Документообіг у системі управління

Організація документообігу підприємства залежить від масштабу діяльності підприємства, його функцій, кількості ланок управління і обсягу документопотоків.

Управління соціальними процесами реалізується за допомогою управлінської інформації, яка відображає зміст управлінських дій. Обіг управлінської інформації здійснюється за допомогою управлінських документів. Процеси діловодства та документообігу розглядаються, перш за все, як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. В цьому сенсі діловодство та документообіг слід розглядати як документальне забезпечення управління, тобто як систему вторинних процесів, які забезпечують і відображають процеси управління.

Документи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

· за змістом: з адміністративних питань, з бухгалтерського обліку, планування та ін.;

· за походженням: службові, особисті;

· за терміновістю: термінові, нетермінові;

· за доступністю: секретні, особливо секретні, для службового використання, несекретні;

· за формою: типові, індивідуальні;

· за термінами зберігання: тимчасового зберігання довготермінового, постійного;

· за характером інформаційних зв’язків: вхідні, вихідні, внутрішні;

· за типом носіїв: паперові, електронні;

· за назвою: акти, інструкції, протоколи, накази, звернення та ін.

Документальні потоки у системі управління

 

Документопотік		це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.)

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

· тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники);

· пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).

Виділяють три основних документальних потоки:

документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90%), тільки 10-15% - заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;

документопотік внутрішніх документів - з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін..);

документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

1. змістом або функціональною належністю;

2. структурою;

3. режимом або циклічністю;

4. спрямованістю

5. обсягом.

 

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловодства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

1 категорія – організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2 категорія – організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3 категорія – організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4 категорія – організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Електронний документ

У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” Ст. 5. таким чином визначено електронний документ:

Електронний документ		документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Функції електронного документа у системі управління:		–	забезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
		–	ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань;
		–	підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа;
		–	горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління і громадянами.

Електронні документи характеризується такими ознаками:

– електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

– електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

– форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

– електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

– електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження і т.д.).

В Законі України "Про електронний цифровий підпис" наголошується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням одного різновиду електронного підпису - електронного цифрового підпису. Закон України „Про електронний цифровий підпис” (Відомості Верховної Ради (ВВР), 2003, N 36, ст.276) визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Електронний підпис		дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.
Електронний цифровий підпис		вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Засіб електронного цифрового підпису		програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису.

 

Особистий ключ		параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.