Тема заняття: приймання, розгляд і реєстрація документів. Порядок проходження, опрацювання, та відправлення вихідної кореспонденції

 

План:

Приймання документів.

2. Реєстрація документів. Порядок реєстрації документів.

3. Форми реєстрації документів.

4. Порядок проходження кореспонденції.

5. Робота над документами у структурних підрозділах.

6. Опрацювання та відправлення кореспонденції.

Приймання документів

Уся кореспонденція, що надходить до установи по­штою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, тих, що мають напис «особисто» чи адре­сованих громадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження конверта, потрібно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів не­обхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одер­жання документів, коли у конверті бракує окремих доку­ментів чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв і касаційних скарг, листів, заяв, пропозицій і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адре­сою документи повертаються відправникові чи пересила­ються за належністю.

Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього осо­ба відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керів­ництвом (власником) установи або безпосередньо вико­навцями відповідно до їх функціональних обов'язків, виз­начення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надход­ження у неробочий час. Доручення вищих органів прав­ління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

Реєстрація документів

Факт створення або надходження документа фік­сується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєст­раційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи для їх обліку, контролю вико­нання і оперативного використання наявної в них інфор­мації. Реєстрація документів зазвичай здійснюється цент­ралізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. доку­ментів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та з огляду на специфіку діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають документи: а) що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бух­галтерські, фінансові тощо); б) ті, що створюються і ви­користовуються в установі; в) що надходять від інших ус­танов і приватних осіб.

Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створю­вані — днем підписання або затвердження. У разі пере­дачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

У резолюціях на документах повинні даватися ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й міститись такі обов'язкові елементи:

- прізвище особи, відповідальної за виконання доку­мента (якщо таких осіб кілька, то відповідальним за ви­конання документа в цілому є особа, яка вказана пер­шою);

- зміст дій для виконання документа (доручення);

- конкретний строк виконання;

- особистий підпис керівника;

- дату розгляду документа.

Після розгляду пошти керівниками установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення, строк виконання, що вказано в резолюції.

Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від секретаря-референта, перевіряють правильність її надхо­дження і негайно передають на розгляд своєму керівни­кові. Вони ж повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

Розглянуті керівництвом підрозділів документи діло­води передають секретареві-референтові, про що робить­ся відповідна позначка в журналі реєстрації вхідної коре­спонденції.

Під час приймання від виконавців вихідних доку­ментів перевіряються:

- правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі та до­датках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишають­ся у справах;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адре­сатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт, на якому про­ставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки про­ставляється штамп «Підлягає поверненню».

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Вимоги до документів, що відправляються канцелярією

Документи, що доставляються кур'єром, необхідно пе­редавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія су­провідного листа підшивається у справу на загальних підставах.

Уся вихідна кореспонденція та інші поштові відправ­лення передаються структурними підрозділами або вико­навцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією э діловодства конкретної установи.

Неоформлені або належним чином не оформлені до­кументи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані пе­редавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в жур­налі реєстрації вихідних документів. Їм при­своюється номер, який складається з літер імені та пріз­вища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року. Наприклад: ІТ/10-56, де IT — індекс, який вказує, що документ підписано керівником (І.Тимошенко), 10 — індекс автора документа, 56 — порядковий номер.

Строки виконання документів

Обов'язковими засобами економії та наукової ор­ганізації роботи в управлінському апараті є правильна постановка контролю за виконанням розпорядчих доку­ментів, за використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у кален­дарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надход­ження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотри­муватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції є слово «терміново», термін вико­нання встановлюється не більше трьох діб. За відсутності в резолюції дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В інших ви­падках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в про­цесі виконання з'ясувалось, що вкластися у встановле­ний термін неможливо. Якщо цього не зробити, доку­мент вважається не виконаним у строк. Припинити виконання документів, що надійшли від державної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор до­кумента чи орган Держнагляду.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до органу. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день.

Автоматизована форма контролю

У сучасних установах контроль за виконанням доку­ментів провадиться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шука­ної інформації або повідомлення про її відсутність. Авто­матизованому контролю виконання підлягають докумен­ти зі строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану ви­конання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспондентові дана повна відповідь.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Складання номенклатури справ. Формування справ

 

План: