Електрозв’язку та електронною поштою

8.1. Телеграми (телетайпограми), телекси

8.1.1. Абонентське телеграфування та телекс надаються у тимчасове користування (оренду) на підставі договору між підприємством зв’язку і споживачем.

При абонентському телеграфуванні споживач-абонент для приймання і передавання інформації про користування апаратурою, яка називається “телетайп”: організація-споживач має на своїй території пункт телеграфного зв’язку зі своїм індивідуальним маршрутним номером-кодом, індивідуальним абонентським номером, який орендують у місцевого підприємства зв’язку.

8.1.2. Телеграми, телетайпограми (далі – телеграма) складають у тих випадках, коли відправлення документів поштою не забезпечує своєчасного вирішення питань.

8.1.3. Телексний зв’язок є більш оперативним способом надання інформації порівняно з телеграфом, оскільки адресат отримує повідомлення на свій абонентській пункт зв’язку практично в той же час, коли воно надсилається відправником.

8.1.4. Автентичність та юридична сила отриманих телеграм або телексів забезпечується програмно-технічними засобами Держкомзв’язку України.

8.1.5. Передавання телеграм здійснюють відповідно до Правил користування телеграфним зв’язком, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.2001 № 450, від 13.09.2001 № 1171.).

8.1.6. Телеграми, які складають в організаціях, візують, підписують та датують відповідно до загальних вимог щодо оформлювання листів. Перший примірник телеграми передають до відділення зв’язку, телеграфу. Якщо телеграми відправляють за рахунок внесеного авансу, то їх здають за окремими списками, які складають у двох примірниках.

8.1.7. Телеграму відправник пише чи друкує на друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Друкований текст повинен бути без викреслювань та виправлень. Оформлюють такі реквізити телеграми:

۰ позначка про категорію телеграми (урядова, термінова, звичайна тощо);

۰ позначка про вид телеграми;

۰ назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв’язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у сільську місцевість);

۰ повна адреса;

۰ прізвище адресата (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата необхідно зазначати також його ім’я та по батькові);

۰ реєстраційний діловодний номер, дата реєстрації;

۰ текст телеграми;

۰ підпис відправника;

۰ повна адреса, номер відділення зв’язку і назва організації-відправника (зазначають у нижній частині телеграфного бланка);

۰ дата підписання телеграми;

۰ відбиток печатки організації-відправника.

8.1.8. Адреса телеграми повинна містити всі необхідні дані, що забезпечують її доставку адресату.

Номери будинків і квартир можна зазначати літерами або цифрами. Номери будинків, корпусів, квартир розділяються словами “будинок” або “буд”, “корпус” або “кор”, “квартира” або “кв”.

Назви номерних вулиць або підприємств вказують вказують не цифрами, а порядковими числівниками. Слова “проїзд”, “проспект”, “квартал” мають бути написані повністю.

У телеграмах, які надсилають організаціям, замість детальної адреси і повної назви адресата, можна використовувати їх умовні чи скорочені позначення, прийняті підприємствами зв’язку.

Приклад

Дніпропетровськ 5 Оріон.

Телеграму з однаковим текстом і адресуванням у декілька пунктів і на декілька адрес відправник подає на телеграф у такій кількості примірників, яка відповідає кількості адрес (одержувачів телеграм).

8.1.9. Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими та однозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку “не” з тексту не вилучають). У телеграмах-відповідях на початку

тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого пишуть назву організації (скорочено), посаду (у разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Знаки, у тому числі й розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними позначками, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника):

. крапка – крп

: двокрапка або знак ділення – двкрп

’ апостроф

(ліва дужка – джк,

) права дужка – джк

– тире або знак віднімання

+ плюс

? знак питання

= знак рівності

/ дріб або знак ділення

У групах цифр крапка, кома, двокрапка, тире, плюс подаються відповідними позначками.

Зазначені нижче знаки в телеграмах пишуться тільки словами:

№ – номер або нр

! – знак оклику

% – відсоток

Кінець тексту телеграми закінчують крапкою “крп”. Текст телеграми не повинен закінчуватися цифрою.

8.1.10. Телеграми та телекси різняться пунктуацією і використанням різних шрифтів (в телексах використовуються крапки (.) і коми (,). Телекс передається оператором відділення зв’язку латинськими літерами.

Вимоги до оформлювання і написання реквізитів (адресата, тексту, підпису, номера, назви і адреси відправника) та текстів телекса аналогічні вимогам, що ставляться до телеграм.

Поєднання цифр та літер у телексах допускається тільки в нумерації:

۰ торгових знаків і марок;

۰ будинків і квартир;

۰ документів;

۰ абонементних поштових скриньок;

۰ військових частин та польових пошт;

۰ поїздів та вагонів.

Телекс закінчується знаком “+”, якщо закінчення повідомлення незрозуміле.

Знаком “++” закінчується останнє повідомлення. Знак “+?” в кінці телекса означає очікування відповіді або нового повідомлення.

Інколи в кінці телексів зустрічаються цифри та слова, що не належать до змісту телекса. Ці знаки стосуються технічного контролю передавання телексів.

8.2. Документи, які передаються за допомогою факсимільного зв’язку

8.2.1. Факсимільний зв’язок забезпечує передавання інформації (тексти, таблиці, креслення, схеми, малюнки, фотозображення тощо) з паперового носія та приймання цієї інформації у вигляді копії, яка на практиці називається факсом.

8.2.2. Факс використовують здебільшого як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс): код відправника, дата й час передавання документа, номер телефакса (апарата), з якого передано інформацію, кількість сторінок.

8.2.3. Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки для факсів, як правило, використовують папір дуже тонкий і не тривкий (якщо для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов’язково).

8.3. Телефонограми

8.3.1. Текст телефонограми передають усно каналами телефонного зв’язку, який записує одержувач.

8.3.2. Телефонограми використовують, якщо необхідно оперативно вирішити питання по телефону і документувати повідомлення. Телефонограмами передають нескладні тексти (повідомлення про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни у запланованих діях, заходах тощо).

8.3.3. Телефонограми складають в одному примірнику. Їх підписує керівник організації або відповідальний виконавець.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їхніх телефонів.

8.3.4. Текст телефонограми має бути чітким і стислим. Необхідно уникати слів, які рідко вживаються або складно вимовляються. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище “Пшенко”, то треба кожну літеру передавати словами, що починаються на цю літеру (наприклад, Петро, школа, екзамен, Наталка, Кирило, Оксана).

8.3.5. Оформлюють телефонограму на бланку чи на чистих аркушах паперу формату А5 або у журналі із зазначенням таких реквізитів:

07 – назва організації;

10 – назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

11 – дата документа (датою телефонограми є дата її передавання);

12 – реєстраційний індекс документа;

16 – адресат;

21 – текст документа;

23 – підпис (особи, від імені якої передана телефонограма);

28 – прізвище та номер телефону особи, яка передала телефонограму, а також прізвище та номер телефону особи, яка її прийняла.

Приклад

Держкомархів України ТЕЛЕФОНОГРАМА 08.07.2003 № 260/01–10 Київ

Начальнику Галузевого державного архіву Міністерства оборони України Прізвище, ініціал(и)

Нарада з питань використання інформації документів архівів переноситься на 22 липня 2003 року до конференц-залу (вул. Солом’янська, 24).

Реєстрація учасників – з 9.00. Початок наради – о10.00

Заступник Голови Підпис Ініціал(и), прізвище

Передав: Секретар Нагірна тел. [phone]

Прийняв: Секретар Самуйлова тел. [phone]

Час передавання: 15.20

8.3.6. Передаючи телефонограму, потрібно дотримуватися такої послідовності:

۰ відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

۰ назвати вид документа;

۰ задиктувати текст телефонограми (і переконатися у правильності за­пису його одержувачем);

۰ назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

۰ записати назву посади, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Прийнята телефонограма може бути спочатку застенографована або записана за допомогою звукозаписувальної техніки, а потім розшифрована і надрукована.

Особа, яка прийняла телефонограму, повинна ознайомити з її змістом керівника та/чи працівників-адресатів. Розглянуту керівництвом телефонограму подяють згідно з резолюцією на виконання.

8.3.7. Про передавання-приймання телеграми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підкладають до відповідної справи за номенклатурою. В організаціях з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціально заведених для цього журналах.

8.4. Повідомлення, що передають електронною поштою (ЕП)

8.4.1. Електронними повідомленнями (листами) називають документи, що їх передають каналами ЕП. Засоби каналів ЕП дозволяють здійснювати комп’ютерний обмін даними, аналіз, опрацювання та зберігання отриманих і відправлених повідомлень.

8.4.2. ЕП використовують як для пересилання повідомлень користувачами комп’ютерної мережі всередині як однієї організації, так і для передавання повідомлень іншим організаціям, що мають відповідні апаратні та програмні засоби.

8.4.3. ЕП надає абонентам (службовим особам, підрозділам організації, іншим абонентам ЕП) можливість обмінюватися між собою інформацією через електронні поштові скриньки і дошки оголошень. Кожному абоненту ЕП надається індивідуальна “поштова скринька” на одному із серверів ЕП з наданням унікального ідентифікатора – адреси електронної пошти. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через систему серверів ЕП.

8.4.4. Електронне повідомлення складається з прізвища та ініціала(-ів), адреси чи декількох адрес одержувачів, заголовка чи позначення головної теми повідомлення, тексту повідомлення.

Адреса в системі ЕП складається з ідентифікатора абонента ЕП, який звичайно співпадає з реєстраційним іменем користувача, та доменним іменем комп’ютера (сервера ЕП), де зареєстрований користувач. Ідентифікатор та доменне ім’я розділяють знаком @.

Приклади

ідентифікатор@доменне ім’я

[e-mail]

Доменне ім’я складається із декількох піддоменів, розділених крапками.

У мережі Internet застосовують домени верхнього рівня, що позначають кодами організації:

com – комерційні організації;

edu – навчальні та наукові заклади;

gov – урядові установи;

mil – військові організації;

net – мережеві вузли Іnternet;

org – інші організації.

8.4.5. Зміст заголовка електронного повідомлення визначає автор повідомлення або його автоматично додає система.

Якщо необхідно переслати файл, який містить, крім текстової, нетекстову інформацію (наприклад, файл із зображенням), то його слід перекодувати в текстову форму.

Надсилати електронне повідомлення, яке містить закодовану інформацію, дозволяється лише у тому випадку, якщо одержувач інформації має можливість її декодувати.

 

 

Додаток 1

Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Назва реквізиту	Код реквізиту
Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
Зображення нагород
Код організації
Код форми документа
Назва організації вищого рівня
Назва організації
Назва структурного підрозділу організації
Довідкові дані про організацію
Назва виду документа
Дата документа
Реєстраційний індекс документа
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
Місце складання або видання документа
Гриф обмеження доступу до документа
Адресат
Гриф затвердження документа
Резолюція
Заголовок до тексту документа
Відмітка про контроль
Текст документа
Відмітка про наявність додатків
Підпис
Гриф погодження документа
Візи документа
Відбиток печатки
Відмітка про засвідчення копії
Прізвище виконавця і номер його телефону
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
Відмітка про наявність документа в електронній формі
Відмітка про надійдення документа до організації
Запис про державну реєстрацію

 

Додаток 2

Схема розташованості реквізитів і меж зон

на форматі А4 кутового бланка

Додаток 3

Схема розташованості реквізитів і меж зон

на форматі А 4 поздовжнього бланка

Додаток 4

Зразок загального бланка організації

ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ