

Действие 4. Выдача денежных средств из кассы

Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер 0310002 (расчетно-платежную ведомость 0301009, платежную ведомость 0301011), проверяет.

• наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

• соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также:

• наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002;

Напоминаем, что согласно п. 19 Порядка ведения кассовых операций выдача денег организациями по расходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (п. 4.2 Порядка ведения кассовых операций).

Кроме того, кассиром проверяется правильность оформления документа.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет.

• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности;

• соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег и подписывает расходный кассовый ордер (п. 4.3 Порядка ведения кассовых операций).

В строке «Получил» получатель указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В случае выдачи наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости 0301009. платежной ведомости 0301011). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 030Ю11) (п. 4.2 Порядка ведения кассовых операций).

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой.

В следующей за строкой «Получил» строке расходного кассового ордера указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, который кассир должен потребовать при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. Таким документом, например, может быть паспорт, военный билет, водительские права. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

В соответствии с п. 4.3 Порядка ведения кассовых операций кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его. Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смог воспользоваться с целью получения денег из кассы вторично.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе.

Действие 5. После выдачи денег по расходному кассовому ордеру делается запись в кассовой книге (форма № К.О4)

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи производятся в хронологическом порядке по мере совершения операций по приему и (или) выдаче денег

ЗАДАНИЕ 2.2.1.