Типова та приблизна номенклатура справ.

2. Групування документів у справу, їх розміщення.

3. Зведена номенклатура справ.

4. Правила формування справ.

 

1. Складання номенклатури справ. Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це систематизований перелік конкретних заголовків створюваних у діловодстві устано­ви справ із зазначенням строків їх зберігання, складений у відповідному порядку. Вона обов'язкова для кожної ус­танови як документ, що забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи фор­мування справ, їх облік, швидке відшукування доку­ментів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Вона є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи.

Для правильного формування справ документа групу­ють за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний документ буде не складно.

Номенклатура справ є покажчиком індексів доку­ментів, що присвоюється при реєстраціх, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою.

 

2. Групування документів у справи, їх розміщення

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є ви­клад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного під­розділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку доку­ментів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі — група ор­ганізаційно-нормативної документації (статути, положен­ня тощо), потім — розпорядча документація самої уста­нови (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листу­вання першими розміщуються справи, які містять листу­вання з вищими органами.

3. Зведена номенклатура справ

Під час розроблення єдиної номенклатури справ уста­нови, зведення номенклатур структурних підрозділів вивчається і аналізується діяльність установи загалом. При цьому: 1) використовуються статути (положення) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури та описи справ за ми­нулі роки; класифікація документів і кореспондентів, які функціонують в установі; реєстраційно-контрольні кар­тотеки; типові та відомчі переліки документів із зазна­ченням строків зберігання документів; 2) враховуються завдання установи на наступний рік.

Складання зведеної номенклатури справ може грунту­ватися на двох принципах внутрішньої побудови: струк­турному та функціональному. Структурний принцип вико­ристовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її бажано зазначати канцелярію. На­приклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації і збуту тощо.

Функціональний (тобто за напрямами діяльності) прин­цип використовується при розподілі основних напрямів діяльності установи між її структурними підрозділами, службами, творчими колективами й окремими виконавця­ми. Розділи і підрозділи номенклатури справ такої устано­ви мають відображати управлінські функції і галузі і розміщуватися за ступенями важливості. Наприклад: пла­нування, фінансування, прогнозування тощо.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи.

У номенклатури включаються і незакінчені діловодст­вом справи, що надійшли від інших установ для їх про­довження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утворилися за до­помогою обчислювальних машин.

4. Формування справ

Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку.

Формування справи — це визначення належності до­кументів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи.

Правила формування справи

Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;

- об'єднувати у справи документи одного діловодно­го року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тим­часового строків зберігання, пов'язані з вирішенням од­ного питання, можуть об'єднуватися протягом діловод­ного року в одну справу. Після закінчення року або перед переданням справи до архіву установи вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою в одній справі — документи постійного, в іншій — тимчасо­вого зберігання;

- включати у справу документи тільки з одного питан­ня або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком збе­рігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чин­ну номенклатуру;

- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Документи всередині справи вміщуються у хроно­логічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.

 

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Підготовка справ до подальшого зберігання і використання. Використання архівних документів

 

План:

1. Експертиза цінності документа

2. Оформлення справ

3. Оформлення обкладинки справ

4. Складання описів справ

5. Правила передачі справ на зберігання.

 

Підготовка справ до подальшого зберігання і використання

Підготовка документів до подальшого зберігання і ви­користання передбачає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбо­ру на державне зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності до­кументів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертих комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в установі, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типові, відомчі) документів із зазначенням строків зберігання. За резуль­татами експертизи цінності документів складаються опи­си документів постійного і тимчасового строків зберіган­ня та акти виділення документів і справ для знищення.

Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підля­гають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підляга­ють повному оформленню, яке передбачає: брошуруван­ня в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису до­кументів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового збері­гання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлен­ня обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутріш­нім описом документів підшивається аркуш використан­ня справи, який до архівного підрозділу не заповнює­ться. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цін­ність, а також особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в конверти, які потім підшиваються до справи.

Всі підшиті до справи документи нумеруються про­стим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому краю аркуша, не зачіпаючи тексту. Заборо­няється для нумерації застосування чорнила, пасти чи кольорових олівців.

Усі документи, незалежно від міри секретності, терміну зберігання, вносяться до внутрішнього опису до­кументів, який підшивається на початку справи (тому).

У внутрішньому описі (в графі «Примітка») зазна­чається про вилучення документів зі справи (тому) з по­силанням на відповідний акт.

Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання оформляють за встановленою формою

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання — синім чорнилом або за допо­могою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначається повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесе­ний на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточно­го року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У справах з листуванням уточнюється склад кореспон­дентів. У разі потреби складається анотація на окремі до­кументи, які мають важливе значення.

Після закінчення діловодного року до написів на обкла­динках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі не­обхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості

(проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чотири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів вийма­ються скріпки.

Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів скла­дають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з цен­тралізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою) за встановленою формою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відповідальна за стан діловодства у структурному під­розділі, за методичною допомогою працівників архіву ус­танови.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклату­рою справ з додаванням великої початкової літери най­менування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи. Так, описи справ постійного, тривалого збе­рігання і з особового складу кадрів структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2001 p., будуть мати номери: 5П-01, 5Т-01 та 5К-01;

- графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесеними на обкладинку справи. Опис на справі три­валого зберігання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

- графа опису «Примітка» використовується для по­значок про особливості фізичного стану справ, переда­вання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (час­тин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

- у разі внесення до опису підряд справ з однакови­ми заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису за­головок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року ста­новлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в яко­му вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обу­мовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за рік, N.

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії, опис розгля­дається і затверджується нею.

Правила передачі справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, кон­трольно-обліковими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2002 р. передають до архіву у 2004 p.). Справи тимчасового зберігання переда­ють до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівника­ми структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформ­ляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постій­ного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпро­ти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, роз­писується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

 

План:

1. Стадії автоматизації документообігу.

2. Види систем електронного документообігу.

3. Загальні принципи побудови системи електронного документообігу.

4. Основні вимоги до систем електронного документообігу.